Sau bài này, bạn sẽ biết cách xác định vùng dữ liệu và vẽ đồ thị biểu diễn vùng dự liệu đó. Bạn cũng sẽ biết thêm các kiểu đồ thị Excel hỗ trợ cũng như cách áp dụng từng loại đồ thị cho từng trường hợp cụ thể.
1. Giới thiệu đồ thị
Đồ thị giúp trình bày các số liệu khô khan bằng việc vẽ thành các hình ảnh trực quan, dễ hiểu. Đồ thị được liên kết với dữ liệu của nó trong bảng tính, do đó khi thay đổi dữ liệu của nó trong bảng tính thì lập tức đồ thị sẽ thay đổi tương ứng theo. Trong Excel 2007 việc vẽ đồ thị chưa bao giờ dễ dàng và đẹp như bây giờ. Excel có rất nhiều kiểu đồ thị khác nhau phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau của rất nhiều loại đối tượng sử dụng bảng tính, chúng ta sẽ cùng nhau khám phá thế giới đồ thị của Excel trong bài học này.
Đồ thị là một đối tượng (object) của Excel, đối tượng này chứa các dữ liệu và biểu diễn thành hình ảnh với màu sắc và kiểu dáng rất phong phú. Nhìn chung, Excel 2007 có 2 loại đồ thị đó là đồ thị nằm trong WorkSheet (còn gọi là Embedded chart) và ChartSheet. Để chuyển đổi qua lại giữa 2 loại đồ thị này ta làm như sau:
2.1 Bước cơ bản để vẽ đồ thị
Bước 1: Chọn dữ liệu mà bạn muốn tạo biểu đồ, bao gồm các cột tiêu đề (tháng một, tháng hai, tháng ba) và tên của nhân viên bán hàng.
Nếu bạn muốn thay đổi các loại biểu đồ sau khi bạn tạo biểu đồ của bạn, nhấp chuột vào bên trong các biểu đồ. Trên tab Design, dưới Chart Tools, trong nhóm Type, bấm vào Change Chart Type và chọn một loại biểu đồ khác.
2.2 Ví dụ về vẽ một đồ thị trong Excel 2007 và các tình huống thường gặp
Phần này trình bày các bước vẽ đồ thị từ một bảng số liệu cho trước và một số tùy chọn của đồ thị. Kết quả nghiên cứu về sự thõa mãn của các nhóm khách hàng phân theo độ tuổi được cho như hình bên dưới, nếu chúng ta dùng kết quả này để báo cáo cũng không có vấn đề gì, tuy nhiên báo cáo sẽ sinh động và thuyết phục hơn nếu chúng ta biến các con số này thành đồ thị để được nhìn thấy một cách trực quan hơn.
Và được kết quả:
B5. Nếu thấy kiểu đồ thị trên không đẹp, chúng ta có thể đổi đồ thị sang kiểu khác bằng cách như sau: , hộp thoại Insert Chart hiển thi ̣ liệt kê toàn bộ các kiểuđồ thị mà Excel có tha hồ cho bạn lựa chọn.
3. Các thao tác trên đồ thị
3.1 Nhận biết các thành phần trên đồ thị Excel
Các thành phần thông dụng được chỉ ra trong bảng sau:
Trong đó:
Vertical axis title: Tiêu trục tung của đồ thị, xác định kiểu dữ liệu trình diễn trên trục tung.
Horizontal gridlines: Các dường lưới ngang.
Vertical gridlines: Các đường lưới dọc.
Trong đồ thị 3D còn có thêm các thành phần sau:
Back wall: Màu/ hình hền phía sau đồ thị.
Floor: Màu/ hình nền bên dưới đồ thị
Column depth: Độ sâu của các thành phần biểu diễn chuỗi số liệu dưới dạng 3-D.
3.2 Các thao tác với đồ thị
Chọn thành phần trên đồ thị
Cách dễ nhất là dùng chuột nhấp lên thành phần cần chọn, thành phần được chọn sẽ có 4 hoặc 8 nút xuất hiện bao quanh.
Khi đồ thị đã được chọn, chúng ta có thể dùng các phím mũi tên ← ↑ → ↓ để di chuyển đến các thành phần trong đồ thị.
Di chuyển đồ thị
Đồ thị là Embedded Chart, nhấp trái chuột lên đồ thi ̣ vùng Chart Area để chọn đồ thị di chuyễn, khi đó đầu con trỏ chuột có thêm ký hiệu mũi tên 4 chiều.
