Top 4 # Xem Nhiều Nhất Tự Học Word Cơ Bản Mới Nhất 1/2023 # Top Like | Techcombanktower.com

Những Bài Học Cơ Bản Về Word

Làm quen với môi trường làm việc của Word

Đầu tiên, khi bắt đầu những bài học cơ bản về Word, các bạn sẽ cần phải tìm hiểu môi trường làm việc của phần mềm này thông qua việc học cách sử dụng:

– Các lệnh trên thanh công cụ Ribbon

– Cách sử dụng công cụ nhanh

– Thước Ruler – công cụ căn chỉnh lề trên Word

– Hiển thị thanh cuộn ngang, dọc trên màn hình

– Các phím tắt trong Microsoft Word

Các thao tác cơ bản ban đầu trong Word

Sau khi làm quen và nắm bắt được các lệnh, các công cụ làm việc của Word, chúng ta sẽ tiếp tục những bài học cơ bản về Word bằng những thao tác cơ bản:

– Thiết lập văn bản

– Định dạng khổ giấy và đặt lề văn bản

– Sao chép, cắt, dán văn bản

– Giãn chữ, giãn dòng, giãn đoạn

– Tạo bảng trong Word với insert/table

– Thêm hàng, cột vào bảng

– Nhập và trình bày nội dung bảng biểu

– Chia cột cho văn bản

Chèn các đối tượng

Bên cạnh chèn bảng, các bạn hoàn toàn có thể thực hiện chèn các đối tượng khác lên văn bản Word một cách dễ dàng như: C ông thức toán học, link, hình ảnh, smartart, text box, biểu đồ, ảnh, video,…

Thiết lập, chỉnh sửa văn bản

Tiếp theo chuỗi những bài học cơ bản về Word chúng ta sẽ tìm hiểu cách thực hiện một số thao tác để căn chỉnh, chỉnh sửa văn bản cơ bản nhất:

– Trình bày kí hiệu đầu đoạn với chức năng bullet trong Word

– Nhập và trình bày nội dung bảng biểu

– Hiệu chỉnh bảng biểu

– Định dạng khổ giấy và đặt lề văn bản

– Căn lề chuẩn

– Tạo đường viền, tạo khung

– Cách đánh số trang tự động

Cài đặt trong Word

Trong quá trình soạn thảo văn bản, các bạn sẽ thường phải tự cài đặt một số tính năng cơ bản để soạn văn bản theo một yêu cầu nhất định và cũng giúp cho quá trình làm việc trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn. Do đó, một trong những bài học cơ bản về Word là:

– Cài đặt mặc định viết hoa

– Cài đặt font chữ mặc định

– Tạo phím tắt trong Microsoft Word

– Loại bỏ gạch chân xanh đỏ trong Word

– Cài đặt hình nền

Các tiện ích trong Word

Bên cạnh việc gõ chữ và con số thì Word cũng đưa ra cho bạn những tính năng vô cùng tiện ích giúp cho văn bản trở nên đẹp mắt và thu hút hơn.

– Tạo chữ nghệ thuật bằng WordArt

– Các cách hỗ trợ đọc File định dạng đuôi Docx

– Tạo chữ cái lớn đầu dòng bằng Drop Cap

– Giảm kích thước ảnh nhưng vẫn giữ được độ nét

– Lồng chữ nghệ thuật với công cụ Word và paint

Bảo mật văn bản Word

Để đảm bảo những thông tin tài liệu quan trọng không bị lộ ra ngoài, chúng ta cần phải học bảo mật văn bản Word như:

– Tạo mật khẩu cho file để bảo mật dữ liệu quan trọng

– Lưu File văn bản trong Word dưới dạng hình ảnh

– Cách ẩn/hiện những đoạn văn bản quan trọng

hiện có tại Tự học Word không quá khó nếu bạn kiên trì tìm tòi, thực hành thì chắc chắn việc thành thạo Word sẽ chỉ là chuyện sớm muộn. Với những bài học cơ bản về Wordhttps://kyna.vn/ sẽ giúp việc học của bạn trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Vậy còn ngần ngại gì nữa mà không nhấc máy lên và kết nối với đội ngũ tư vấn viên của Kyna qua đường dây nóng 1900 6364 09 đăng ký các khóa học Word thật bổ ích.

Tự Học Photoshop Cơ Bản

Tự học Photoshop cơ bản.

Bạn là một người yêu thích hình ảnh, muốn có những hình ảnh đẹp. Bạn là người thích chụp hình và hay post hình trên mạng xã hội; có thể các apps chỉnh sửa trên điện thoại đã đủ để làm hài lòng nhu cầu của bạn; thế nhưng để bước thêm một bước tiến nữa về chỉnh sửa và sáng tạo hình ảnh thì bạn cần phải học Photoshop, học chỉnh sửa ảnh. Dù là những bước tự học photoshop căn bản nhất cũng sẽ giúp bạn rất nhiều trong công việc hay cuộc sống. Thế kỷ 21 mà, công nghệ sẽ giúp ta tất cả.

LIÊN HỆ VỚI ART LAND ĐỂ HIỂU SÂU VỀ NGÀNH :

FANPAGE LUYỆN THI KIẾN TRÚC – MỸ THUẬT ART LAND

Đồ họa Photoshop là gì?

Jennifer in chúng tôi là tên của bức ảnh mà John Knoll chụp người vợ tương lai Jennifer của mình ở Bora Bora vào năm 1987. Tấm ảnh này được scan lại bằng một chiếc máy scan phẳng tại phòng thí nghiệm Advanced Technology Group của Apple và đây cũng là một trong những chiếc máy scan phẳng hiếm hoi lúc đó. Và rồi, Jennifer in Paradise trở thành hình ảnh màu đầu tiên được sử dụng để demo cho phần mềm mà Adobe bắt đầu gọi Photoshop.

Học Photoshop căn bản như thế nào?

Tổng quan phần mềm Photoshop

Làm quen những khu vực làm việc chính; hệ thống bảng phím tắt trong Photoshop

Tìm hiểu thanh công cụ Toolbox

Phương pháp chỉnh sửa hình ảnh trong đồ họa Photoshop.

Xóa bỏ đối tượng thừa trong ảnh

Chỉnh sửa khuôn mặt: làm trắng da, tẩy mụn, trắng răng…

Các thực hành ghép ảnh nâng cao.

Thiết kế hình ảnh chuyên nghiệp

Thiết kế banner cho Website

Thiết kế Poster, Backdrop.

Khóa học Photoshop cho người mới bắt đầu được xây dựng đi từ những kiến thức cơ bản tới nâng cao giúp bạn hiểu rõ bản chất về Photoshop và sử dụng thành thạo phần mềm này.

Tại đây, bạn được xây dựng các bước rõ ràng tài liệu học photoshop và tất cả các bài học đều có bài tập thực tế giúp các bạn thực hành với các công cụ và tính năng. Việc học tập trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn việc tự học một mình rất nhiều.

Khóa học Photoshop cơ bản này do thầy Nguyễn Văn Dinh; đang là CEO của Trung tâm đào tạo SKYGATE và là Chuyên gia trong lĩnh vực thiết kế đồ họa.

Anh đã có kinh nghiệm 7 năm nghiên cứu và giảng dạy về Photoshop; giảng dạy cho hàng nghìn học viên trên cả nước.

Với kinh nghiệm của mình, học viên hoàn toàn có khả năng tiếp thu bài học một cách trực quan và nhanh chóng nhất.

Ngoài ra trên Unica còn có khóa học Photoshop từ cơ bản đến nâng cao khác cho những bạn muốn tìm hiểu chuyên sâu hơn nữa.

NHẬN TƯ VẤN NGÀNH NGHỀ CÙNG LỚP DẠY VẼ LUYỆN THI KHỐI V,H ART LAND

Bài Viết Liên Quan: HỌC VẼ CƠ BẢN ONLINE KHÓA HỌC DESIGN CƠ BẢN CHO NGƯỜI MỚI TOP 5 KHÓA HỌC THIẾT KẾ ĐỒ HỌA ONLINE TỐT NHẤT

giáo trình photoshop cc 2019, tài liệu học photoshop cs6, học photoshop cc 2018, tài liệu photoshop cs6, tài liệu học photoshop cc 2018

Giáo Trình Tự Học Word 2013 Bản Tiếng Việt

Published on

1. chúng tôi Giáo trình tự học Word 2013 Bài 1 – Làm quen với Microsoft Word 2013 1.1. Khởi động chương trình Để khởi động Microsoft Word 2013 bạn nhấp đúp vào biểu tượng sẵn có của chương trình trên màn hình Desktop của máy tính. 1

4. chúng tôi (1): Thanh công cụ nhanh: Chứa các lệnh thao tác nhanh (2): Office button: Chứa lệnh thao tác với tệp (3): Thanh Ribbon: Chứa gần như toàn bộ các lệnh thao tác với chương trình, chúng được phân chia thành các nhóm khác nhau. (4): Thanh thước đo: Dùng để đặt Tab, paragraph cho văn bản (5): Thanh cuộn: Dùng để di chuyển văn bản lên xuống, sang trái sang phải (6): Thanh trạng thái: Chứa một số thông tin hiện thời của văn bản như chế độ hiển thị, phần trăm hiển thị, trang hiện tại,… (7): Mà hình soạn thảo: Là phần lớn nhất trên màn hình của chương trình, đây là nơi để người dùng soạn thảo nội dung của văn bản. 1.2. Tạo một văn bản mới Thực chất sau khi khởi động chương trình đã tự động tạo sẵn cho bạn một văn bản mới. Nếu không bạn có thể tạo một văn bản mới bằng các cách sau đây: Cách 1: Nhấp chọn biểu tượng Office Button 4

5. chúng tôi Một hộp thoại xuất hiện bạn nhấp chọn New rồi chọn biểu tương Blank Document ở hộp thoại bên tay phải. Cách 2: Một cách khác bạn nhấp chuột vào mũi tên trỏ xuống trong thanh công cụ nhanh chọn New. 5

6. chúng tôi Bằng một trong hai cách trên một văn bản mới trắng sẽ được tạo, bạn nhập vào đó nội dung sau: Công ty CP Phần Mềm AVIN. Bây giờ hãy chọn Font lớn hơn cho nội dung văn bản bằng cách nhấn tổ hợp phím Ctrl + A sau đó chọn hộp Font size trên thanh Ribbon chọn giá trị 20. 6

11. chúng tôi + Window: Chứa các lệnh tùy chọn hiển thị nhiều văn bản + Macros: Các lệnh về Macros Ẩn hiện một Tab lệnh Để làm ẩn hay xuất hiện một nhóm lệnh hoặc một Tab lệnh trong thanh công cụ Ribbon bạn làm như sau: – Nhấp phải chuột vào một khoảng trống bất kỳ trên thanh công cụ Ribbon. – Một menu nhanh xuất hiện chọn Customize the Ribbon, hộp thoại Word Option xuất hiện và trỏ tới mục Customize the Ribbon. 11

