Top 5 # Xem Nhiều Nhất Cách Vẽ Sơ Đồ Gantt Trong Word Mới Nhất 2/2023 # Top Like | Techcombanktower.com

Tổng Quan Sơ Đồ Gantt Và Hướng Dẫn Cách Vẽ Sơ Đồ Gantt Trong Excel

Sơ đồ Gantt (hay còn gọi là sơ đồ ngang Gantt, biểu đồ Gantt hay Gantt Chart) là loại sơ đồ dùng để trình bày các công việc, sự kiện theo thời gian. Sơ đồ sẽ gồm 2 phần chính: trục tung thể hiện tên các công việc và trục hoành thể hiện các mốc thời gian cho những công việc ấy. Nhìn vào một sơ đồ Gantt, bạn dễ dàng nắm bắt được các thông tin của từng đầu công việc và của cả dự án.

Chính vì cách bố trí thông tin đơn giản mà lại rõ ràng, trực quan nên nó đã trở thành công cụ hữu ích để lập kế hoạch, lên timeline thực hiện hoặc quản lý tiến độ dự án.

Khởi điểm của Gantt Chart

Cuối những năm 1800, kỹ sư người Ba Lan Karol Adamiecki đã phát triển sơ đồ luồng công việc trực quan mà ông gọi là “harmonogram”.

Vào khoảng năm 1910, Henry Gantt, một nhà tư vấn và kỹ sư quản lý đã đưa khái niệm của Adamiecki lên giai đoạn tiếp theo. Ông thiết kế biểu đồ để người giám sát sản xuất biết liệu công việc của họ được tiến hành trước hay sau thời hạn và đó chính là nền tảng của công cụ mà chúng ta sử dụng ngày nay.

Bạn có cần một sơ đồ Gantt không?

Sơ đồ Gantt bao gồm thanh ngang được sử dụng để minh họa dòng thời gian của dự án hoặc công việc. Mỗi thanh đại diện cho một bước trong quy trình với độ dài là biểu thị lượng thời gian mà bước đó cần để hoàn thành.

Sơ đồ Gantt là một lựa chọn tốt nếu như bạn cần:

Trực quan vạch ra một kế hoạch dự án và dòng thời gian: Sơ đồ Gantt rất tốt trong việc hiển thị những công việc sẽ được thực hiện, thời gian thực hiện và theo thứ tự nào, tạo ra sự rõ ràng trong kế hoạch và thời gian của dự án.

Ước tính thời gian và khối lượng công việc: Cho dù làm việc một mình hay cùng tập thể, biểu đồ Gantt cho biết bạn cần bao nhiêu thời gian và nguồn lực nhân sự để có thể phân bổ tài nguyên và sắp xếp thời hạn phù hợp.

Gantt chart là hình thức đơn giản nhất của một lịch trình dự án, là công cụ phù hợp nếu bạn muốn cung cấp cho nhân viên và đối tác một bản tóm tắt tổng thể về lịch trình dự án.

Tại sao sơ đồ Gantt lại trở nên phổ biến đến thế?

Vì những ưu điểm của nó

Sơ đồ Gantt là phương thức hoàn hảo để lập kế hoạch cho những dự án: phù hợp với những công việc đơn giản, ít chồng chéo nhau, dễ dàng xây dựng và làm cho người đọc dễ nhận biết công việc và thời gian thực hiện của các công tác; thấy rõ tổng thời gian thực hiện các công việc.

Quản lý cùng lúc nhiều thông tin

Chỉ với cách thức trình bày đơn giản gồm 2 trục làm việc chính, Gantt chart giúp bạn nắm được rõ các thông tin cần thiết của một dự án: ai là người chịu trách nhiệm thực thi, thời điểm bắt đầu và thời hạn hoàn thành của công việc, mối quan hệ giữa một công việc với toàn bộ tiến độ dự án.

⇒ Cách thể hiện trực quan, đơn giản nhưng rất dễ hiểu và nhanh chóng nắm được các thông tin chính.

Nâng cao năng suất

Các thông tin về người thực hiện công việc, tiến độ thực hiện công việc được công bố công khai, giúp từng cá nhân hiểu được sự quan trọng của từng mắt xích trong dự án. Việc này giúp các thành viên chủ động hoàn thành công việc bởi họ hiểu rằng: sự chậm trễ của mình chắc chắn sẽ ảnh hưởng tới tiến độ thực hiện của thành viên khác và của cả dự án.

⇒ Sự chủ động trong công việc và hoàn thành công việc với tinh thần trách nhiệm là một yếu tố thúc đẩy gia tăng năng suất.

Sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả

Giản đồ Gantt cung cấp cho người quản lý, lập kế hoạch dự án có một cái nhìn tổng quan về dự án. Điều này giúp cho họ biết phân phối công việc sao cho hiệu quả, đảm bảo các nguồn nhân lực được sử dụng hợp lý và tối ưu.