Giữ trái chuột và di chuyể n đồ thi ̣ đến nơi k hác.
Thay đổi kích thươc đồ thị
Đồ thị là Embedded Chart, nhấp trái chuột lên đồ thi ̣ vùng Chart Area để chọn đồ thị cần thay đổ i kích thươc, khi đó xung quanh đồ thi ̣ xuất hiện 8 nút nắm
Di chuyể n chuột vào các nút này, giữ trái chuột và kéo hướng vô tâm đồ thi ̣ để thu nhỏ và hướng ra ngoài để phóng to.
Sao chép đồ thị
Chọn đồ thị, dùng tổ hợp phímđể chép đồ thị vào bộ nhớ, rồi di chuyể n đến một ô nào đó trong bảng tính và nhấnđể dán đồ thị vào.
Xóa đồ thị
Chọn đồ thị sau đó nhấn phím Delete để xóa đồ thị. Để xóa Chart Sheet, trước tiên hãy chọn Chart Sheet, sau đó nhấp phải chuột và chọn Delete từ thực đơn ngữ cảnh hiện ra.
Thêm các thành phần của đồ thị Sắp xếp và xóa các thành phần của đồ thị
Một số thành phần trong đồ thị có thể di chuyển được như tựa đề, chú thích, nhãn. Muốn di chuyển thành phần nào trước tiên hãy dùng chuột chọn nó, sau đó nhấp và giữ trái tại cạnh của thành phần và kéo đến vị trí mới trong đồ thị.
Để xóa thành phần nào, bạn chỉ cần dùng chuột chọn thành phần đó và nhấn phím Delete.
In đồ thị
In đồ thị cũng giống như in các đối tượng khác của Excel lưu ý Print Preview trước khi in để đảm bảo trang in được trọn vẹn nội dung.
Nếu bạn muốn in đồ thị thành một trang riêng thì hãy chọn đồ thị và nhấp nút Print để in, khi đó Excel chỉ ra lệnh in đồ thị mà bạn đang chọn.
3.3. Hiệu chỉnh và định dạng đồ thị
Hiệu chỉnh Chart Area Hiệu chỉnh Flot Area
Xem ví dụ hình dưới:
Hiệu chỉnh tiêu đề đồ thị, chú thích, tiêu đề trục hoành và trục tung,…
Tùy theo kiểu đồ thị đang xử lý mà Excel cho phép bạn hiệu chỉnh các loại tiêu đề của kiểu đồ thị đó.
Value Axis
Hầu hết các đồ thị trình bày giá trị trên trục tung và phân nhóm trên trục hoành. Các bạn nên chọn thử để biết rõ hơn công dụng của các tùy chọn.
Values in reverse order Đảo thứ tự sắp xếp các giá trị trên trục
Logarithmic scale Chuyển các giá trị trên trục sang hệ logarith với cơ số do ta qui định tại Base (không thể dùng cho giá trị âm hay bằng 0)
Display units Chọn đơn vị hiển thị trên trục.
Show display units label on chart Cho hiển thị các nhãn đơn vị trên đồ thị
Major tick mark type Qui định cách hiển thị ký hiệu phân cách chính trên đồ thị.
None Không sử dụng
Inside Hiển thị phía bên trong trục
Outside Hiển thị phía bên ngoài trục
Cross Hiển thị cắt ngang trục
Minor tick mark type Qui định cách hiển thị ký hiệu phân cách phụ trên đồ thị.
Axis labels Xác định cách hiển thị các nhãn trên trục
None Không sử dụng
High Hiển thị phía bên phải trục
Low Hiển thị phía bên trái trục
Next to Axis Hiển thị kế bên trục (theo mặc định)
Horizontal axis crosses Các lựa chọn qui định cách mà trục tung cắt trục hoành (Đối với đồ thị 3-D đó chính là tùy chọn Floor crosses at)
Automatic Do Excel tự xác định.
Axis value Xác định giá trị mà các trục sẽ giao nhau
Maximum axis value Hai trục sẽ giao nhau tại giá trị lớn nhất trên trục (tung)
Category Axis
Interval between tick marks Xác định sự thể hiện các nhóm theo khoảng chia (có bao nhiêu nhóm trong một khoảng chia, thường là một nhóm).
Categories in reverse order Các nhóm thể hiện theo thứ tự ngược lại
Label distance from axis Xác định khoảng cách của nhãn so với trục
Axis Type Xác định loại trục sử dụng như Automatic, Text axis hoặc Date axis
Major tick mark type Qui định cách hiển thị ký hiệu phân cách chính trên đồ thị.