12. chúng tôi – Trong danh sách Main Tabs bên phía tay phải của màn hình liệt kê danh sách các Tab Ribbon muốn ẩn Tab nào bạn chỉ cần bỏ dấu tính ở đầu tên Tab đó. Ngược lại muốn hiện chúng lên bạn đánh dấu tính cho những Tab bị ẩn. Cuối cùng nhấp Ok để lưu lại. Lưu ý: Trường hợp muốn ẩn toàn bộ thanh công cụ Ribbon bạn nhấp chọn biểu tượng Minimize the Ribbon (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + F1) phía góc phải trên của màn hình chính. Khi muốn hiện lại thanh công cụ này bạn nhấp chuột vào nút lệnh đó một lần nữa. Tự tạo một Tab lệnh và các nhóm lệnh trên thanh công cụ Ribbon Ngoài những Tab lệnh sẵn có Microsoft Word 2013 còn cung cấp cho người dùng chức năng tự tạo ra các Tab lệnh mới, cách thực hiện như sau: – Nhấp phải chuột vào một khoảng trống bất kỳ trên thanh công cụ Ribbon. 12

16. chúng tôi (Những nút lệnh chưa có dấu tích là những nút lệnh chưa được bổ xung lên thanh công cụ) Ngược lại bạn có thể làm ẩn các nút lệnh đi bằng thao tác tương tự nhưng đối với những nút lệnh đã có trên thanh công cụ. 16

17. chúng tôi (Những nút lệnh có dấu tích là những nút lệnh đã có trên thanh công cụ). Bổ xung các lệnh không có trong danh sách mặc định Như phần trước đã trình bày chúng ta có thể bổ xung các nút lệnh có trong danh sách mặc định lên thanh công cụ nhanh. Ngoài ra Microsoft Word 2013 còn cho phép bạn bổ xung lên thanh công cụ này những nút lệnh khác không có trong danh sách mặc định. Các bước thực hiện như sau: Bước 1: Nhấp chuột chọn mũi tên trỏ xuống trên thanh công cụ nhanh (Quick access toolbar), danh sách xuất hiện chọn More Commands… Hộp thoại Word Options xuất hiện và tự động trỏ tới mục Quick Access Toolbar. 17

19. chúng tôi Sau khi hoàn tất bạn nhấp chọn nút Ok để lưu lại những thay đổi. Thay đổi vị trí của Quick Access Toolbar Sau khi cài đặt bạn sẽ thấy thanh công cụ Quick Acces nằm phía trên của cửa sổ chương trình tuy nhiên bạn cũng có thể di chuyển nó xuống dưới thành Ribbon để có không gian rộng hơn. Cách thực hiện như sau: – Nhấp chuột vào mũi tên trỏ xuống trên thành công cụ Quick Access Toolbar. – Trên danh sách đổ xuống chọn Show below the ribbon 19

22. chúng tôi – Open: Trong mục: – Recent Document:chứa danh sách File đã mở trước đó. – Sky Drive: Lấy file từ nơi cất trữ chia sẻ cho một người nào đó. – Computer: Trỏ đường đẫn đến các thư mục lưu file đã soạn thảo. 22

23. chúng tôi – New: Tạo một văn bản mới, ngoài việc lựa chọn một văn bản trắng bạn cũng có thể tùy chọn các văn bản mẫu mà Microsoft Word 2013 cung cấp sẵn – Print: In ấn văn bản, ở đây bạn có thể lựa chọn máy in và các tuy chọn khác ngay màn hình bên phía tay phải – Share: Trong phần này bạn có thể gửi văn bản qua Email, Fax, hay lưu văn bản thành các định dạng khác nhau,… 23

24. chúng tôi – Export: Tạo một văn bản có định dạng PDF/XPS, hoặc có thể thay đổi định dạng file của một văn bản. – Close: Là công cụ dùng để đóng chương trình. 24

25. chúng tôi – Option: Thiết lập một số tùy chọn cho một văn bản Word. Lưu ý: Để đóng cửa sổ Offie Button bạn nhấp nút Back hoặc nhấn phím ESC. 1.6. Thanh trạng thái, thanh cuộn, thanh thước đo – Thanh trạng thái: Nằm dưới đáy màn hình chính bao gồm các thông tin như chế độ hiển thị, phần trăm hiển thị, tổng số từ, số trang, trang hiện tại,… 25

26. chúng tôi – Thanh cuộn: Dùng để di chuyển màn hình soạn thỏa lên trên hoặc xuống dưới, sang trái hoặc sang phải. Thanh cuộn bao gồm 2 thanh là thanh cuộn ngang và thanh cuộn dọc. – Thanh thước đo: Có chức năng dùng để căn chỉnh vị trí các đối tượng trên văn bản, cũng như căn lề, bố cục cho văn bản. Thanh thước đo cũng bao gồm thành thước ngang và thanh thước dọc Bài 2 – Soạn thảo văn bản 2.1. Khái niệm văn bản Văn bản thô Văn bản thô là một văn bản chưa được trình bày, nó chỉ cần có đủ nội dung và đúng chính tả. Như vậy, sau khi khởi động chương trình Microsoft Word 2013, bạn đã có sẵn một cửa sổ văn bản mới (hoặc sau khi dùng lệnh New) là bạn đã có thể bắt tay vào việc nhập văn bản thô. Để nhập văn bản thô bạn nên chọn một Font chữ rõ ràng, dễ đọc, kiểu chữ thường (nên dùng Font chữ mặc nhiên là Times New Roman với Font size 14 point). Yêu cầu trong lúc nhập văn bản thô là bạn phải gõ sao cho thật nhanh và đúng chính tả. Vì vậy, trong khi đang gõ, bạn không nên trình bày theo mẫu của văn bản (như thay đổi Font chữ, kích thước Font chữ, kiểu chữ đậm, chữ nghiêng…). điều đó chỉ làm cho tốc độ gõ của bạn chậm đi mà thôi. Ngoài ra, trong một văn bản thô không nên để thừa khoảng trắng (Space Bar), thừa phím Tab, thừa phím Enter, điều này vừa mất thời gian vừa gây khó khăn cho công việc trình bày văn bản của bạn sau này. Trong quá trình nhập văn bản, bạn có thể dùng: + Shift-Enter: xuống dòng không tạo Paragraph mới (Line Break) 26

27. chúng tôi + Enter: xuống dòng tạo Paragraph mới (End of Paragraph) + Ctrl-Enter: xuống dòng và ngắt sang trang mới (Page Break). Một số thuật ngữ thường dùng – Character (Ký tự): Khi bạn gõ một phím trên bàn phím thì trên màn hình sẽ hiện ra một ký tự tương ứng và in được ra giấy thì đó là một ký tự. Như vậy, phím ký tự trên bàn phím là tất cả các phím chữ, phím số, phím dấu…, các phím này thường được bố trí ở khu vực giữa bàn phím giúp cho hai bàn tay của bạn khi gõ các ký tự sẽ thuận lợi hơn. – Word (Từ): Mỗi nhóm ký tự liền nhau và được phân cách bằng khoảng trắng (phím Space Bar) được gọi là một từ. Từ ngắn nhất chỉ có một ký tự còn từ dài nhất thì không có giới hạn. Chú ý: Trong đoạn văn bản khi có dấu ngắt câu nằm giữa hai từ (như dấu chấm, dấu phẩy…), bạn phải gõ dấu ngắt câu nằm sát vào từ đứng trước, tiếp đến là một khoảng trắng (phím Space Bar) rồi mới gõ tiếp từ đứng sau. – Paragraph: Là một đoạn văn bản được kết thúc bằng cách xuống dòng. Nếu bạn chỉ gõ phím Enter mà không gõ thêm chữ nào thì đó là một Paragraph rỗng, ngoài ra Paragraph có thể chỉ là một dòng chữ ngắn còn thông thường thì một Paragraph sẽ có nhiều dòng chữ. – Word Wrap: Khi gõ một đoạn văn bản dài mà không có dấu chấm xuống dòng, bạn sẽ thấy văn bản tự động xuống dòng mỗi khi gặp lề bên phải của trang giấy, đó là Word Wrap. 2.2. Các thao tác với một tệp văn bản Tạo một văn bản mới Mặc định khi khởi Microsoft Word 2013 chương trình sẽ tự động tạo một văn bản mới, tuy nhiên trong các trường hợp khác bạn có thể tạo một văn bản mới bằng các cách sau đây: Cách 1: Nhấp chọn biểu tượng New trên thanh công cụ Quick Access Toolbar (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + N). 27

28. chúng tôi Cách 2: Nhấp chọn biểu tượng Office Button Hộp thoại Office Button xuất hiện hãy nhấp chọn New Lưu ý: Với hai cách trên chúng ta sẽ tạo được một văn bản trắng tuy nhiên Microsoft Word 2013 còn cung cấp rất nhiều các mẫu 28

29. chúng tôi (Template) được xây dựng sẵn mà bạn có thể kế thừa và sử dụng lại. Việc sử dụng các mẫu (Template) được xây dựng sẵn sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian cũng như tiếp cận với cách trình bày văn bản hiện đại, khoa học của Microsoft. Quay trở lại cách thứ hai trong cửa sổ New bạn nhấp chọn các mục mà bạn muốn soạn thảo như thư, Card, Fax … 29

30. chúng tôi Để lựa chọn Templates bạn chỉ cần nhấp chuột vào mẫu đó rồi nhấn Create. Một File mới được mở với nội dung như hình ảnh mô tả về bản mẫu mà bạn vừa chọn. Từ văn bản này bạn có thể chỉnh sửa thay đổi nội dung cho phù hợp với yêu cầu sử dụng. Lưu lại văn bản Sau khi hoàn thiện một văn bản bạn cần lưu nó lại trên ổ đĩa cứng để có thể sử dụng ở các lần tiếp theo. Với Microsoft Word 2013 bạn có thể lưu một văn bản bằng các cách sau đây: Cách 1: Nhấp chọn biểu tượng Save trên thành công cụ Quick Access. 30

32. chúng tôi Bạn chọn đường dẫn lưu File trên ổ đĩa cứng rồi nhập tên cho cho File văn bản vào mục File Name, cuối cùng nhấp nút Save để lưu lại văn bản. Lưu ý: Để lưu lại văn bản với một tên khác bạn chọn nút Save As trong cửa sổ Office Button. Các thao tác còn lại giống như khi chọn nút Save Mở một văn bản đã tồn tại Để mở một văn bản đã tồn tại bạn có thể thực hiện theo một trong các cách sau đây: Cách 1: Trong cửa sổ Window Explorer nhấp đúp chuột vào biểu tượng File văn bản cần mở. 32

33. chúng tôi Cách 2: Khởi động Microsoft Word 2013, từ thanh Quick Access Toolbar nhấp chọn biểu tượng Open (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + O). Cách 3: Từ cửa sổ Office Button nhấp chọn nút Open 33

34. chúng tôi Bằng một trong hai cách 2 và 3 hộp thoại Open xuất hiện chọn tới File cần mở rồi nhấp chọn nút Open. Đóng văn bản hiện thời Để đóng văn bản hiện thời bạn thực hiện như sau: 34

