Chúng ta có thể kết hợp sơ đồ cây với toán học trung học, công cụ đơn giản thường được sử dụng để tính xác suất và vạch ra một loạt các sự kiện. Tuy nhiên, chúng có thể hữu ích trong môi trường làm việc. Chúng có thể giúp bạn phân tích các lự chọn, giải quyết vấn đề, và suy nghĩ về những ý tưởng khác nhau với nhóm của bạn.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét sơ đồ cây là gì, và thảo luận nhiều cách để bạn áp dụng chúng.
Một sơ đồ cây là một mô tả trực quan các mối quan hệ bắt đầu từ trung tâm hoặc “thân cây”. Đây là vấn đề mà cần giải quyết hoặc ý tưởng bạn đang phân tích. Mỗi giải pháp hay sự kiện có thể là một nhánh, đi ra khỏi từ thân cây theo hướng đi lên hoặc đi xuống. Quyết định bổ sung, kết quả và ảnh hưởng tách ra từ mỗi “nhánh lớp thứ 2,” cho sơ đồ một cấu trúc cây.
Bạn có thể sử dụng sơ đồ cây để phá vỡ các chủng loại hoặc sự kiện xuống mức độ thấp hơn, chi tiết hơn. Điều này giúp đơn giản hóa vấn đề phức tạp (và các giải pháp được đề xuất), và làm nó dễ dàng hơn cho bạn để có cái nhìn tổng quan về các lựa chọn của mình.
Hình 1: Ví dụ sơ đồ hình cây
Tìm nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.
Phác họa các bước cần thiết để giải quyết một vấn đề hay thực hiện một kế hoạch.
Xác định phạm vi thực sự của một dự án.
Giải thích các bước hoặc chi tiết cho người khác.
Suy nghĩ về kết quả có thể có.
Sơ đồ cây cũng giúp bạn thay đổi suy nghĩ từ “bức tranh lớn” tới sự tinh tế của một vấn đề. Khi lần đầu tiên vẽ sơ đồ, bạn nhìn nhận vấn đề theo nghĩa rộng nhất của nó. Trọng tâm thu hẹp khi bạn vào các chi tiết. Sự thay đổi trong quan điểm đặc biệt hữu ích khi bạn đang phải đối mặt với vấn đề lớn hoặc đặc biệt phức tạp.
Sếp Minh yêu cầu đội nhóm cô cải thiện hiệu suất 20%. Cô vẽ sơ đồ cây nhằm chia nhỏ mục tiêu lớn thành các mục tiêu nhỏ, từ đó các thành viên trong nhóm có thể hiểu chính xác những việc họ cần làm.
Cô bắt đầu bằng cách viết mục tiêu chính:”thân cây” của sơ đồ.
Mỗi một ý tưởng được chia nhỏ hơn nữa, từ đó các thành viên trong nhóm hiểu rõ những điều họ cần làm. Brainstorming và thêm vào các nhánh sau:
Đào tạo chéo các thành viên trong nhóm: luân chuyển công việc, theo dõi công việc, chia sẻ công việc.
Có tổ chức: Đơn giản hóa hệ thống hồ sơ khách hàng, giảm lộn xộn trong văn phòng, đào tạo quản lý thời gian.
Minh và đội nhóm tiếp tục mở rộng sơ đồ cây, sử dụng các nhánh cuối cùng phân bổ cho thành viên cụ thể và thiết lập thời hạn. Sau đó, cô in nó để trong phòng nghỉ nhắc nhở tất cả mọi người những việc họ đang làm và ai là người chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ.
Có rất nhiều loại sơ đồ cây khác nhau và từng loại có ứng dụng cụ thể
Cây quyết định là một dạng phổ biến của sơ đồ cây. Với chúng, bạn xem xét từng phương án và tìm hiểu kết quả tiềm năng để xác định xem lựa chọn nào đem lại cân bằng tốt nhất giữa rủi ro và phần thưởng.
Luôn có hậu quả khi bạn đưa ra quyết định. Đôi khi là hậu quả tích cực, đôi khi là tiêu cực. Công cụ Bánh xe tương lai sử dụng một loại sơ đồ cây giúp bạn khám phá chúng.
Bạn cũng có thể sử dụng sơ đồ cây khi thực hiện Phân tích tác động để xác định các hậu quả tiêu cực có thể có của một thay đổi được đề xuất.