Minor tick mark type Qui định cách hiển thị ký hiệu phân cách phụ trên đồ thị.
Axis labels Xác định cách hiển thị các nhãn trên trục
Vertical axis crosses Các lựa chọn qui định cách mà trục tung cắt trục tung
Automatic Do Excel tự xác định.
At category number Xác định số nhóm mà tại đó các trục sẽ giao nhau
At maximum category Hai trục sẽ giao nhau tại giá trị lớn nhất trên trục
Time Scale Axis
Minimum Xác định giá trị (ngày) nhỏ nhất trên trục (ngày bắt đầu)
Maximum Xác định giá trị (ngày) lớn nhất trên trục (ngày kết thúc)
Major unit Xác định khoảng chia chính trên trục (đơn vị là ngày, tháng hay năm)
Minor unit Xác định khoảng chia phụ trên trục (đơn vị là ngày, tháng hay năm)
Base Unit Xác định đơn vị tính cho trục
Dates in reverse order Hiển thị theo thứ tự ngược lại trên trục
Axis Type Xác định loại trục sử dụng như Automatic, Text axis hoặc Date axis
Major tick mark type Qui định cách hiển thị ký hiệu phân cách chính trên đồ thị.
Minor tick mark type Qui định cách hiển thị ký hiệu phân cách phụ trên đồ thị.
Axis labels Xác định cách hiển thị các nhãn trên trục
Vertical Axis crosses Các lựa chọn qui định cách trục tung giao với trục hoành
Between dates Do Excel tự xác định
At date Giao nhau tại ngày do bạn nhập vào
At maximum date Giao nhau tại ngày lớn nhất (gần đây nhất) trên trục
3.4. Các thao tác với chuỗi số liệu trong đồ thị
Xóa bớt một chuỗi số liệu khỏi đồ thị
Chọn chuỗi số liệu trên đồ thị (Ví dụ: chọn đường cung)
Nhấn phím Delete trên bàn phím để xót chuỗi khỏi đồ thị
Thêm chuỗi mới vào đồ thị
Chọn đồ thị cần thêm chuỗi mới vào.
Nhấp nút Add, hộp thoại Edit Series xuất hiện
Đặt tên cho chuỗi mới tại Series Name (bằng tham chiếu hoặc nhập trực tiếp tên vào từ bàn phím) và chọn vùng chứa dữ liệu tại Series Values
Ngoài ra ta có thể thêm nhanh chuỗi mới vào đồ thị bằng cách chép (Ctrl+C) dữ liệu của nó vào bộ nhớ, sau đó chọn đồ thị và dán (Ctrl+V) vào đồ thị.
Thay đổi chuỗi số liệu
Cũng với ví dụ trên nhưng ta muốn chỉ vẽ cho 2 sản phẩm Giày và Dép
Chọn đồ thị cần chỉnh sửa
Chọn chuỗi cần chỉnh sửa, nhấp nút Edit, hộp thoại Edit Series xuất hiện
Chọn lại vùng dữ liệu mới tại Series Values. Làm tương tự cho các chuỗi số liệu khác.
Ngoài ra chúng ta có thể sử dụng hàm Series cho đồ thị. Cú pháp như sau:
= Series(series_name, category_labels, values, order, sizes)
Trong đó:
Series_name: (tùy chọn) tham chiếu đến ô chứa tên chuỗi, bạn có thể nhập văn bản trực tiếp vào nhớ đặt trong cặp nháy kép.
Category_labels: (tùy chọn) tham chiếu đến vùng chứa các nhãn cho các nhóm số liệu trên trục, nếu bỏ trống Excel tự đánh số các nhóm bắt đầu là số 1. Có thể nhập trực tiếp các nhãn vào ngăn cách nhau bằng dấu phẩy và đặt trong cặp ngoặc móc {}.
Values: (bắt buộc) tham chiếu đến vùng chứa số liệu của các chuỗi cần vẽ.
Order: (bắt buộc) Là số nguyên qui định thứ tự vẽ của các chuỗi (nếu đồ thị có nhiều hơn 1 chuỗi)
Sizes: (chỉ dùng cho đồ thị bong bóng – Bubble chart) Tham chiếu đến vùng chứa dữ liệu về kích thước của bong bóng trong đồ thị kiểu Bubble (sử dụng trong phân tích tài chính). Các giá trị có thể nhập trực tiếp ngăn cách nhau bằng dấu phẩy và đặt trong cặp ngoặc móc {}.