⇒ Hạn chế tình trạng quá tải công việc, đảm bảo chất lượng dự án

Tuy nhiên, Gantt chart lại có một vài nhược điểm

Phụ thuộc vào cấu trúc phân chia đã được xây dựng

Trong thực tế, nếu nhà quản lý cố gắng tạo cấu trúc phân chia công việc cùng lúc với việc xây dựng Gantt chart, họ có nguy cơ phải làm lại toàn bộ lịch biểu dự án – nếu có gì đó bị bỏ sót, thời lượng bị ước tính sai, hoặc một sai lầm nào đó khó tính toán được đến.

Chỉ hoạt động tốt với các dự án nhỏ

Khi thời lượng và tác vụ kéo dài qua một trang, Gantt chart bắt đầu mất dần chức năng của nó, vì sẽ rất khó để xem một dự án tổng quan trên màn hình máy tính. Đồng thời việc phải cập nhật thường xuyên cũng khiến nhà quản lý mất nhiều thời gian, đặc biệt với những dự án lên đến hàng trăm đầu việc.

Hơn nữa, biểu đồ Gantt không làm tốt trong việc mô tả sự phức tạp. Ví dụ: nếu một cột mốc có nhiều nhiệm vụ cần thiết để hoàn thành và mỗi nhiệm vụ đó có các nhiệm vụ phụ, biểu đồ Gantt không thể thể hiện được điều này. Vì lý do này, các nhà quản lý dự án không nên chỉ dựa vào biểu đồ Gantt cho nhu cầu quản lý dự án.

Sơ đồ Gantt không làm tốt với việc xử lý các ràng buộc của dự án .

Điều này là do trọng tâm chính của sơ đồ Gantt là thời gian.

Có 3 ràng buộc cơ bản trong một dự án: Thời gian, chi phí và phạm vi. Chi phí và phạm vi đầy đủ sẽ không thể mô tả được trên một sơ đồ Gantt. Đồng thời cũng khó nhận biết được cần phải ưu tiên thực hiện công việc nào nếu như sơ đồ có quá nhiều các công việc đan xen, liên tiếp nhau.

Cách tạo một sơ đồ Gantt trong quản lý dự án

Sơ đồ Gantt truyền thống được tạo bằng cách vẽ tay rất công phu, mỗi khi dự án có thay đổi thì cũng cần được sửa đổi hoặc vẽ lại. Điều này đã tạo nên một hạn chế lớn đối với việc ứng dụng Gantt chart. Tuy nhiên với sự ra đời của máy tính và các phần mềm, biểu đồ Gantt ngày nay có thể được khởi tạo, cập nhật và in ra một cách dễ dàng.

Bước 1: Xác định các đầu mục công việc cần thiết

Việc đầu tiên mà bạn cần làm đó là liệt kê tất cả các đầu mục công việc cần thiết để thực hiện dự án. Để xác định được các đầu mục công việc, hãy suy nghĩ về mục tiêu mà dự án bạn cần đạt, nhờ vậy kế hoạch mới thực sự mang lại sự hiệu quả. Sau khi có các danh sách công việc, bạn hãy xác định thời gian sớm nhất bắt đầu dự án và thời gian ước tính để thực hiện.

Bước 2: Xác định mối quan hệ giữa các công việc

Một trong những lợi ích của sơ đồ Gantt là nó biểu diễn được mối quan hệ giữa các công việc. Sau khi có đầu mục công việc, khoảng thời gian thực hiện, hãy xác định xem công việc nào cần phải hoàn thành mới có thể thực hiện được công việc kia. Những hoạt động phụ thuộc này được gọi là những công việc “tuần tự” hoặc “tuyến tính”.

Những công việc khác sẽ “song song” – nghĩa là chúng có thể được thực hiện cùng lúc với những công việc khác. Càng nhiều các công việc song song thì tiến độ dự án của bạn càng được rút ngắn.

Xác định những nhiệm vụ song song và tuần tự trong dự án. Trường hợp nhiệm vụ này phụ thuộc nhiệm vụ khác, hãy lưu ý mối quan hệ giữa chúng. Nó giúp bạn có nắm bắt sâu sắc hơn về cách tổ chức dự án và giúp ích khi bắt đầu mô tả lịch trình hoạt động trên biểu đồ.

Trong biểu đồ Gantt, có ba mối quan hệ chính giữa các nhiệm vụ tuần tự:

Start to Start (SS) – Nhiệm vụ SS không thể bắt đầu cho đến khi nhiệm vụ trước đó bắt đầu. Chúng bắt đầu sau.

Finish to Finish (FF) – Nhiệm vụ FF không thể kết thúc trước khi nhiệm vụ trước kết thúc. Chúng kết thúc sau.