35. chúng tôi – Nhấp chọn biểu tượng Word document phía góc phải màn hình làm việc hiện tại. – Hộp thoại xuất hiện nhấp chọn nút Close Nếu File văn bản của bạn chưa lưu chương trình sẽ xuất hiện hộp thoại xác nhận. Nếu muốn lưu lại thay đổi bạn chọn Save, ngược lại chọn Don’t Save, nếu muốn hủy thao tác tắt File văn bản hiện thời bạn nhấp chọn nút Cancel. Thoát khỏi ứng dụng 35

36. chúng tôi Để đóng hoàn toàn ứng dung Microsoft Word 2013 bạn có thể làm theo một trong các cách sau đây: Cách 1: Nhấp chọn nút Close ở góc phải trên của màn hình Microsoft Word 2013 Cách 2: Từ cửa sổ Office Button nhấp chọn nút Close 36

37. chúng tôi Bằng một trong hai cách trên nếu File văn bản của bạn chưa lưu chương trình sẽ xuất hiện hộp thoại xác nhận. Nếu muốn lưu lại thay đổi bạn chọn Save, ngược lại chọn Don’t Save, nếu muốn hủy thao tác tắt ứng dụng bạn nhấp chọn nút Cancel. 2.3. Định dạng khổ giấy và đặt lề văn bản Bạn có thể để khổ giấy văn bản của bạn là một khổ nhất định mỗi lần bạn mở chương trình lên. Thông thường văn bản thường được đặt là khổ giấy A4. Đôi khi bạn cần phải thay đổi đối khổ giấy cho một loại văn bản đòi hỏi có khổ giấy khác. Để thực hiện như sau: Chọn Tab Page Layout trên thanh công cụ Ribbon tìm tới nhóm Page Setup. – Margins: Căn lề cho văn bản, để thực hiện bạn nhấp chọn vào biểu tượng này một danh sách đổ xuống với một số mẫu có sẵn. 37

38. chúng tôi Bạn có thể chọn một trong số những mẫu này hoặc tùy chỉnh bằng cách nhấp chọn mục Custom Margins… Hộp thoại Page Setup xuất hiện trỏ tới Tab Margins bạn có thể tùy chỉnh các giá 38

39. chúng tôi trị trong mục Margins để căn lề cho văn bản theo ý muốn, sau đó nhấp nút Ok để lưu lại. – Orientation: Chọn chiều khổ giấy là ngan hay dọc, để thực hiện bạn nhấp chọn nút lệnh, một danh sách với hai sự lựa chọn xuất hiện. 39

40. chúng tôi Bạn chọn Portrait để đặt dọc khổ giấy và chọn Lanscape để quay ngang khổ giấy. – Size: Lựa chọn khổ giấy, để thực hiện bạn nhấp chọn nút lệnh này trên thanh Ribbon, một danh sách liệt kê các khổ giấy xuất hiện. 40

41. chúng tôi Bạn có thể lựa chọn một trong các khổ giấy được liệt kê, thông thường chúng ta sử dụng khổ A4 cho các văn bản. Tuy nhiên nếu không có khổ giấy phù hợp bạn có thể chọn mục More Pager Sizes… Hộp thoại Page Setup xuất hiện và trỏ tới Tab Page. Từ đây bạn có thể thay đổi khổ giấy bằng cách thay đổi giá trị trong mục Width và Height. 2.4. Thiết lập Font chữ chung cho văn bản Trước khi soạn thảo văn bản bạn nên thiết lập Font chữ cho văn bản bởi tất cả những định dạng này sẽ không thay đổi trong quá trình bạn hoàn thiện văn bản, như vậy sẽ giúp bạn giảm bớt thời 41

43. chúng tôi Tiếp theo bạn chọn cơ chữ trong mục Font Size, ngoài việc chọn những cơ chữ có sẵn trong danh sách bạn cũng có thể nhập trực tiếp cỡ chữ cần thiết lập vào ô này. Thông thường với văn bản chúng ta chọn cỡ chữ 14. Còn có rất nhiều tùy chỉnh về Font chữ tuy nhiên khi bắt đầu văn bản chúng ta chỉ cần thiết lập những thuộc tính chung nhất, các thay đổi về sau sẽ được thực hiện cho từng đoạn văn bản và chúng tôi sẽ giới thiệu với các bạn trong phần tiếp theo. 2.5. Soạn thảo văn bản Sau khi thiết lập một số thuộc tính cho văn bản như khổ giấy, căn lề, Font – cỡ chữ bạn đã có thể soạn thảo văn bản thô. Như trình bày ở phần trước bạn nên soạn thảo đầy đủ nội dung ở dạng văn bản thô trước khi tiến hành hiệu chỉnh văn bản. Để soạn thảo nội dung cho văn bản bạn có thể sử dụng toàn bộ các phím chữ, số và các ký có trên bàn phím máy tính. Gõ chữ tiếng Việt Với thời đại công nghệ thông tin phát triển như hiện nay, phần lớn các bạn đã có nhiều thời gian tiếp xúc với máy tính và cũng thường gõ những đoạn văn bản khi Chat. Tuy nhiên trong phần này chúng tôi cũng xin nhắc lại quy tắc gõ tiếng Việt để làm tư liệu cho những ai chưa biết. – â: aa – ă: aw – ư: uw – ơ: ow – ô: oo – đ: dd – ê: ee – Dấu huyền: f – Dấu sắc: s 43

46. chúng tôi – Ctrl + Shift + End: Lựa chọn nội dung từ vị trí con trỏ hiện thời đến cuối văn bản. – Ctrl + Shift + Home: Lựa chọn nội dung từ vị trí con trỏ hiện thời đến đầu văn bản. Sử dụng thanh công cụ Ribbon Để lựa chọn văn bản bằng nút lệnh trên thanh công cụ Ribbon bạn nhấp chọn Tab Home, tìm đến nhóm lệnh Editing. Nhấp chuột chọn Select. – Select All: Lựa chọn toàn bộ nội dung văn bản. – Select Objects: Chỉ cho lựa chọn các đối tượng (hình ảnh, đối tượng shape) có trên văn bản. – Select Text with Similar Formatting: Lựa chọn nội dung văn bản có định dạng giống như văn bản ở vị trí con trỏ hiện thời. 3.2. Sao chép, cắt dán, xóa văn bản Sao chép văn bản Trong quá trình soạn thảo, chỉnh sửa văn bản bạn thường xuyên có nhu cầu sao chép một phần, hoặc toàn bộ nội dung từ văn bản này sang văn bản khác hoặc giữa các đoạn trong cùng một văn bản. Để thực hiện bạn có thể làm theo các bước sau đây: Bước 1: Lựa chọn (bôi đen) nội dung văn bản cần sao chép Bước 2: Tiếp theo thực hiện theo một trong các cách sau đây: – Nhấn tổ hợp phím Ctrl + C 46

47. chúng tôi – Nhấp phải chuột chọn Copy – Trong Tab Home trên thanh công cụ Ribbon tìm tới nhóm Clipboard chọn nút Copy. Cắt văn bản Trong một số trường hợp bạn cần di chuyển một đoạn văn bản từ vị trí này tới vị trí khác, hay từ văn bản này sang văn bản khác 47

48. chúng tôi bạn có thể sử dụng chức năng Cut văn bản của Microsoft Word 2013. Cách thực hiện như sau: Bước 1: Chọn nội dung văn bản cần cắt (Cut). Bước 2: Thực hiện theo một trong các cách sau đây: – Nhấn tổ hợp phím Ctrl + X – Nhấp phải chuột chọn Cut – Nhấp chọn Tab Home trên thanh công cụ Ribbon, tìm tới nhóm Clipboard chọn biểu tượng Cut. 48

49. chúng tôi Dán văn bản Sao khi sao chép hay cắt nội dung văn bản ở hai phần trước nhu cầu tiếp theo của bạn chắc chắn là cần phải dón nó vào một vị trí nào đó. Để thực hiện bạn làm như sau: Bước 1: Nhấp trỏ chuột tới vị trí cần dán văn bản. Bước 2: Thực hiện theo một trong các cách sau đây: – Nhấn tổ hợp phím Ctrl + V – Nhấp phải chuột trong mục Paste Options + Keep source formatting: Dán cả nội dung Text và dữ lại định dạng như nguyên gốc. + Merge formatting: Dán nội dung Text và hòa chộn định dạng gốc với định dạng của vị trí cần dán. 49

50. chúng tôi + Keep Text Only: Chỉ dán mình nội dung Text, lấy định dạng theo định dạng của vị trí con trỏ hiện thời. – Nhấp chọn Tab Home trên thanh công cụ Ribbon chọn tới nhóm Clipboard. + Chọn biểu tượng Paste: Copy theo mặc định + Keep source formatting: Dán cả nội dung Text và dữ lại định dạng như nguyên gốc. + Merge formatting: Dán nội dung Text và hòa chộn định dạng gốc với định dạng của vị trí cần dán. + Keep Text Only: Chỉ dán mình nội dung Text, lấy định dạng theo định dạng của vị trí con trỏ hiện thời. – Nhấp chọn Tab Home trên thanh công cụ Ribbon chọn tới nhóm Clipboard. Xóa văn bản Bạn có thể thực hiện xóa chỉ một ký tự hoặc xoá một đoạn hay cả văn bản. Chương trình sẽ thực hiện lệnh xóa với những ký tự mà bạn đã chọn. – Xoá một ký tự: Đặt con trỏ Text trong văn bản, gõ phím Delete 50

51. chúng tôi để xoá một ký tự ở bên phải con trỏ Text, gõ phím Backspace để xoá một ký tự ở bên trái con trỏ Text. – Xoá một đoạn văn bản: Đánh dấu chọn đoạn văn bản mà bạn cần xóa, nhấn phím Delete hoặc phím Backspace để xóa đoạn văn bản đó. 3.3. Làm việc với đoạn văn bản Paragraph là một đoạn văn bản được kết thúc bằng phím Enter. Thông thường trong một văn bản ngoài việc bạn phải trình bày Font chữ sao cho đẹp, rõ ràng, dễ hiểu thì việc trình bày Paragraph sẽ làm cho văn bản của bạn trở nên phong phú hơn, đẹp hơn và mang lại sức thuyết phục cao hơn với sự khoa học của văn bản. Sử dụng thanh công cụ Ribbon Trên thanh công cụ Ribbon chúng ta quan tâm đến nhóm lệnh Paragraph trong Tab Home. Để thực hiện căn chỉnh cho một đoạn văn bản trước hết bạn cần nhấp trỏ chuột tới đoạn văn bản đó và thực hiện theo những chỉ dẫn sau đây: – Căn chữ cho đoạn văn bản: Chúng ta sử dụng cách lệnh Alignment để căn chữ cho đoạn văn bản ( + : Căn chữ theo lề trái của văn bản. 51 ).

