Sơ đồ tổ chức là một đối tượng đồ hoạ được hỗ trợ bởi MS-Office. Sử dụng sơ đồ tổ chức để nhanh chóng tạo ra cây phân mức về sơ đồ tổ chức của một đơn vị nào đó.
Tạo ra một trang trình diễn mới với sơ đồ tổ chức
Kích chuột vào menu Insert, chọn New Slide.
Chọn kiểu bố cục Organization Chart trong hộp thoại Slide Layout và kích OK.
Kích đúp chuột vào biểu tượng trong trang trình diễn mới vừa được tạo ra này.
Nếu bộ MS-Office chưa được cài đặt đầy đủ thì một hộp thoại sẽ hiện lên hỏi người dùng có muốn cài đặt thêm không. Kích chuột vào nút Yes và cho đĩa CD bộ cài MS-Office 2000 vào ổ CD để cài đặt thêm.
Hộp thoại xuất hiện nếu máy tính chưa được cài Ms-Office 2000 đầy đủ
5) Khi bộ cài MS-Office đã được cài đặt đầy đủ, cửa sổ Organization Chart được mở ra cho phép soạn thảo mới một sơ đồ tổ chức.
Cửa sổ Microsoft Organization Chart
6) Nhập thông tin cho sơ đồ tổ chức:
Kích chuột vào các hình chữ nhật trong cửa sổ sơ đồ tổ chức, khi đó văn bản trong hình chữ nhật sẽ được bôi đen. Nhập văn bản vào bằng cách ghi đè lên văn bản hiện thời.
Dùng các phím mũi tên điều khiển trên bàn phím để di chuyển giữa các ô trong sơ đồ tổ chức.
7) Trong cửa sổ Microsoft Organization Chart, kích chuột vào menu File, chọn Close to Return to chúng tôi (trong đó chúng tôi là tên tệp tin bài trình diễn hiện tại) để đưa sơ đồ tổ chức vừa nhập thông tin vào bài trình diễn.
Kết quả trên trang trình diễn như sau:
Sơ đồ tổ chức trên trang trình diễn
Trong bộ MS-Office 2000, sơ đồ tổ chức không hỗ trợ việc soạn thảo tiếng Việt với bộ mã Unicode. Vì vậy để gõ tiếng Việt có dấu cần:
Thiết đặt mã TCVN-3 trong bộ gõ.
Kích chuột vào hình chữ nhật cần nhập văn bản, sau đó kích chuột vào menu Text và chọn Font… Chọn phông chữ là các phông .VnTime, .VnArial,…
2) Có một cách khác để thêm sơ đồ tổ chức vào trang trình diễn, cần thực hiện:
– Kích chuột vào trang trình diễn muốn thêm sơ đồ tổ chức
– Kích chuột vào menu Insert, chọn Picture và chọn Organization Chart từ menu con. Khi đó cửa sổ Microsoft Organization Chart được mở ra.
Bổ sung thêm, di chuyển, xoá bỏ các thành phần vào sơ đồ tổ chức
Trong một sơ đồ tổ chức có các hình chữ nhật biểu diễn các thành phần. Có một số thành phần cơ bản sau:
Các thành phần trong sơ đồ tổ chức
Thành phần quản lý (Manager): biểu diễn bằng một hình chữ nhật ở mức trên, (thành phần nhận báo cáo của thành phần cấp dưới). Biểu tượng trên nút lệnh
Thành phần cấp dưới (Subordinate): là thành phần sẽ gửi báo cáo cho thành phần quản lý. Biểu tượng trên nút lệnh
Thành phần cộng tác (Co-worker): là thành phần cùng tham gia vào một công việc của một nhóm. Biểu tượng trên nút lệnh hoặc
Thành phần trợ giúp (Assistant): Biểu tượng trên nút lệnh
Bổ sung thêm các thành phần vào sơ đồ tổ chức
Kích chuột vào biểu tượng nút lệnh các thành phần cần thêm vào sơ đồ.
Kích chuột vào thành phần đang có trong sơ đồ muốn nối với thành phần mới này.
Nhập văn bản vào cho thành phần mới vừa thêm.
Di chuyển một thành phần trong sơ đồ tổ chức từ vị trí này đến vị trí khác
Kích chuột vào thành phần cần di chuyển trong sơ đồ tổ chức (kích chuột vào đường biên của hình chữ nhật).
Nhấn phím trái chuột và kéo rê đến vị trí mới cần định vị thành phần này. Khi đó trỏ chuột sẽ chuyển thành hình 4 mũi tên.
Đến các vị trí mới, trỏ chuột sẽ được thay đổi biểu tượng 4 mũi tên thành một trong các biểu tượng: , , . Khi đó nhả chuột, thành phần này sẽ được chuyển đến vị trí mong muốn.
Xoá bỏ các thành phần đang có trong sơ đồ tổ chức
Kích chuột vào hình chữ nhật của thành phần cần xoá trong sơ đồ tổ chức.
Nhấn phím Detele trên bàn phím hoặc kích chuột vào menu Edit, chọn Clear.
Thay đổi kiểu sơ đồ tổ chức
Khi đang mở trang trình diễn, để mở sơ đồ tổ chức ra chỉnh sửa lại cần kích đúp chuột vào sơ đồ tổ chức trong trang trình diễn. Khi đó cửa sổ Microsoft Organization Chart được mở ra. Tại đây có thể thay đổi được kiểu sơ đồ tổ chức, màu sắc các thành phần…
Để thay đổi kiểu sơ đồ tổ chức cần thực hiện: trong cửa sổ sơ đồ tổ chức, kích chuột vào menu Style, sau đó kích chuột vào một kiểu sơ đồ tổ chức mong muốn.
Chọn kiểu sơ đồ tổ chức trong menu Styles