Ngoài ra còn loại thứ tư, Start to Finish (SF), rất hiếm.

Bước 3: Biểu diễn sơ đồ Gantt

Vậy là bạn đã có các dữ liệu cần thiết, giờ là lúc biểu diễn sơ đồ. Bạn có thể vẽ biểu đồ Gantt bằng tay, Excel hoặc sử dụng các phần mềm chuyên nghiệp như: Gantto, Microsoft Project, Base Wework…

Một dự án khá phức tạp được trình bày trên Excel

Bước 4: Cập nhật tiến độ dự án

Hướng dẫn cách vẽ sơ đồ Gantt trong Excel

1. Chuẩn bị dữ liệu

Để bổ sung thêm cho phần Thực hiện dự án, chúng ta sẽ thêm cột % completion (tỷ lệ hoàn thành) trong bảng Thực hiện (actual), đồng thời thêm mục Days completed (số ngày đã thực hiện) trong Data Preparation trong đó:

Nếu Project timeline (thời gian dự án) cho mục Plan thì sẽ không tính Days completed

Nếu Project timeline là Actual thì Days completed = % completion * Days

Mục đích là để biết được thực tế đã hoàn thành bao nhiêu % so với tiêu chuẩn. Bảng dữ liệu sau khi hoàn thành sẽ như sau:

2. Các bước vẽ biểu đồ Gantt Chart

#1 Tạo mới 1 biểu đồ

Trong thẻ Insert trên thanh công cụ, chọn Chart/ Bar/ Stacked Bar

#2 Nạp dữ liệu vào biểu đồ

Trong thẻ Chart Tools (bấm vào biểu đồ vừa tạo sẽ xuất hiện thẻ Chart tools trên thanh công cụ) chọn mục Design, chọn tiếp Select Data

Trong Chart data range: Chọn vùng dữ liệu nạp vào Chart:

Thêm 1 vùng dữ liệu nữa là Start date: Trong phần Legend Entries (series) bấm Add

Tiếp theo chúng ta sẽ thay đổi thứ tự cho Start date đưa lên trước mục Days trong Legend Entries và Edit lại cho mục Horizontal (category) Axis Labels. Hoàn tất bước này chúng ta sẽ thu được biểu đồ như bên dưới:

#3 Sắp xếp thứ tự của task

Trong biểu đồ trên chúng ta thấy các Task đang sắp xếp thứ tự ngược so với mong muốn. Do đó chúng ta sẽ sắp xếp lại thứ tự này bằng cách:

#4 Chỉ giữ lại phần biểu đồ số ngày thực hiện cho các task

Trong biểu đồ trên, phần tô màu xanh chính là phần số ngày thực hiện cho các Task, còn phần tô màu vàng là tính từ mốc bắt đầu. Mốc này được Excel tự động gợi ý. Do đó mục đích của chúng ta khi vẽ biểu đồ Gantt chart để quản lý tiến độ dự án chính là chỉ hiển thị phần Số ngày thực hiện các Task.

#5 Thay đổi khoảng thời gian của biểu đồ

Khi vẽ biểu đồ dạng này, Excel sẽ tự động gợi ý cho chúng ta về khoảng thời gian. Tuy nhiên gợi ý này không phải lúc nào cũng chính xác. Do đó chúng ta sẽ cần điều chỉnh lại khoảng thời gian này cho sát với dự án mà chúng ta theo dõi.

Tuy nhiên khi chúng ta bấm chuột vào mục Ngày trong biểu đồ thì thấy:

Mục đích của chúng ta là thay đổi sang:

Nhập 2 ngày này vào vị trí bất kỳ trong Sheet, sau đó format cells cho 2 vị trí đó dưới dạng General chúng ta sẽ thấy giá trị ngày này được hiển thị dưới dạng con số. Nhập 2 số này vào phần trên ta được:

#6 Theo dõi tỉ lệ hoàn thành công việc

Để có thể theo dõi tỷ lệ hoàn thành công việc thì chúng ta phải biểu diễn phần Days completed vào trong biểu đồ và lồng vào trong phần Days. Để làm được điều này chúng ta sẽ thêm 1 đối tượng vào biểu đồ đó chính là Error Bar

Bấm chuột vào biểu đồ và chọn trong thẻ Chart Tools/ Design / Add Chart Element / Error Bars / More Error Bar Options …

Khi chọn More Error Bar Options sẽ xuất hiện mục Add Error Bars based on Series: Tức là Excel muốn hỏi chúng ta sẽ thêm dữ liệu Error Bar tính cho vùng dữ liệu nào. Ở đây chúng ta sẽ chọn cho Start date.