52. chúng tôi + : Căn giữa chữ cho đoạn văn bản, thường sử dụng cho các tiêu đề. + : Căn chữ theo lề phải của văn bản + : Dàn đề chữ theo khổ giấy của văn bản, thường sử dụng cho các đoạn nội dung của văn bản, với chức năng này văn bản của bạn sẽ được dàn đều không bị thò thụt ở lề trái hay lề phải của văn bản. – Dãn dòng cho đoạn văn bản: Chúng ta sử dụng lệnh Line Spacing, bằng cách nhấp chuột vào biểu tượng Line Spacing trên thanh công cụ, một danh sách đổ xuống xuất hiện. Chúng ta có thể chọn một trong các mẫu có sẵn hoặc chọn: + Add space Before Paragraph: Để thêm khoảng trắng phía trên của đoạn văn bản. + Remove Space After Paragraph: Để bớt khoảng trắng phía dưới của đoạn văn bản. Ngoài ra bạn cũng có thể chọn Line Spacing Options… để tùy chỉnh khoảng cách giữa các dòng trong đoạn văn bản. Tuy nhiên 52

54. chúng tôi kéo về phía bên phải hoặc bên trái. Khi đó toàn bộ nội dung văn bản sẽ đi chuyển theo – trừ dòng đầu tiên của đoạn văn bản. Hình ảnh trên cho thấy toàn bộ nội dung văn bản trừ dòng đầu tiên đã di chuyển theo vị trí biểu tượng Left indent. + Right indent: Nút duy nhất bên phải thanh thước ngang dùng để căn lề phải cho nội dung văn bản bao gồm cả dòng đầu tiên. Để thực hiện bạn chỉ cần nhấp chuột chọn biểu tượng này và kéo di chuyển ngang theo thanh thước. Khi đó toàn bộ nội dung của đoạn văn bản hiện thời sẽ được căn trái theo vị trí của biểu tượng này. 54

58. chúng tôi + Single: Khoảng cách là cách giữa các dòng trong Paragraph là 1 dòng. + 1.5 lines: Khoảng cách là cách giữa các dòng trong Paragraph là 1.5 dòng + Double: Khoảng cách là cách giữa các dòng trong Paragraph là 2 dòng. + At Least: Tạo khoảng cách lớn hơn một dòng bằng cách gõ nhập số đo một cách chính xác vào mục At (đơn vị là point). + Exactly: Khoảng cách chính xác theo số đã gõ nhập vào mục At (đơn vị là point). + Multiple: Khoảng cách tính theo số dòng đax gõ nhập trong mục At (đơn vị là Lines). Lưu ý: Nếu trong mục Line Spacing mà bạn chọn là Exactly và gõ nhập số quá nhỏ trong mục At bạn sẽ thấy các dòng trong Paragraph là rất nhỏ. Do đó nó sẽ làm các dòng chữ trong Paragraph chạm hoặc đè chồng lên nhau và điều này sẽ khiến bạn không thể đọc được các dòng chữ trong Paragraph đó. Vậy nên bạn không nên nhập số nhỏ hơn 1. Sử dụng Menu nhanh Một tiện ích được cải tiến đáng kể trong các phiên bản từ Office 2007 là sử dụng menu nhanh ngay trên nội dung văn bản. Trước hết bạn bôi đen đoạn văn bản cần căn chỉnh Paragraph, một menu mờ mờ xuất hiện phía trên con trỏ chuột, bạn hãy mạnh dạn di chuyển con trỏ chuột tới vùng đó. Một thanh công cụ sẽ sáng lên cho bạn thao tác, đây chính là menu nhanh trong Microsoft Office 2013. 58

59. chúng tôi Đối với căn chỉnh Paragraph chúng ta quan tâm đến các công cụ Alignment ( ) và Indent ( ), để thao tác bạn chỉ cần nhấp chuột vào các biểu tượng này. Ý nghĩa của chúng tương tự như giải thích ở các phần trước. 3.4. Trình bày ký hiệu đầu đoạn Để văn bản được trình bày rõ ràng các đề mục và phong phú sinh động, bạn có thể trình bày văn bản theo kiểu liệt kê. Nghĩa là trong văn bản sẽ có các gạch đầu dòng, hay các mục 1,2,3…, hay theo bảng chữ cái a, b, c… Với Microsoft Ofice 2013 nó có thể nhận các kiểu liệt kê như vậy nhờ vào khả năng nhận biết các ký hiệu đứng đầu mỗi Paragraph. Bạn có thể lựa chọn kiểu liệt kê bằng số thứ tự hay bằng các ký hiệu đặc biệt. Chương trình sẽ cung cấp cho bạn các ký hiệu đặc biệt. Sử dụng các công cụ trên thanh Ribbon Chúng ta quan tâm đến các công cụ trong nhóm Paragraph bao gồm Bullets, Numbering, Multilevel list. – Bullets: Chọn các biểu tượng làm ký hiệu đầu đoạn văn bản, để thực hiện bạn làm như sau: 59

62. chúng tôi + Nhấp chọn nút Symbol… nếu muốn thay đổi các biểu tượng. 62

63. chúng tôi Sau khi chọn xong biểu tượng mới nhấp Ok để hoàn tất. + Nhấp chọn nút Picture nếu muốn sử dụng các hình ảnh làm ký hiệu đầu dòng cho đoạn văn bản. Chúng ta có thể chọn ảnh từ thư mục chứa file ảnh trong máy tinh bằng cách chọn From a file, hoặc có thể chọn ảnh mẫu tìm kiếm từ thư viện ảnh của Office bằng cách chọn chúng tôi Clip Art, hay có thể tìm trên mạng internet bằng cách chọn Bing Image Search. – Font: Ngoài việc thay đổi các hình ảnh đại diện bạn còn có thể thay đổi cả Font chữ và khoảng cách giữa ký hiệu đầu đoạn và nội dung đoạn văn bản, bằng cách nhấp chọn nút Font. 63

64. chúng tôi Sau khi khi thay đổi phù hợp bạn nhấp Ok để hoàn tất. Tiếp tục nhấp ok ở cửa sổ Define New Bullet. 64

65. chúng tôi Như vậy là chúng ta đã có một Bullet mới trong danh sách – Numbering: Khác với Bullet sử dụng các hình ảnh, biểu tượng làm ký hiệu đầu đoạn văn bản, Numbering sử dụng các ký tự liên tiếp như 1,2,3,… hay I,II,III,… hay a, b, c,… Để sử dụng công cụ này bạn thực hiện như sau: Bước 1: Lựa chọn những đoạn văn bản cần tạo ký hiệu đầu đoạn Bước 2: Nhấp chuột vào nút Numbering trên thanh Ribbon, lưu ý nếu bạn nhấp chuột vào phần chính của nút lệnh thì một biểu tượng mặc định (sử dụng gần đây nhất) sẽ được chọn làm ký hiệu cho đầu các đoạn văn bản. 65

67. chúng tôi + Trong mục Numbering Library bạn có thể chọn một kiểu bất kỳ để sử dụng làm ký hiệu đầu đoạn văn bản, nếu muốn hủy bỏ bạn chọn mục None. + Nếu chưa hài lòng với những mẫu sẵn có bạn cũng có thể tự thiết kế các mẫu riêng cho mình bằng cách nhấp chọn mục Define New Number Format… Trong mục Number style bạn chọn một kiểu nhất định hoặc tự định nghĩa một kiểu ở mục Number Format. Chương trình sẽ hiển thị kết quả ở mục Preview để bạn có thể xem trước. Giả sử chúng ta muốn đánh đầu mục dạng 1.1, 1.2, 1.3,… bạn sẽ phải sửa lại giá trị trong phần Number Format như sau: 67

70. chúng tôi Bạn thay đổi giá trị bắt đầu cho danh sách trong mục Set value to, như hình trên danh sách sẽ bắt đầu từ 1.3. – Muntilevel List: Xét trong một quyển sách chúng ta thấy bố cục có thể có như sau: Chương 1: Bài 1: a. b. c. … Bài 2: … Chương 2: Bài 1: a. b. c. … 70

76. chúng tôi Bước 5: Bạn căn lề cho phần nội dung như đã hướng dẫn ở phần trước chúng ta sẽ được một trang văn bản trình bày hoàn chỉnh và tốn ít công sức. 76

77. chúng tôi 3.5. Tùy biến Font chữ Trong các phần trước chúng tôi đã hướng dẫn các bạn cách lựa chọn Font chữ cho toàn văn bản. Tuy nhiên với chỉ bấy nhiêu thì chúng ta chưa thể trình bày được những văn bản phức tạp, sử dụng nhiều loại Font chữ cũng như kích thước chữ khác nhau. Trong phần này chũng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu rất nhiều chức năng khác có trong Microsoft Word 2013 để tuy biến Font chữ trong văn bản. Trước hết bạn chọn đoạn văn bản cần tùy biến Font chữ và sử dụng một trong các công cụ sau đây: Sử dụng thanh công cụ Ribbon Để hiệu chỉnh Font bằng công cụ trên thanh Ribbon chúng ta quan tâm đến nhóm lệnh Font. chọn. Font: Thay đổi Font chữ cho đoạn văn bản được chọn Font Size: Thay đổi cỡ chữ cho đoạn văn bản được – Grow Font: Tăng cỡ chữ lên 1 đơn vị – Shrink Font: Giảm cỡ chữ đi một đơn vị Change Case: Thay đổi thành kiểu chữ hoa hay chữ thường 77

78. chúng tôi Giả sử chúng ta có đoạn văn bản thô như sau: + Sentence case: Giữ nguyên như văn bản thô đã soạn thảo + Lowercase: Chuyển toàn bộ thành chữ thường + Upper case: Chuyển toàn bộ nội dung thành chữ viết hoa 78

79. chúng tôi + Capitalize Each Word: Viết hoa các chữ cái đầu của từ và viết thường các chữ còn lại. + Toggle Case: Viết thường các chữ cái đầu của từ và viết hoa các chữ còn lại. Clear Forrmatting: Xóa toàn bộ định dạng Font chữ cho đoạn văn bản được chọn – Bold: Chữ đậm – Italic: Chữ nghiêng 79

80. chúng tôi Underline: Chữ gạch chân, để thay đổi kiểu gach chân bạn nhấp chọn mũi tên trỏ xuống bên cạch biểu tượng này rồi chọn kiểu gạch chân mà mình cần thiết lập. Nếu như chưa vừa ý với danh sách kiểu gạch chân hiện tại bạn có thể nhấp chọn mục Mỏe Underlines (chi tiết hộp thoại này sẽ được hướng dẫn trong các phần sau). Ngoài ra nếu không vừa ý với mầu đen bạn cũng có thể chọn các mầu khác bằng cách di chuyển chuột tới mục Underline color và chọn mầu tương ứng ở hộp mầu bên phải. 80

81. chúng tôi – StrikeThrought: Chữ gạch ngang – SubScript: Đánh chỉ số dưới cho chữ (ví dụ X 2) – SuperScript: Đánh chỉ số trên cho chữ (Ví dụ X 2) Text Effect: Chữ ứng dụng, để thiết lập chữ ứng dụng bạn nhấp chọn biểu tượng này trong nhóm lệnh Font. Danh sách đổ xuống bạn chọn tới kiểu chữ ứng dụng cần thiết lập. Ngoài ra nếu chưa vừa ý bạn có thể thay đổi các tham số như bóng đổ, đường viền,… ở các mục bến dưới. Text Highlight Color: Thay đổi mầu nền cho chữ, nếu nhấp chọn biểu tượng này chương trình sẽ tự động lấy mầu đang hiển thị làm mầu nền cho chữ trong đoạn văn bản đã chọn. Để thay đổi mầu bạn nhấp chọn mũi tên bên phải biểu tượng này, hộp màu xuất hiện bạn có thể lựa chọn các mầu khác có trong bản màu. 81