Giải quyết các vấn đề
Nếu bạn đang phải đối mặt với một vấn đề phức tạp, xác định nguyên nhân gốc rễ và đưa ra một giải pháp hiệu quả sẽ là một thách thức. Sơ đồ cây đặc biệt giúp bạn đơn giản hóa nhiệm vụ này.
Phân tích nguyên nhân và tác động sử dụng “sơ đồ xương cá”, là sơ đồ cây dạng ngang. Chúng cho phép bạn khám phá nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, xác định và phân tích tại sao một quá trình cụ thể không hiệu quả.
Sơ đồ cây các yếu tố quan trọng ảnh hưởng tới chất lượng giúp bạn xác định nhu cầu của khách hàng và khám phá các cách để đáp ứng các nhu cầu đó.
Dự đoán hành vi
Bạn có thể sử dụng sơ đồ cây để dự đoán hành vi. Ví dụ, chúng thường được sử dụng trong lý thuyết trò chơi để dự đoán phản ứng của đối thủ cạnh tranh trong một tình huống nhất định hoặc cách một cuộc đàm phán diễn ra. Trong bối cảnh này, bạn sử dụng “cây trò chơi” thể hiện “người tham dự” tại bất cứ bước nào có thể.
Làm thế nào để tạo một sơ đồ cây
Đây là một nhiệm vụ tương đối đơn giản, và có một số cách để làm điều đó.
Để vẽ sơ đồ cây bằng tay, bắt đầu từ phía bên trái tờ giấy (cây ngang) hoặc phía trên (cây thẳng đứng).
Viết vấn đề bạn đang giải quyết vào hình vuông hoặc hình tròn.
Sau đó, đi sâu vào cấp độ chi tiết. Ví dụ: nếu bạn đang cố gắng tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, hãy nghĩ xem điều gì gây ra vấn đề. Vẽ các dòng cho từng nguyên nhân có thể có và gắn nhãn một cách thích hợp.
Khi brainstorming tất cả các khả năng ở cấp độ này, hãy lần lượt xem xét từng ý tưởng. Sử dụng ví dụ giải quyết vấn đề của chúng tôi, bạn có thể đi sâu vào cấp độ chi tiết tiếp theo bằng cách đặt câu hỏi “Cái gì” hoặc “Tại sao”. Ví dụ: “Chúng ta cần làm gì để thực hiện điều này?” hoặc “Tại sao điều này xảy ra?”
Bạn có thể vẽ sơ đồ cây sử dụng Microsoft Word. Có rất nhiều mẫu miễn phí mà bạn có thể tải về, tự động hóa và đơn giản hóa quá trình này.
Bạn cũng có thể tải phần mềm, như hoặc add-in Microsoft Excel, như tạo ra sơ đồ toàn diện và chuyên nghiệp.
Lợi thế của việc sử dụng phần mềm này là bạn có thể chia sẻ sơ đồ đó với người khác một cách dễ dàng và nhanh chóng thay đổi hay thêm nhiều nhánh. Nó cũng cho phép bạn tạo sơ đồ chất lượng, chuyên nghiệp và chèn vào bài thuyết trình hoặc báo cáo.
Sử dụng ứng dụng trực tuyến
Ngoài ra còn có các ứng dụng trên web, chẳng hạn như và giúp bạn tạo và lưu sơ đồ cây trực tuyến. Những ứng dụng này hữu ích cho cộng tác đội nhóm, đặc biệt là khi bạn đang làm việc với một nhóm ảo hay làm việc tại nhà.
Sử dụng sơ đồ cây giải quyết vấn đề và ra quyết định bằng cách chia nhỏ thông tin xuống mức chi tiết. Chúng giúp bạn đơn giản hóa vấn đề phức tạp và giúp bạn dễ hình dung tất cả các tùy chọn.
Để vẽ sơ đồ cây, bắt đầu bằng cách viết vấn đề ở phía bên trái trang giấy đây là “thân cây”. Tiếp theo, xác định nhiệm vụ bạn cần thực hiện để đạt được mục đích; Mỗi nhiệm vụ nên có một nhánh riêng đi khỏi thân cây. Xem xét từng nhánh, tạo ra các nhánh con tới khi bạn không thể đơn giản hóa hoặc đi sâu thêm nữa.