Trong mục Format Error Bars thiết lập như sau:

Sau đó chúng ta sẽ định dạng hiển thị cho vùng này như sau:

Như vậy là chúng ta đã có thể hoàn thành được biểu đồ quản lý dự án (hay còn gọi là Gantt chart – biểu đồ quản lý tiến độ dự án).

Excel có phải là lựa chọn tốt nhất cho Gantt chart?

Khi lựa chọn một công cụ để tạo sơ đồ Gantt, thông thường sẽ có 3 lựa chọn: Excel, phần mềm Gantt chart chuyên dụng, phần mềm quản lý dự án với module Gantt chart.

Excel là công cụ phổ biến nhất vì tính linh hoạt và gần gũi với người dùng. Ưu điểm chính của nó là khả năng tùy chỉnh dễ dàng. Tuy nhiên mặc dù là công cụ quen thuộc nhưng Excel lại có những nhược điểm rất lớn:

Giao diện khá cồng kềnh. Mất thời gian để tạo thủ công ra một dự án kể cả đơn giản hay phức tạp. Những hướng dẫn bên trên chỉ là các bước cơ bản, để biến dữ liệu bảng tính thành một công cụ theo dõi dự án trực quan thì người dùng cần những kỹ năng đặc biệt và chuyên môn hơn.

Một nhược điểm khác là chúng cần được cập nhật tiến độ thủ công mỗi khi mọi thứ thay đổi trong quá trình thực hiện dự án. Điều này khiến nhà quản lý và nhân viên mất đi tính linh động vì không có khả năng truy cập Excel mọi lúc mọi nơi.

Mỗi lần cập nhật phải báo cho mọi người biết vì không có tính năng thông báo.

Phần mềm biểu đồ Gantt chuyên dụng cũng là một tùy chọn hợp lý, được thiết kế có công năng riêng dành cho việc này nên nó cho phép bạn tạo sơ đồ cho tất cả các loại dự án. Tuy nhiên mọi chuyện sẽ chỉ tốt đẹp khi dừng lại ở giai đoạn lập kế hoạch của dự án. Khi quản lý các hoạt động và nhiệm vụ, nhà quản lý sẽ phải chuyển sang một nền tảng hoặc công cụ khác như giao tiếp, trao đổi về chất lượng kết quả của mỗi nhiệm vụ,.. Rất khó để nắm được nguồn làm việc thực sự của nhóm là ở đâu.

Một phần mềm quản lý dự án tích hợp giao diện Gantt chart là một lựa chọn hấp dẫn và thích hợp với nhà quản lý bởi vì nó cung cấp tất cả các công cụ bạn cần để quản lý dự án từ đầu đến cuối..

Ngoài tự động hiển thị công việc dưới sơ đồ Gantt, nhà quản lý có thể theo dõi dự án dưới nhiều góc nhìn khác như Kanban, Checklist,… Mỗi góc nhìn lại có những ưu nhược điểm, thể hiện được nhiều insight khác nhau.

Việc giao tiếp cũng linh hoạt hơn khi có thể trực tiếp trao đổi dưới mỗi nhiệm vụ

Hầu hết các nền tảng hiện đại đều không tốn kém và cung cấp giao diện đám mây thân thiện với người dùng.

Base Wework – phần mềm quản lý công việc và dự án tích hợp đầy đủ các tính năng giúp tối ưu hoá quá trình đánh giá nhân viên của nhà quản lý. Với Base Wework, công việc luôn được theo dõi sát sao trong bất kỳ thời gian nào, cho dù bạn đang ở đâu, có đang sử dụng máy tính hay điện thoại. Đó chính là công cụ hỗ trợ mà bạn cần đầu tư nếu muốn thức thời với công nghệ 4.0 trong doanh nghiệp. Nếu muốn tìm hiểu phần mềm của chúng tôi có thể giúp doanh nghiệp của bạn như thế nào, đăng ký để được tư vấn và sử dụng demo miễn phí ngay TẠI ĐÂY .

Sơ Đồ Gantt (Gantt Chart) Là Gì? Cách Lập Sơ Đồ Gantt

Khái niệm

Sơ đồ Gantt (còn gọi là sơ đồ ngang Gantt hay biểu đồ Gantt) trong tiếng Anh gọi là Gantt Chart.

Sơ đồ Gantt là một trong những công cụ cổ điển nhất mà vẫn được sử dụng phổ biến trong quản trị tiến độ thực hiện dự án.

Sơ đồ này được xây dựng vào năm 1915 bởi Henry L. Gantt, một trong những nhà tiên phong về quản trị khoa học. Trong sơ đồ Gantt, các công tác được biểu diễn trên trục tung bằng thanh ngang, thời gian tương ứng được thể hiện trên trục hoành.