82. chúng tôi Trong trường hợp muốn xóa mầu nền bạn chọn No Color. Font Color: Mầu chữ, tương tự như mầu nền bạn nhấp chọn biểu tượng này để thiết lập mầu hiện tại cho chữ trong đoạn văn bản đã chọn, ngoài ra có thể chọn các mầu khác bằng cách nhấp chuột vào biểu tượng mũi tên trỏ xuống bên phải biểu tượng này. Sử dụng hộp thoại Font Để tùy biến Font chữ bằng cách sử dụng hộp thoại Font bạn nhấp chọn biểu tượng Font phía dưới nhóm lệnh Font. 82

84. chúng tôi + Italic: Chữ nghiêng + Bold: Chữ đậm + Bold Italic: Chữ đậm nghiêng. Sử dụng Menu nhanh Như đã nói ở các phần trước từ phiên bản 2007 Microsoft Word đã bổ xung một tính năng khá tiện lợi là trang bị thêm menu nhanh ngay trên màn hình soạn thảo. Bạn cũng có thể sử dụng menu này để hiệu chỉnh Font chữ cho văn bản. Các bước thực hiện như sau: Bước 1: Chọn đoạn văn bản cần hiệu chỉnh Font chữ Bước 2: Di chuyển lên menu nhanh phía trên chọn. Font: Thay đổi Font chữ cho đoạn văn bản được chọn Font Size: Thay đổi cỡ chữ cho đoạn văn bản được – Grow Font: Tăng cỡ chữ lên 1 đơn vị – Shrink Font: Giảm cỡ chữ đi một đơn vị – Bold: Chữ đậm 84

85. chúng tôi – Italic: Chữ nghiêng – Underline: Chữ gạch chân Alignment: Căn lề văn bản, để thay đổi các dạng Alignment bạn nhấp chọn liên tục biểu tượng này. Text Highlight Color: Thay đổi mầu nền cho chữ, nếu nhấp chọn biểu tượng này chương trình sẽ tự động lấy mầu đang hiển thị làm mầu nền cho chữ trong đoạn văn bản đã chọn. Để thay đổi mầu bạn nhấp chọn mũi tên bên phải biểu tượng này, hộp màu xuất hiện bạn có thể lựa chọn các mầu khác có trong bản màu. Trong trường hợp muốn xóa mầu nền bạn chọn No Color. Font Color: Mầu chữ, tương tự như mầu nền bạn nhấp chọn biểu tượng này để thiết lập mầu hiện tại cho chữ trong đoạn văn bản đã chọn, ngoài ra có thể chọn các mầu khác bằng cách nhấp chuột vào biểu tượng mũi tên trỏ xuống bên phải biểu tượng này. 85

86. chúng tôi 3.6. Chia cột cho văn bản Một ví dụ mà các bạn thường thấy về chia cột cho văn bản là các trang báo viết. Do đặc thù các trang báo rất rộng, để người đọc có thể tập trung người thiết kế đã chia nội dung bài báo thành nhiều cột khác nhau. Với Microsoft Word 2013 để chia cột cho nội dung văn bản bạn có thể thực hiện như sau: Bước 1: Chọn phần văn bản cần chia cột Bước 2: Trên thanh công cụ Ribbon chọn Tab Page Layout, trong Tab này tìm đến nhóm lệnh Page Setup. Tiếp tục nhấp chọn biểu tượng Columns. Bước 3: Trong hộp thoại đổ xuống bạn có thể chọn một kiểu chia cột bất kỳ trong danh sách. Nếu như chưa vừa ý với những mẫu đó hãy nhấp chọn mục More Columns… 86

87. chúng tôi Hộp thoại Column xuất hiện: – Preset: Kiểu chia cột – Number of columns: Số cột cần chia cho nội dung văn bản – Line Between: Gạch ngăn cách giữa hai cột – With and spacing: Thay đổi độ rộng và khoảng cách giữa các cột. Trong trường hợp muốn thiết lập độ rộng tất cả các cột bằng nhau bạn tích chọn mục Equal column width. Cuối cùng nhấp Ok để hoàn tất. 87

88. chúng tôi Lưu ý: Bạn cũng có thể thay đổi độ rộng, hay căn lề cho từng cột bằng cách sử dụng thanh thước ngang, cách thực hiện tương tự như đã hướng dẫn ở các phần trước. Bài 4 – Làm việc với bảng biểu Trong thực tế có rất nhiều văn bản cần trang trí bảng biểu ví dụ như danh sách lớp, danh sách học sinh tiên tiến, danh sách đóng tiền quỹ lớp,… Trong bài này chúng tôi sẽ hướng dẫn các bạn trình bày bảng biểu cho những văn bản như vậy. 4.1. Chèn bảng vào văn bản Để thực hiện chèn bảng biểu vào văn bản bạn thực hiện theo các bước sau đây: Bước 1: Đặt con trỏ chuột tại vị trí cần chèn bảng biểu Bước 2: Từ thanh công cụ Ribbon nhấp chọn Tab Insert và tìm tới nhóm Tables. Nhấp chọn biểu tượng Table trong nhóm này. 88

92. chúng tôi Bạn nhấp chọn một mẫu bất kỳ để thêm vào nội dung văn bản. 4.2. Hiệu chỉnh bảng biểu Lựa chọn (bôi đen) hàng, cột, ô (Cell) – Lựa chọn một Cell: Để lựa chọn một Cell bạn có thể thực hiện theo một trong các cách sau đây: Cách 1: Nhấp chuột chọn tới ô cần lựa chọn trên Table. Cách 2: Sử dụng công cụ trên thanh Ribbon bằng cách nhấp chọn Tab Layout tìm tới nhóm Table chọn biểu tượng Select sau đó chọn Select Cell. 92

93. chúng tôi – Lựa chọn một nhóm các Cell: Để lựa chọn một nhóm ô trong bảng biểu bạn nhấp chuột tại vị trí đầu tiên giữ rồi di chuyển đến đích. – Lựa chọn một hàng: Để lựa chọn một hàng trong Table bạn có thể làm theo một trong các cách sau đây: Cách 1: Di chuyển con trỏ chuột tới vị trí đầu tiên của hàng cần lựa chọn, khi con trỏ chuột đổi thành hình mũi tên mầu trắng bạn nhấp chuột trái. Cách 2: Sử dụng công cụ trên thanh Ribbon bằng cách nhấp chọn Tab Layout tìm tới nhóm Table chọn biểu tượng Select sau đó chọn Select Row. 93

94. chúng tôi – Lựa chọn cột: Để lựa chọn cột trên Table bạn có thể thực hiện theo một trong các cách sau đây: Cách 1: Di chuyển chuột tới đỉnh của cột cần lựa chọn, khi con trỏ chuột đổi thành mũi tên trỏ xuống mầu đen, bạn nhấp chuột trái. Cách 2: Sử dụng công cụ trên thanh Ribbon bằng cách nhấp chọn Tab Layout tìm tới nhóm Table chọn biểu tượng Select sau đó chọn Select Column. – Chọn toàn bộ Table: Bạn có thể lựa chọn toàn bộ bảng bằng một trong các cách sau đây: Cách 1: Nhấp trái chuột vào biểu tượng phía phải trên của Table. Cách 2: Chọn Tab Layout trên thanh công cụ Ribbon tìm tới nhóm Table chọn biểu tượng Select sau đó nhấp chọn Select Table. 94

95. chúng tôi Thao tác với cột – Thêm cột Để thêm cột vào bảng bạn làm theo các bước sau: Bước 1: Nhấp chuột tới vị trị cần thêm cột trên bảng. Bước 2: Thực hiện theo một trong hai cách sau đây: + Từ thanh Ribbon chọn Tab Layout, tìm tới nhóm lệnh Rows & Columns. Chọn Insert Left để thêm cột bên trái vị trí con trỏ hiện thời, chọn Insert Right để thêm cột bên phải vị trí con trỏ hiện thời. + Nhấp phải chuột di chuyển tới mục Insert chọn Insert Left để thêm cột bên trái vị trí con trỏ hiện thời, nhấp Insert Right để thêm cột bên phải vị trí con trỏ hiện thời. 95

96. chúng tôi – Xóa cột Để xóa cột khỏi bảng bạn làm theo các bước sau: Bước 1: Nhấp chuột chọn tới cột cần xóa trong bảng Bước 2: Thực hiện theo một trong các cách sau đây: + Nhấp chọn Tab Layout, tìm tới nhóm lệnh Rows & Columns, tiếp theo nhấp chọn nút Delete, chọn Delete cloumns. + Nhấp phải chuột chọn Delete Cells… 96

97. chúng tôi Hộp thoại Delete Cells xuất hiện tích chọn mục Delete entire column rồi nhấp Ok. 97

98. chúng tôi Thao tác với hàng – Thêm hàng Để thêm hàng vào bảng bạn làm theo các bước sau: Bước 1: Nhấp chuột tới vị trị cần thêm hàng trên bảng. Bước 2: Thực hiện theo một trong hai cách sau đây: + Từ thanh Ribbon chọn Tab Layout, tìm tới nhóm lệnh Rows & Columns. Chọn Insert Above để thêm phía trên vị trí con trỏ hiện thời, chọn Insert Below để thêm hàng phía dưới vị trí con trỏ hiện thời. + Nhấp phải chuột di chuyển tới mục Insert chọn Insert Above để thêm hàng phía trên vị trí con trỏ hiện thời, nhấp Insert Below để thêm hàng phía dưới vị trí con trỏ hiện thời. – Xóa hàng 98

99. chúng tôi Để xóa hàng khỏi bảng bạn làm theo các bước sau: Bước 1: Nhấp chuột chọn tới hàng cần xóa trong bảng Bước 2: Thực hiện theo một trong các cách sau đây: + Nhấp chọn Tab Layout, tìm tới nhóm lệnh Rows & Columns, tiếp theo nhấp chọn nút Delete, chọn Delete Rows. + Nhấp phải chuột chọn Delete Cells… 99

100. chúng tôi Hộp thoại Delete Cells xuất hiện tích chọn mục Delete entire row rồi nhấp Ok. Thao tác với ô (Cell) 100

101. chúng tôi – Thêm Cell: Để thêm một Cell mới vào bảng bạn chọn tới vị trí cần thêm rồi chọn như hình Hộp thoại Insert Cells xuất hiện chọn Shift cells right để thêm một Cell bên trái vị trí con trỏ hiện tại, chọn Shift cells down để thêm Cell phía dưới vị trí con trỏ hiện thời. – Xóa Cell: Để xóa một Cell bạn chọn tới Cell cần xóa rồi thực hiện theo một trong các cách sau đây: + Nhấp phải chuột chọn Delete Cells… 101

103. chúng tôi + Từ thanh công cụ Ribbon nhấp chọn Tab Layout tìm tới nhóm Rows & Columns, nhấp chọn biểu tượng DeleteDelete Cells… Hộp thoại Delete Cells xuất hiện bạn làm tương tự như cách trên đã trình bày. – Gộp Cell: Trong thực tế rất nhiều trường hợp bạn phải gộp các Cell lại khi trình bày văn bản, cách thực hiện như sau: + Chọn nhóm Cell cần gộp + Nhấp phải chuột chọn Merge Cells. 103