Ví dụ minh họa

VD: Một nhà máy thép đang cố gắng tránh chi phí cho việc lắp đặt một thiết bị kiểm soát ô nhiễm không khí. Tuy nhiên để bảo vệ môi trường địa phương, các cơ quan có chức năng đã buộc nhà máy phải lắp hệ thống lọc không khí trong vòng 16 tuần. Nhà máy đã bị cảnh báo sẽ buộc phải đóng cửa nếu thiết bị này không được lắp đặt trong thời hạn cho phép.

Do đó, để đảm bảo hoạt động của nhà máy, giám đốc muốn hệ thống này phải được lắp đặt đúng thời hạn. Những công việc của dự án lắp đặt thiết bị lọc không khí này được trình bày trong bảng 1.

Sử dụng phương pháp sơ đồ Gantt để lập tiến độ cho dự án, ta nhận thấy rằng các công việc A-C-E-G-H nằm trên đường găng (đường găng là đường dài nhất, bất cứ sự chậm trễ của các công việc trên đường găng đều dẫn đến sự chậm trễ của dự án).

Các công việc B-D-F không nằm trên đường găng và chúng có thể dịch chuyển trong giới hạn cho phép mà không ảnh hưởng tới thời gian hoàn thành dự án. Do đó, ta có thể sắp xếp các công việc này theo phương thức triển khai sớm hoặc triển khai chậm.

– Phương thức triển khai sớm cho phép các công việc có thể bắt đầu sớm như có thể, miễn là không ảnh hưởng tới các công việc trước đó.

– Với phương thức triển khai chậm, các công việc có thể bắt đầu trễ hơn mà không ảnh hưởng tới thời gian hoàn thành dự án (Bảng 2). Độ lệch giữa thời điểm bắt đầu hoặc kết thúc của một công việc trong hai sơ đồ (nét chấm gạch) được gọi là thời gian dự trữ.

Ngoài ra, sơ đồ Gantt còn có thể được biểu diễn dưới dạng liên kết giữa các công việc.

Ưu, nhược điểm của sơ đồ Gantt

Sơ đồ Gantt tuy đơn giản nhưng là công cụ quan trọng cho phép các nhà quản trị dễ dàng xác định được những gì cần phải làm, những gì đã được thực hiện trước, sau hay đúng tiến độ.

Sơ đồ Gantt phù hợp với những công việc đơn giản, ít chồng chéo nhau, rất dễ xây dựng và làm cho người đọc dễ nhận biết công việc và thời gian thực hiện của các công tác; thấy rõ tổng thời gian thực hiện các công việc.

Tuy nhiên, sơ đồ Gantt không thể hiện được mối quan hệ giữa các công tác, không ghi rõ qui trình công nghệ. Trong dự án có nhiều công tác thì điều này thể hiện rất rõ nét. Sơ đồ Gantt chỉ phù hợp áp dụng cho những dự án có qui mô nhỏ, không phức tạp.

Sơ đồ trách nhiệm (Load Charts)

Sơ đồ trách nhiệm là biến tấu của sơ đồ Gantt. Trên cột dọc, thay vào việc liệt kê các công việc là liệt kê các nhân viên thực hiện công việc (hay các nguồn khác như máy móc, dụng cụ,…).

Sơ đồ trách nhiệm cho phép dễ dàng nhận ra thời gian không tải, hay biết được công suất sử dụng của loại nguồn đó. Loại sơ đồ này thường được sử dụng trong các bộ phận, khoa, ban,… ở các công sở, trường đại học, bệnh viện… để phân công nhiệm vụ cho các thành viên.

(Theo Giáo trình Quản trị kinh doanh, NXB Đại học Kinh tế quốc dân)

Lam Anh

Vẽ Sơ Đồ, Vẽ Sơ Đồ Trong Word, Sơ Đồ Tư Duy Trong Word 2022, 2013, 201

Word, Excel, PowerPoint ” Word

Vẽ sơ đồ tư duy trong Word là cách đơn giản nhất để vẽ sơ đồ tư duy. Là cách thô sơ nhất để tạo các sơ đồ tư duy, chủ yếu phục vụ học tập. Làm theo hướng dẫn sau đây để vẽ sơ đồ tư duy trong Word.

Sử dụng Word trong Office 2016 để vẽ sơ đồ tư duy là cách được dùng khi máy tính bạn quá yếu không thể cài đặt các phần mềm vẽ sơ đồ tư duy hoặc bạn chỉ cần các sơ đồ tư duy đơn giản. Không cần thiết phải sử dụng Microsoft Office 2016 vì những phiên bản Word 2003, Office 2007 đều có thể làm điều này.

Để viết được chữ trong sơ đồ tư duy Word, bạn cũng nên cài Font mặc định cho Word để làm việc hiệu quả hơn. Các Font chữ thường dùng là VnTime, Time New Roman … sẽ giúp các bạn nhập Text tiếng Việt vào trong sơ đồ tư duy. Để vẽ sơ đồ tư duy trong phần mềm soạn thảo văn phòng Microsoft Word, làm theo hướng dẫn sau.