104. chúng tôi Hoặc nhấp chọn Tab Layout trên thanh Ribbon tìm tới nhóm Merger chọn nút Merger Cells. – Tách Cell: Ngoài việc nhập các Cell lại với nhau bạn cũng có thể tách chùng ra thành nhiều Cell khác nhau. Cách thực hiện như sau: + Chọn nhóm Cell cần tách + Chọn Tab Layout trên thanh công cụ Ribbon, tìm tới nhóm lệnh Merge nhấp chọn Split Cells. Hoặc nhấp phải chuột chọn Split Cell 104

106. chúng tôi hợp bạn chọn một nhóm cột chương trình sẽ cho phép nhập chúng lại trước khi tách nhỏ bằng cách tích chọn mục Merge cells before split. Cuối cùng nhấp Ok để hoàn tất. Lưu ý: Ngoài tách các Cell trên Table bạn còn có thể tách một bảng thành một bảng khác cách thực hiện như sau: – Chọn tới vị trí cần ngắt thành bảng mới – Trong Tab Layout trên thanh Ribbon tìm tới nhóm Merge nhấp chọn Split Table. 4.3. Nhập nội dung và trình bày bảng biểu Nhập và trình bày nội dung – Nhập dữ liệu: Muốn nhập dữ liệu cho Cell nào bạn di chuyển con trỏ tới Cell đó và nhập nội dung cho Cell, sử dụng các mũi tên để di chuyển con trỏ chuột giữa các Cell. Sau khi nhập nội dung cho Table bạn có thể tùy biến Font chữ cho nội dung tương tự như thao tác với nội dung văn bản. – Căn chỉnh độ rộng, chiều cao của Cell: Để căn chỉnh độ rộng, chiều cao cho các Cell trong bảng bạn có thể thực hiện theo các bước sau đây: Bước 1: Chọn Cell hoặc nhóm Cell cần căn chỉnh độ rộng, chiều cao. Bước 2: Nhấp chuột tab Layout trên thanh công cụ Ribbon chọn tới nhóm Cell size. 106

108. chúng tôi với dữ liệu kiểu sổ chúng ta căn phải,… Để thực hiện căn lề cho nội dung Cell bạn có thể thực hiện theo các bước sau đây: Bước 1: Chọn Cell hoặc nhóm Cell cần căn lề nội dung Bước 2: Trong Tab Layout bạn tìm tới nhóm lệnh Alignment. + Align Top Left: Căn nội dung theo lề trên bên trái của Cell. Chúng ta quan sát dòng tiêu đề cột + Align Top Center: Căn nội dung theo lề trên và căn giữa Cell. 108

109. chúng tôi + Align Top Right: Căn nội dung theo lề trên bên phải của Cell. + Align Center Left: Căn nội vào giữa bên trái của Cell + Align Center: Căn nội dung chính giữa Cell + Align Center Right: Căn nội dung vào giữa bên phải của Cell. 109

110. chúng tôi + Align Bottom Left: Căn nội dung dưới đáy bên trái của Cell. + Align Bottom Center: Căn nội dung vào giữa dưới đáy của Cell. + Align Bottom Right: Căn nội dung dưới đáy bên phải của Cell. 110

114. chúng tôi Nếu không muốn áp dụng Style cho bảng bạn nhấp chọn biểu tượng trong mục Plain Tables. Giả sử chúng ta chọn một kiểu Style trong bảng Built-in cho ví dụ: 114

118. chúng tôi Bạn có thể thay đổi mầu sắc, font chữ cho Style mới, sau khi thiết kế xong nhấp Ok. Khi đó trên danh sách sẽ xuất hiện một Style mới nằm trong mục Custom. 118

119. chúng tôi Bạn có thể sử dụng Style này như các Style khác có trong hệ thống. Lưu ý: Trường hợp muốn xóa nhanh các định dạng bạn nhấp chọn biểu tượng Clear. – Thay đổi mầu nền cho bảng biểu: Ngoài cách chọn những Style xây dựng sẵn với những quy luật nhất định bạn cũng có thể tự mình thiết lập những thuộc tính như màu nền, đường viên cho bảng mà không cần tuân theo bất cứ quy luật nào. Cách thay đổi mầu nền cho một hoặc một nhóm Cell như sau: Bước 1: Nhấp chọn nhóm Cell cần thay đổi mầu nền Bước 2: Nhấp chọn Shading trong nhóm Table Style của Tab Design. 119

120. chúng tôi Hoặc bạn có thể nhấp chọn lệnh Border cũng trong nhóm lệnh này chọn mục Border and Shading… 120

123. chúng tôi Bạn có thể chọn một kiểu Border thích hợp trong danh sách, nếu muốn có thêm các lựa chọn và tùy chỉnh hãy nhấp chọn mục Borders and Shading… 123

125. chúng tôi Để sử dụng các công cụ này bạn hãy thực hiện theo các bước sau: Bước 1: Thiết lập thuộc tính cho đường border cần vẽ Line Style: Kiểu của Border Line Weight: Độ lớn của Border Pen Color: Mầu đường Bước 2: Vẽ Border đã thiết lập lên Table, nhấp chọn biểu tượng Draw Table, khi đó con trỏ chuột sẽ đổi thành hình chiếc bút, bạn hãy di giữ chuột để vẽ đè lên các đường Border hiện có trên bảng, hoặc vẽ những đường Border mới. Lưu ý: Trong trường hợp có sai sót bạn có thể sử dụng công cụ Eraser (tẩy) để xóa những đường Line không cần thiết, cách làm tương tự như khi vẽ đường Line. Làm việc với dữ liệu trong bảng Ngoài chức năng hiển thị nội dung, bảng biểu trong Word cũng có thể thực hiện một số công việc tính toán, sắp xếp đơn giản. Để thực hiện chúng ta quan tâm đến các lệnh trong nhóm Data. 125

131. chúng tôi Hãy nhấp chuột chọn tới trang mẫu cần chèn vào văn bản. – Blank Page: Chèn một trang trắng vào văn bản hiện thời – Page Break: Ngắt sang một trang mới và không mang theo thuộc tính, định dạng của trang cũ. – Header và Footer: Tiêu đề trên và dưới của văn bản, thường được sử dụng trong các cuốn sách làm tiêu đề xuyên suốt một chương, một mục hay cả cuốn sách. Để chèn Header hoặc Footer vào văn bản bạn nhấp chọn biểu tượng tương ứng (Header hoặc Footer) trên thanh công cụ Ribbon. 131

132. chúng tôi Một danh sách các mẫu xuất hiện, bạn có thể chọn một mẫu bất kỳ trong danh sách này. Sau khi chọn xong con trỏ chuột sẽ trỏ 132

134. chúng tôi Bạn có thể tùy chọn chèn số trang lên trên đỉnh hoặc dưới đáy của trang, ngoài ra bạn cũng có thể chỉnh sửa định dạng của số trang văn bản bằng cách nhấp chọn Format Page Numbers… + Nhóm lệnh Insert: Cho phép chèn thêm các tham số vào Header hoặc Footer. Date & Time: Thông tin về ngày tháng hiện thời. Quick Parts: Chèn các trường, các thuộc tính của văn bản. Picture: Chèn thêm các hình ảnh. Clip Art Pane: Chèn thêm các Clip Art + Nhóm Navigation: Cho phép tạo nhiều định dạng Header và Footer trong cùng một văn bản. Ví dụ cụ thể mà các bạn có thể thường thấy đó là một quyển sách gồm nhiều chương. Toàn bộ 134

135. chúng tôi nội dung được soạn trong một file văn bản. Các trang trong một chương có Header giống nhau là tên của chương đó. Như vậy trong trường hợp này nội dung Header và Footer của chúng ta không phải là duy nhất. Goto Header: Di chuyển con trỏ chuột tới Header Goto Footer: Di chuyển con trỏ chuột tới Footer Previous Section: Chuyển về vùng Header, Footer trước Next Section: Chuyển tới vùng Header, Footer tiếp theo Lưu ý: Khi bạn muốn chuyển tới vùng Header, Footer mới bạn phải thực hiện gắt trang, thao tác ngắt trang các bạn có thể xem lại ở phần trước. + Nhóm lệnh Options 135

136. chúng tôi Different First Page: Tích chọn mục này để tạo Header, Footer riêng cho trang đầu tiên trong văn bản. Different Odd & Even Pages: Tích chọn mục này để tạo Header, Footer cho trang chẵn, lẻ khác nhau. Show Document Text: Tích chọn mục này để hiển thị nội dung văn bản khi đang chỉnh sửa Header, Footer. Nếu không tích chọn mục này toàn bộ nội dung văn bản sẽ ẩn đi. + Nhóm lệnh Position: Chứa các lệnh thiết lập độ rộng của Header, Footer. Header from Top: Khoảng cách từ Header xuống tới nội dung văn bản. Footer from Bottom: Khoảng cách từ Footer lên tới nội dung văn bản. + Nhóm lệnh Close: Bạn nhấp chọn nút Close Header and Footer để thoát khỏi chế độ chỉnh sửa Header, Footer. 5.2. Chèn hình ảnh 5.2.1. Chèn File ảnh trên ổ đĩa 136

137. chúng tôi Để chèn một File ảnh từ ổ đĩa cứng vào văn bản bạn thực hiện theo các bước sau đây: Bước 1: Nhấp trỏ chuột tại vị trí cần chèn File ảnh vào văn bản. Bước 2: Từ thanh công cụ nhấp chọn Tab Insert, tìm tới nhóm Illustrations, nhấp chọn biểu tượng Picture. Cửa sổ Insert Picture xuất hiện bạn tìm tới File ảnh cần chèn vào văn bản, nhấp chọn File này rồi nhấn nút Insert. Hình ảnh vừa chọn sẽ được chèn vào văn bản tại vị trí đã chọn. 137

138. chúng tôi Bước 3: Tùy chỉnh hình ảnh trên văn bản: Thông thường khi chèn một hình ảnh vào văn bản chương trình sẽ tự động định nghĩa một số thuộc tính. Tuy nhiên đề phù hợp với nội dung bạn hoàn toàn có thể thay đổi những thuộc tính này. Để tìm hiểu những công cụ tùy chỉnh hình ảnh bạn có thể làm như sau: – Nhấp chuột chọn hình ảnh trên văn bản. Một Tab lệnh mới (Format) xuất hiện trên thanh công cụ Ribbon, tab lệnh Format chứa hầu hết các lệnh thao tác với hình ảnh trên văn bản. – Nhóm lệnh Adjust: 138

140. chúng tôi Sau khi sử dụng để làm nhạt màu cánh hoa 140

141. chúng tôi + Change Picture: Thay thế hình ảnh hiện tại, bạn nhấp chọn biểu tượng này rồi tìm tới hình ảnh mới để thay để hình ảnh hiện tại. – Nhóm lệnh Picture Styles + Danh sách các Style: Đây là những tiện ích mới được bổ xung trong Microsoft Word 2013, bạn có thể sử dụng chúng để thiết kế khung cho hình ảnh. 141