Tải Word cho điện thoại

https://thuthuat.taimienphi.vn/ve-so-do-tu-duy-trong-word-5807n.aspx Ngoài Word, các bạn có thể vẽ sơ đồ tư duy bằng Edraw Mind Map – Đây là một trong những phần mềm hỗ trợ vẽ bản đồ tư duy khá hiệu quả trên máy tính

Cách vẽ sơ đồ tư duy bằng Edraw Mind Map Cách vẽ sơ đồ tư duy bằng Mindjet MindManager Vẽ sơ đồ tư duy môn Văn Top phần mềm vẽ sơ đồ tư duy trên máy tính, Laptop, iMindMap, Edraw Mind Map, XMind Cách vẽ sơ đồ trong Word 2010, sơ đồ quy trình, đoạn thẳng, tổ chức

vẽ sơ đồ tư duy trong word 2016

, vẽ sơ đồ tư duy trong word 2013, vẽ sơ đồ tư duy trong word 2010,

Cùng viết về đề tài chiến tranh vệ quốc nhưng nhà văn Nguyễn Thi lại có cách tiếp cận tương đối khác so với những nhà văn cùng thời, các bạn cùng đón đọc Sơ đồ tư duy nhân vật Chiến, ViệtSơ đồ tư duy Những đứa con trong gia đình để hiểu rõ hơn về điều đó.

Tin Mới

Cách thêm ngày, giờ vào Word 2019

Cách thêm ngày, giờ vào Word 2019 nằm trong bộ công cụ văn phòng Office 2019 là một thủ thuật đơn giản, hữu ích nhưng lại ít người biết. Tính năng này tự động cập nhật thời gian cho văn bản đúng với thời điểm thực tế, tiết kiệm công sức chỉnh sửa của người dùng.

Cách gõ văn bản nhanh hơn, tăng tốc độ gõ bàn phím máy tính

Đánh máy nhanh là điều mà ai cũng mong muốn trong thời 4.0 bởi vì nó cải thiện đáng kể hiệu suất công việc. Không phải ai cũng đạt được cảnh giới “gõ như máy” nhưng để nâng cao tốc độ thì hoàn toàn khả thi. Hiểu được

Giải Toán lớp 4 trang 175, bài 1, 2, 3 , 4, 5 SGK

Hướng dẫn giải toán lớp 4 trang 175 SGK Ôn tập về tìm hai số khi biết tổng và hiệu của hai số đó, giúp các em học sinh ôn tập kiến thức, luyện giải

Hướng Dẫn Cách Vẽ Sơ Đồ Trong Word

Flowchart (còn gọi là sơ đồ luồng, sơ đồ khối hoặc lưu đồ) là các công cụ tư duy trực quan mạnh mẽ, thường bị bỏ qua đối với các nhiệm vụ phi kỹ thuật. Có lẽ bởi vì flowchart ban đầu hoàn toàn là một kỹ năng kỹ thuật và thường xuất hiện trong các bản dự thảo của các nhà hoạch định công nghiệp. Với lập trình máy tính, nó trở nên phổ biến hơn.

Nhưng trên thực tế, flowchart không chỉ dành riêng cho kỹ thuật. Với một chút trí tưởng tượng, người dùng có thể đơn giản hóa cả công việc hoặc cuộc sống của mình. Một trong những công cụ đơn giản nhất có sẵn để tạo flowchart nhanh chóng là Microsoft Word.

Flowchart là gì?

Frank Gilbreth, một kỹ sư được cho là người đã tạo ra ” Process Flow Charts ” (Biểu đồ quy trình) đầu tiên vào năm 1921.

Flowchart là một sơ đồ dễ hiểu về bất kỳ quy trình nào, sử dụng đồ họa đơn giản để thể hiện sự bắt đầu, kết thúc và các giai đoạn khác nhau tuân theo một trật tự hợp lý. Mỗi bước trong quy trình được thể hiện bằng một biểu tượng duy nhất với tên ngắn gọn của từng bước trong quy trình. Các biểu tượng trong flowchart được liên kết với nhau bằng các mũi tên chỉ ra hướng đi của quy trình.

Như có thể thấy từ sơ đồ bên dưới, mỗi biểu tượng được chuẩn hóa cho một quy trình cụ thể.

Vì các biểu tượng tiêu chuẩn minh họa các bước, nên thật dễ dàng để tìm ra cách mọi yếu tố liên kết với nhau. Flowchart có thể được tùy chỉnh cho bất kỳ nhiệm vụ theo quy trình nào. Đó là lý do tại sao có rất nhiều loại flowchart nhưng về cơ bản thì chúng vẫn giống nhau.

Công dụng của flowchart

Vẻ đẹp của flowchart nằm ở sự đơn giản của chúng. Người dùng có thể sử dụng các ký hiệu cơ bản để vạch ra bất kỳ công việc nào và flowchart có thể được sử dụng cho các tình huống khác nhau. Có thể dễ dàng tạo flowchart theo cách thủ công hoặc sử dụng các công cụ vẽ biểu đồ tốt nhất.

Khi flowchart hoàn thành, bạn sẽ có cái nhìn tổng thể và nắm rõ toàn bộ quá trình. Quá trình vẽ flowchart giúp hiểu logic vấn đề và cung cấp thông tin chi tiết để làm cho mọi thứ tốt hơn.

Tóm lại, flowchart có những công dụng như:

Kiểm tra bất kỳ quá trình nào.

Truyền đạt các bước trong một quá trình cho những người khác.

Tổ chức quy trình bằng cách loại bỏ các bước dư thừa.

Xác định và khắc phục sự cố tiềm ẩn.

Cải thiện quy trình.

Flowchart cơ bản

Cách tạo flowchart trong Microsoft Word 2013, 2016 và 2019

Tất cả các công cụ cần thiết để tạo flowchart trong Microsoft Word 2013, 2016 hoặc 2019 nằm trong Drawing Tools. Nhưng trước tiên hãy thực hiện ba bước sơ bộ sau:

Tối đa hóa diện tích trang. Thu gọn Ribbon bằng cách nhấp vào mũi tên nhỏ hướng lên (hoặc nhấp Ctrl + F1) ở ngoài cùng bên phải để chỉ hiển thị tên tab.

Hiển thị Grid. Nhấp vào tab View và nhấp vào Gridlines. Công cụ Grid giúp căn chỉnh và định kích thước chính xác cho các biểu tượng trong flowchart khi người dùng gắn chúng vào các gridline (đường lưới).

Sử dụng Drawing Canvas. Chèn bất kỳ hình dạng hoặc hình vẽ nào trong một tài liệu Word sẽ tự động tạo ra một drawing canvas (khung vẽ). Người dùng sẽ phải thay đổi kích thước khung vẽ để toàn bộ sơ đồ nằm gọn trong khung.

Trang hỗ trợ của Microsoft cho biết, việc sử dụng các hình dạng khác nhau (như trong flowchart) đặc biệt hữu ích. Ngoài ra, người dùng có thể tùy chỉnh khung vẽ để tạo phông nền hấp dẫn cho flowchart của mình.

Bây giờ, hãy bắt đầu bằng công việc tỉ mỉ là chèn các hình dạng và kết nối tất cả chúng lại với nhau. Sẽ tốt hơn nếu người dùng vạch ra nó trên giấy trước, sau đó sử dụng Microsoft Word để cung cấp cho nó giao diện hoàn thiện. Một bản phác thảo thô giúp hình dung rõ hơn cách bố trí flowchart trên Word. Quá trình này rất đơn giản và việc đưa ra một số phác thảo sơ bộ sẽ giúp tiết kiệm khá nhiều thời gian.

1. Các biểu tượng được sắp xếp gọn gàng trong nhóm Flowchart.

2. Chọn hình dạng. Chẳng hạn, hình bầu dục có thể đại diện cho “Start”.

3. Nhấp vào khu vực canvas, giữ chuột trái và kéo để thêm hình dạng. Người dùng cũng có thể nhấp đúp vào bất kỳ hình dạng nào để tự động thêm nó vào canvas. Sau đó, di chuyển và thay đổi kích thước của hình dạng.

4. Thêm văn bản bằng cách nhấp vào hình dạng và thêm nhãn vào text box.

5. Kết nối hai hình dạng/biểu tượng bằng mũi tên hoặc dấu nối (connector). Có hai loại dấu nối cơ bản có sẵn trong danh sách drop-down Shapes là Elbow và Curved.

Lưu ý: Các dấu nối chỉ hoạt động giữa các hình được đặt trên khung vẽ.

Chẳng hạn, người dùng có thể di chuyển thủ công các dấu nối đến bất kỳ điểm kết nối nào (được biểu thị bằng các chấm nhỏ màu xanh trên hình dạng). Các điểm kết nối neo các dấu nối vào vị trí và người dùng có thể di chuyển các hình mà không làm mất các đầu nối. Điều này mang lại cho người dùng sự linh hoạt khi sửa đổi flowchart bằng cách di chuyển mọi thứ xung quanh theo ý muốn.

Có thể thêm từ bổ sung cho các dấu nối phân nhánh (chẳng hạn như từ Yes hoặc No ở những phần cần đưa quyết định) bằng cách chèn các text box dọc theo mũi tên của dấu nối. Người dùng cũng có thể sử dụng handle xoay để xoay text box.