143. chúng tôi + Picture Border: Sau khi lựa chọn Style bạn còn có thể thay đổi màu của đường viền cho hình ảnh bằng công cụ Picture Border. Nhấp chọn công cụ này rồi chọn mầu thích hợp cho đường viền của ảnh. 143

144. chúng tôi Hình ảnh sau khi thay đổi mầu đường viền + Picture Effect: Bạn có thể tiếp tục hiệu chỉnh hình ảnh với thư viện các ứng dụng mà Microsoft Word 2013 cung cấp bằng cách nhấp chọn biểu tượng Picture Effect. Trong danh sách được liệt kê bạn có thể thay đổi bóng, các góc nghiêng cho ảnh,… 144

146. chúng tôi Danh sách các Layout được liệt kê như hình trên, bạn nhấp chọn một mẫu bất kỳ, sau đó điền thêm các ghi chú minh họa cho hình ảnh, tùy thuộc vào từng yêu cầu cụ thể. 146

148. chúng tôi – Nhóm lệnh Arrange: Sử dụng các lệnh trong nhóm này để sắp xếp vị trí hình ảnh trên văn bản. thể thiết lập vị trí cho hình ảnh trên trang văn bản bằng cách nhấp chọn biểu tượng Position. Một danh sách các vị trí được liệt kê trong menu nhanh. 148

150. chúng tôi Bạn có thể nhấp chuột chọn một kiểu bất kỳ cho hình ảnh của mình. + Bring Forward: Hiển thị hình ảnh lên trước các hình ảnh khác, sử dụng công cụ này trong trường hợp có nhiều hình ảnh xếp lên nhau. + Send Backward: Hiển thị hình ảnh sau các hình ảnh khác, trường hợp sử dụng tương tự Bring Forward. + Align: Sử dụng công cụ này để căn chỉnh lề cho một hoặc nhiều hình ảnh một lúc. Đầu tiên bạn hãy chọn một hoặc nhiều hình ảnh cần căn lề giống nhau bằng cách giữ phím Ctrl và tích chọn các hình ảnh. Tiếp theo bạn nhấp chọn công cụ này trên 150

152. chúng tôi Trường hợp muốn gỡ nhóm bạn nhấp chọn Ungroup. + Rotate: Xoay chiều hình ảnh, sử dụng công cụ này để đổi chiều cho hình ảnh trên văn bản. Đầu tiên hãy lựa chọn hình ảnh cần thao tác sau đó nhấp chọn biểu tượng Rotate trên thanh công cụ. Trong danh sách bạn có thể thấy góc quay mà hình ảnh mô tả, nếu như không vừa ý bạn có thể chọn More Rotation Options… để thay đổi góc quay theo ý muốn. – Nhóm lệnh Size: Dùng để thay đổi kích thước của ảnh trên văn bản. 152

153. chúng tôi + Crop: Điều chỉnh phạm vi hiển thị của ảnh, với công này bạn có thể cắt bỏ những phần thừa trên hình ảnh được Insert vào văn bản. Trước hết hãy nhấp chọn biểu tượng Crop trên thanh công cụ. Khi đó hình ảnh sẽ được bao quanh bởi các đường cắt. Nhấp chuột tại những điểm này rồi kéo đến vị trí cần thu hẹp hay mở rộng hình ảnh. Với công cụ này bạn sẽ không phải mất thời 153

Tự Học Kế Toán Excel Cơ Bản

Trong bài viết này Kế toán Thiên Ưng sẽ hướng dẫn các bạn tự học kế toán Excel với những kiến thức từ cơ bản nhất về Excel đến những kiến thức nâng cao về chuyên môn kế toán Excel.

Mục đích: Dành cho các bạn đã đăng ký khóa học kế toán trên Excel, khóa học kế toán tổng hợp tại Công ty kế toán Thiên Ưng nhưng phần tin học Excel chưa thực sự thành thạo.

Trước khi đi học các bạn cần học và thực hành trước những kiến thức cơ bản này để quá trình học chuyên sâu về kế toán Excel trên lớp như: học cách hạch toán, học lên sổ sách, lập BCTC… được thuận lợi hơn.

1. Giới thiệu qua về giao diện của Microsoffe Excel 2007

Data chứa các lệnh làm việc với vùng CSDL sắp xếp (Sort), lọc (Filter), tổng hợp dữ liệu (Subtotal).

Nút office: chứa các lệnh làm việc với tệp văn bản New, save, Print, Close

Thanh công thức (Formulas Bar) dùng để nhập, sửa chữa dữ liệu hoặc công thức.

Các thanh công cụ (tools); chứa các lệnh thực hiện nhanh. Hai thanh công cụ thông dụng nhất là Standard vaf formatting.

Thanh cuộn ngang và dọc ( horizontal Scroll Bar và Vertical Scroll Bar) cho phép cuộn màn hình theo chiều ngang và dọc.

– CTRL + A: chọn toàn bộ– CTRL + C: copy– CTRL+ V: dán ký tự vừa copy– CTRL+ X: cắt đoạn lý tự– CTRL+F: tìm kiếm dữ liệu– CTRL+P: in– CTRL+D: copy nội dung những dòng giống nhau– CTRL+H: Dùng để thay thế dữ liệu– CTRL+B: dùng để bôi đậm dữ liệu– CTRL +U: dùng để gạch chân văn bản– CTRL+I: phím tắt dùng để chọn chữ nghiêng – CTRL+Z: quay lại thao tác vừa thực hiện– CTRL+0: Phím tắt dùng để ẩn cột hoặc nhóm cột được chọn– CTRL+9: Phím tắt dùng để ẩn dòng hoặc nhóm dòng được chọn– ALT+ Enter: ngắt dòng– Enter: chuyển xuống ô dưới– ESC: hủy bỏ dữ liệu vừa thao tác trong ô– F4 hoặc CTRL + Y: lặp lại thao tác– ALT+ Enter: thêm dòng trong ô– Backspace: Xóa dòng ký tự từ bên phải– Home về đầu dòng– Tab: chuyển sang ô bên phải– F2: Hiệu chỉnh dữ liệu trong một ô– F3: Dán một tên đã đặt trong công thức– F12: Tùy chọn lưu– CTRL+D: Chép dữ liệu từ ô phía trên xuống ô phía dưới– Shift + Enter: chuyển lên ô phía trên– Shift + Tab: chuyển sang ô bên trái

3.Xử lý các ký hiệu lạ xuất hiện trên bảng tính Excel:

Khi nhập dữ liệu dạng công thức hoặc sao chép dữ liệu được tạo ra từ công thức sang các vùng khác đôi khí thấy xuất hiện các ký hiệu lạ như:

Là do cột không đủ lớn để chứa dữ liệu, nên mơ rộng cột lớn đủ chứa dữ liệu. Một giá trong công thức không hợp lệ do dữ liệu bị xóa hoặc bị dán đè dữ liệu khác lên. Nên kiểm tra lại các địa chỉ trong công thức và sửa chữa cho phù hợp. Tên hàm hoặc biểu thức trong công thức bị sai và excel không hiểu công thức đó. Cần thay đổi lại tên hàm hoặc các phép tính cho đúng. Một trong các giá trị không nằm trong vùng dữ liệu quy định của hàm. Nên kiểm tra lại các địa chỉ trong công thức và sửa chữa cho phù hợp. Một trong các giá trị của công thức không phải là kiểu dữ liệu số, nên kiểm tra lại các địa chỉ trong công thức và sửa chữa cho phù hợp.

Công dụng dùng để tính tổng trong một vùng dữ liệu hoặc một dãy số nào đó. Cú pháp = SUM (vùng cần cộng).Bài tập thực hành: Cộng tổng bộ phận quản lý và bộ phận bán hàng tại Sheet bảng lương.

Công dụng dùng để cộng tổng có điều kiện, khác với hàm sum là hàm cộng tổng tránh trùng, tránh lặp. Cú pháp = Subtotal(9,vùng cần cộng) Mỗi đối số có một ý nghĩa khác nhau, đối số 9 thay cho hàm sum.Bài tập thực hành: Cộng tổng bộ phận quản lý và bộ phận bán hàng tại Sheet bảng lương.

Công dụng tìm giá trị lớn nhất trong một vùng dữ liệu hoặc một dãy số nào đó. Cú pháp= max(vùng dữ liệu cần tìm giá trị lớn nhất)Bài tập thực hành: Sử dụng hàm max để lấy số dư cuối kỳ cho bảng tổng hợp 131 và 331

Công dụng: hàm tìm kiếm dữ liệu theo điều kiện và trả lại kết quả là giá trị tương ứng được tìm thấy trong bảng phụ. Bảng phụ được tạo theo dạng cột dọc

Cú pháp = VLOOKUP(giá trị tìm kiếm, vùng dữ liệu tìm kiếm, thứ tự cột trả về giá trị tìm kiếm, kiểu tìm kiếm)

→ F4 :3lần → F4:1 lần

Trong đó: – Giá trị tìm kiếm: giá trị để tìm kiếm chỉ là một ô và phải có tên trong vùng dữ liệu tìm kiếm. – Vùng dữ liệu tìm kiếm: phải chứa tên của giá trị tìm kiếm và phải chứa giá trị cần tìm, điểm bắt đầu của vùng được tính từ dãy ô có chứa giá trị để tìm kiếm. – Cột trả về giá trị tìm kiếm: đếm thứ tự cột từ bên trái qua bên phải. – Kiểu tìm kiếm nhận một trong hai giá trị 0,1. Nếu tìm kiếm về 0 thì điều kiện dựa vào tìm kiếm được lấy ở bảng chính phải giống giá trị trong cột đầu tiên. Nếu là 1 hoặc để trống thì giá trị tìm kiếm trên bảng phụ phải được sắp xếp theo thứ tự tăng dần. – Bảng tìm kiếm phải sử dụng địa chỉ tuyệt đối. Cột đầu tiên trong bảng tìm kiếm phải chứa giá trị để tìm kiếm. – F4: 1 lần để có giá trị tuyệt đối (tuyệt đối được hiểu là cố định cột và cố định dòng). Ví dụ: $D$10: được hiểu là cố định cột D và cố định dòng 10 – F4: 2 lần để có giá trị tương đối cột và tuyệt đối dòng (được hiểu là cố định dòng và thay đổi cột). Ví dụ: D$10 thay đổi cố định dòng 10

– F4$: 3 lần để có giá trị tương đối dòng và cố định cột (cố định cột thay đổ dòng).Ví dụ: $D10 cố định cột D và thay đổi dòng 10 Bài tập thực hành: sử dụng hàm vlookup để tìm kiếm tên hàng và đơn vị tại Sheet bảng kê Nhập Xuất Kho.

Công dụng: Hàm tính tổng các giá trị trong một vùng dữ liệu hoặc một dãy số theo một điều kiện nào đó.