Hướng dẫn vẽ hình trong Word 2007

Bước 3:

Bạn nhập chữ vào khung như bình thường. Sau đó bôi đen chữ và xuất hiện khung điều chỉnh cỡ chữ, font chữ, màu sắc cho chữ.

Hoặc chúng ta có thể sử dụng các khung điều chỉnh chữ trong tab Home trên thanh Ribbon.

Ở đây, chúng ta có tùy chọn Shape Fill để chọn màu chính cho hình vẽ, Shape Outline để chọn màu viền cho hình vẽ hoặc dải màu để chọn thiết kế có sẵn.

Việc còn lại là bạn hoàn thành sơ đồ hình khối theo yêu cầu của nội dung Word.

Mẹo để căn chỉnh hình dạng

Có một số cách để làm điều đó.

1. Cách được đề xuất là làm điều đó ngay lần đầu tiên. Sử dụng các gridline và vẽ chúng với chiều rộng đồng đều khi đặt trên khung vẽ.

2. Nhấp vào từng hình dạng riêng lẻ và kéo chúng đến vị trí mới. Nếu có nhiều hình dạng, điều này có thể rất tốn thời gian. Các gridline giúp giữ chúng nằm đúng chỗ.

3. Chọn tất cả các hình dạng muốn căn chỉnh. Trên tab Format, bấm vào menu drop-dowm Align. Chọn Align Selected Objects và sử dụng công cụ căn chỉnh để căn chỉnh các hình dạng tự động.

Mẹo để căn chỉnh flowchart

Sau khi sơ đồ đã được sắp đặt, người dùng có thể căn chỉnh sơ đồ cho phù hợp với trang.

1. Nhóm tất cả các hình dạng và dấu nối lại. Chọn tất cả các hình dạng và dấu nối. Trên tab Format, bấm vào menu drop-down Group và chọn Group.

2. Trong Align, kiểm tra xem mục Align to Margin đã được chọn chưa. Sau đó, nhấp vào Align Center và/hoặc Align Middle.

3. (Tùy chọn) Thay đổi kích thước khung vẽ bằng cách kéo các góc hoặc cạnh.

Tạo một flowchart tuyệt vời trong Word

Flowchart đầy màu sắc mà bạn đọc thấy ở trên chỉ đơn giản là một flowchart được định dạng nhiều hơn mà thôi. Định dạng flowchart trong Word phải là giai đoạn cuối cùng sau khi đã chèn, kết nối và gắn nhãn tất cả các hộp. Và tốt hơn là áp dụng đồng loạt chứ đừng định dạng một vài hình dạng riêng lẻ trong flowchart. Vì vậy, hãy chọn nhiều hình dạng và định dạng chúng cùng nhau.

Tất cả tùy thuộc vào sự sáng tạo của từng người và các công cụ cơ bản có trong tab Format trên Ribbon hoặc các tùy chọn chi tiết hơn có sẵn trên bảng điều khiển phụ.

Mở bảng điều khiển phụ bằng cách nhấp chuột phải vào hình và chọn Format Shape.

Có nhiều tùy chọn có sẵn để thiết kế các hình dạng và dấu nối:

Shape Styles: Một cách nhanh chóng để thêm màu hoặc tô màu cho hình dạng.

Shape Fills: Sử dụng các lựa chọn về màu sắc hoặc gradient (bảng màu). Đừng sử dụng quá nhiều cách phối màu.

Shape Outlines: Đặt thuộc tính hình ảnh cho các đường giới hạn. Ngoài ra, sử dụng nó để làm cho các dấu nối dày hơn hoặc mỏng hơn theo ý muốn.

Effects: Tạo chiều sâu cho hình dạng với hiệu ứng 3D, đổ bóng, v.v…

Như có thể thấy, có nhiều tùy chọn để hoàn thiện “diện mạo” cho một flowchart cơ bản. Việc này không dễ dàng nhưng nếu thành công flowchart của bạn sẽ trông vô cùng chuyên nghiệp.

Người dùng cũng có thể bắt đầu với một mẫu flowchart và tùy chỉnh nó theo nhu cầu.

Có nhiều cách để tạo flowchart, từ các công cụ giấy bút “khiêm tốn” cho đến các ứng dụng chuyên dụng như Visio của SmartDraw và Microsoft. Người dùng cũng có tùy chọn sử dụng add-in LucidChart trong Microsoft Word 2013, 2016 hoặc 2019. Nó có sẵn trên Microsoft Office Store và miễn phí cài đặt nhưng cũng có thể phải trả tiền.

Hiện nay, người dùng thường dành rất nhiều thời gian để sử dụng Microsoft Office. Vì vậy, việc biết được tất cả các “quyền năng” của nó có ý nghĩa vô cùng quan trọng.