=SUMIF( Vùng giá trị tìm kiếm, giá trị tìm kiếm, vùng giá trị cần cộng)

→ F4 :3lần → F4:1 lần

– Vùng giá trị tìm kiếm: là vùng chứa giá trị trị tìm kiếm – Giá trị tìm kiếm: Phải có tên trong vùng giá trị tìm kiếm (Giá trị tìm kiếm chỉ là một ô). – Vùng giá trị cần cộng: là vùng chứa giá trị cần cộng

: Vùng giá trị tìm kiếm và cùng giá trị cần cộng phải tương ứng với nhau, tức là điểm đầu và điểm cuối phải tương ứng với nhau. – F4: 1 lần để có giá trị tuyệt đối ( tuyệt đối được hiểu là cố định cột và cố định dòng) Ví dụ:$E$10: được hiểu là cố định cột E và cố định dòng 10 – F4: 2 lần để có giá trị tương đối cột và tuyệt đối dòng (được hiểu là cố định dòng và thay đổi cột) Ví dụ: E$10 thay đổi cột E cố định dòng 10

– F4$: 3 lần để có giá trị tương đối dòng và cố định cột (cố định cột thay đổ dòng) Ví dụ:$E10 cố định cột E và thay đổi dòng 10Bài tập thực hành: Sử dụng hàm sumif để lấy số lượng nhập, thành tiền nhập và số lượng xuất từ bảng Kê nhập xuất kho sang bảng tổng hợp nhập xuất tồn.

Công dụng: hàm sử dụng để kiểm tra điều kiện và trả lại một trong hai giá trị được chỉ ra trong công thức, Nếu điều kiện kiểm tra đúng thì trả lại giá trị 1, ngược lại thì trả lại giá trị 2.

7.1. Chỉnh sửa dữ liệu đã nhập – Chọn vùng hoặc ô muốn thay đổi kiểu dữ liệu – Chọn Home/chọn nút mở rộng Alignment: chọn vùng hoặc ô muốn thay đổi dữ liệu – Hoặc chọn home/chọn nút format painter

Khi cần xóa vùng dữ liệu cần thưc hiện các thao tác sau:

– Chọn vùng dữ liệu cần xoá – Vào home/chọn nút Clear mở rộng– Clear All: xóa tất cả dữ liệu– Clear formats: xóa định dạng(phông, cỡ, mầu chữ, căn lề)– Clear Contents: Xóa nội dung giữ nguyên định dạng– Clear Comments: Xóa chú thích

Muốn lọc dữ liệu phải bôi đen từ dòng muốn lọc tới hết cùng lọc, sau đó vào Data/chọn filter. Xuất hiện các mũi tên nhỏ màu trắng trên tiêu đề các cột trong vùng dữ liệu. Muốn lọc dữ liệu cột nào nhấn chuột tại mũi tên của cột đó.

– Sort A to Z: sắp xếp dữ liệu tăng dần– Sort Z to A: sắp xếp dữ liệu giảm dần– Sort by color: sắp xếp dữ liệu theo màu sắc– Text Filter: cho phép chọn theo điều kiện cần lọc– Equals: so sánh bằng– Does not Equals: So sánh không bằng– Begin With: bắt đầu với– Does not begin with: không bắt đầu với– End with: kết thúc với– Content: bao gồm– Muốn hủy lọc: vào data/chọn Filter.– Muốn nhả lọc để lọc điều kiện khác vào Select All hoặc Clear Filter From.

a. Chèn hàng, cột: Chọn home/chọn Inser – Chọn Insert Cells: để thêm ô – Chọn Insert Sheet Rows: thêm hàng – Chọn Insert Sheet Cloumns: thêm cột – Chọn Insert Sheet: thêm bảng tính

b. Xóa ô, hàng, cột– Chọn vùng dữ liệu cần xóa – Chọn home/Chọn Delete – Delete Cell: Xóa ô – Delete sheet Rows: xóa dòng – Delete sheet cloumns: xóa cột – Delete sheet: xóa toàn bộ bảng tính

c. Thay đổi độ rộng của cột: đưa con chuột tới đường viền phải của cột hoặc đường viền dưới của hàng cần thay đổi.d. Ẩn hiện hàng, cột, bảng tínhẨn– Chọn Home/format/chọn hide hoặc unhide – Hide cloumns: ẩn cột – Hide Rows: hàng – Hide Sheet: ẩn bảng tínhHiện– Chọn home/chọn format/Chọn hide hoặc unhide – Unhide cloumns: hiện cột – Unhide Rows:hiện hàng – Unhide Sheet: hiệnbảng tính

e. Định dạng ô:Chọn thay đổi phông chữ – Chọn vùng dữ liệu cần thay đổi phông chữ – Chọn home/chọn phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ. Màu chữ trực tiếp trên thanh menu nút lệnh. – Hoặc chọn home chọn font mở hộp thoại Format Cells. – Hộp thoại format Cells, thẻ fonts gồm: – Font: chọn các phông chữ – Font style: chọn kiểu chữ(nghiêng :Italic. Đậm Bold, gạch chân:Under line) – Size: chọn cỡ chữ – Color:màu chữ – OK.Tạo đường viền Chọn home/chọn thẻ Border Hoặc hộp thoại FormatCells, thẻ Border gồm: – Line Style: chọn kiểu đường viền ( nét đơn, đôi, đứt) – Color: chọn màu đường viền – None: xóa các đường viền trong vùng dữ liệu – Outline: tạo đường viền ngoài vùng dữ liệu – Inside: tạo đường viền trong vùng dữ liệu – Border: thêm, bỏ hoặc thay đổi các đường viền trên, dưới, trái, phải, chéo trái, chéo phải bằng các nút tương ứng.

g. Hợp ô tách ô Chọn home/Chọn merge – Merge & Center: hợp các ô được chọ thành một ô duy nhất và định dạng dữ liệu vào giữa ô. – Merge Across: Hợp các ô theo dòng – Unmerge Cells: tách ô đã đượ hợp

h. Đổi hướng chữ, căn lề dữ liệu trong ô Chọn Home/chọn các nút căn lề theo mong muốn trên thẻ Alignment/chọn thẻ Alignment Hộp thoại format Cells, thẻ Alignment gồm: Horizontal: căn lề theo chiều ngang General: giữ nguyên như khi nhập dữ liệu Left: căn lề theo mép trái Center: căn lề giữa Right: căn lề mép phải Fill: căn toàn ô bằng các ký tự trong ô đó Justifly: căn lề đều hai bên mép lề Center across selection: căn lề giữa qua một dãy ô – Vertical: căn lề theo chiều dọc (top;căn lề phía trên, Center căn giữa, Bottom: căn lề xuống phía dưới) – Wrap text; khi tích dấu check dữ liệu nhập vào nếu dài hơn độ rộng ô sẽ tự độn dàn thành nhiều dòng. – Merge Cells:trộn nhiều ô thành một ô duy nhất. – Orientation: chọn hướng xoay dữ liệu trong ô bằng cách dùng chuột kéo nút đỏ tới các góc mong muốn.

I. Chèn các ký tự đặc biệt – Chọn insert/chọn Symbol. Xuất hiện hộp thoại Symbol. – Hộp thoaị Symbol gồm các mục chức năng – Chọn phông chữ trong mục Font, trong mỗi bảng ký tự đặc biệt có nhiều ký tự khác nhau. Chọn ký tự cần dùng – Nếu cần chèn thêm nhiều ký tự khác nhau lần lượt thực hiện các thao tác: chọn ký tự cần sử dụng. Chọn nút insert cho đến khi chèn đủ các ký tự cần. Chọn nút Close đóng hộp thoại Symbol.

a. Chèn thêm bảng tính Nhấn chuột phải tại thanh Sheet Bar trên thẻ ghi tên bảng tính Chọn Insert/chọn Worksheet/chọn Okb. Xóa bảng tính Nhấn chuột phải tại thẻ ghi tên bảng tính cần xóa Chọn lệnh Delete/Chọn OK, bảng tính sẽ bị xóa khỏi tệp dữ liệu

c. Đổi Tên Bảng Tính Nhấn chuột phải vào thẻ ghi tên bảng tính, chọn lênh rename/ghi tên mới cho bảng tính.d. Di chuyển sao chép bảng tính– Nhấn chuột phải tại thẻ ghi tên bảng tính cần sao chép hoạc di chuyển/chọn lệnh Move or Copy – To Book: chọn tệp dữ liệu đích sẽ chứa kết quả sau khi di chuyển hoặc sao chép bảng tính. – Before sheet: chọn vị trí mới cho bảng tính trong tệp hiện thời đang làm việc Create a copy: nếu chọn là sao chép bảng tính, ngược lại là di chuyển bảng tính – Chọn Ok

e. Đổi màu tên bảng tính– Nhấn chuột phải tại thẻ ghi tên bảng tính/chọn Tab color/chọn màu sắc. Tên bảng tính sẽ được đổi màu như mong muốn.

g. Ẩn hiện bảng tính Ẩn bảng tính: Nhấn chuột phải tại thẻ ghi tên bảng tính cần ẩn/chọn Hide Hiện bảng tính: Nhấn chuột phải tại thẻ ghi tên bảng tính bất kỳ/chon Unhide/chọn tên bảng tính muốn hiện

– Chọn Page Layout/chọn Print Titles- Nhấn CTRL+F2 mở hộp thoại Print Preview – Print titles: nhập đại chỉ vùng cần in. Sử dụng khi cần in một vùng trong dữ liệu bảng tính – Print titles: Đối với các bảng dữ liệu lớn khi in trên nhiều trang, từ trang thứ hai trở đi dữ liệu được in sẽ không có tiêu đề bảng làm việc quản lý dữ liệu gặp khó khăn. Muôn tiêu đề lặp trên các trang in – Rows to repeat at top: chọn hàng cần lặp trên các trang – Chọn Office Button/ chọn Print/chọn Print Preview – Print: thực hiện lệnh in – Page Setup: thiết lập trang in – Zoom: chức năng phong to bảng dữ liệu ở kích cỡ bình thường hoặc thu nhỏ bange dữ liệu vừa độ rộng cửa sổ. – Next page: chuyển xem trang tiếp theo – Show Margins: điều chỉnh độ rộng lề giấy – Page Break Preview: cho phép đặt dấu ngắt trang, Định trỏ tại vị trí ngắt trang, nhấn chuột tại nút Page Dreak Preview. Dấu ngắt trang được thiết lập – Close Print Preview: đóng chế độ xem và trở về màn hình làm việc thông thường – Help:trợ giúp sử dụng chức năng tương ứng để thay đổi định dạng trang in theo mong muốn. – Chọn nút Close Print Preview hoặc tổ hợp phím CTRL+F2 để đóng chế độ xem trước khi in – Columns to repeat at left: chọn cột cần lặp trên các trang – Print Gridlines: cho phép in các đường lưới trong bảng

– Chọn Page layout, chọn nút Breaks

– Chọn insert page Break nếu muốn đặt dấu ngắt trang – CHọn Remove page Break nếu muốn hủy dấu ngắt trang – Chọn Reset All Page Breaks nếu muốn hủy tất cả các dấu ngắt trang đã đặt

Chọn nút OFFICE BUTTON/Chọn Print để mở hộp thoại PrintKhung Copies: số bản cần in.Sử dụng khi muôn in dữ liệu thành nhiều bản giống nhau.

Khung Printer: name chọn máy in cần sử dụng in Lưu ý: để in giấy A4 cần định dạng giấy như sau Khung Print range: chọn miền dữ liệu cần in All: in tất cả các trang Page from chúng tôi …. Chọn in số trang theo mong muốn. Ghi trang bắt đầu I tại mục from và trang kết thúc toKhung Print what: điều khiển in