Thêm đường xu hướng vào đồ thị
Khi vẽ các đồ thị với dữ liệu theo thời gian chúng ta thường vẽ thêm đường xu hướng để biết được xu hướng trong tương lai của tập dữ liệu. Một tập số liệu có thể có nhiều đường xu hướng tùy theo cách phân tích của chúng ta. Để thêm đường xu hướng bạn vào:
3.5 Sao chép một biểu đồ sang Word
B1. Lựa chọn biểu đồ
B3. Chuyển sang tài liệu Word, và kích chuột vào nơi bạn muốn đặt biểu đồ
4. Vẽ nhiều kiểu biểu đồ khác nhau trong cùng trục tọa độ
Trong Excel cho phép bạn vẽ nhiều loại biểu đồ khác nhau trong cùng trục tọa độ.
Ví dụ bạn có dữ liệu từ tháng 1 tới tháng 12 bên cạnh có là những dữ liệu kế hoạch ban đầu và kế hoạch thực tế.
Bạn có thể tạo ra nhiều kiểu biểu đồ để dễ nhận dạng các kết quả kinh doanh. Theo hướng dẫn sau đây là vẽ biểu đồ hình cột và hình dây.
Đầu tiên tạo một biểu đồ. Bạn chọn tab Insert . Trong tab này có để cho phép lựa chọn các biểu đồ khác . Trong ví dụ này chọn hình đầu tiên của nhóm Column.
Khi đó trong màn hình Excel xuất hiện một khung hình trắng là nơi sẽ chữa biểu đồ . Bấm chuột phải vào khung hình này và chọn Select Data
Đánh dấu vùng dữ liệu ví dụ từ D6 tới D17 khi ấy bạn sẽ nhìn thấy như hình sau:
Khi bấm nút OK bạn sẽ lại thấy cửa sổ Select Data Source hiện ra . Nếu biểu đồ thứ nhất bạn làm chưa đúng có thể chọn lại bằng cách bấm Edit.
Và quá trình làm tiếp tương tự như từ hình 4 . Sau khi kết thúc quá trình thêm biểu đồ thứ hai ta sẽ thấy như hình dưới
Để thay đổi biểu đồ nào , ví dụ là , bạn bấm chuột phải vào biểu đồ này và chọn
Và lại chọn tiếp kiểu biểu đồ mà bạn muốn. Trong ví dụ chọn biểu đồ kiểu Line
Sau khi kết thúc việc lựa chọn bạn sẽ thấy như hình dưới:
5. Tạo biểu đồ đường Gantt cho quản lý dự án
Biểu đồ Gantt là loại biểu đồ được sử dụng rộng rãi trong quản lý dự án nó biểu diễn thời gian thực hiện nhiệm vụ trong dự án, giúp cho các nhà quản lý dự án theo dõi và quản lý công việc chơn chu hơn.
Nhìn vào biểu đồ gantt người quản lý dự án, cũng như các thành viên thực hiện dự án biết được:
Trình tự thực hiện mỗi nhiệm vụ.
Tiến độ dự án biết được mình đã làm được gì và tiếp tục phải thực hiện công việc đó thế nào, bởi vì mỗi công việc được giao phải hoàn thành trong thời gian đã định.
Thấy sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các công việc.
Đây là mẫu đồ thị Gantt mô tả quá trình thực hiện dự án được xây dựng từ kiểu đồ thị thanh ngang của Excel 2007, thể hiện thời gian bắt đầu và kết thúc của từng nhiệm vụ trong dự án.
Bước 1: Chọn dữ liệu bạn muốn lập biểu đồ. Ví dụ phạm vi A1:C6 theo hình dưới
6. Các kiểu đồ thị
Khi bạn tạo biểu đồ, bạn có rất nhiều tùy chọn. Dù bạn định dùng loại biểu đồ được gợi ý cho dữ liệu của bạn hoặc loại biểu đồ mà bạn sẽ chọn từ danh sách tất cả các biểu đồ, bạn cũng nên biết qua về từng loại biểu đồ.
6.1 Biểu đồ cột
Dữ liệu được sắp xếp theo các cột hoặc các hàng trên bảng tính có thể được biểu thị bằng biểu đồ cột. Một biểu đồ cột thường biểu thị các thể loại dọc theo trục ngang (thể loại) và các giá trị dọc theo trục dọc (giá trị), giống như trong biểu đồ sau:
6.2 Biểu đồ đường
Dữ liệu được sắp xếp theo các cột hoặc các hàng trên bảng tính có thể được biểu thị bằng biểu đồ đường. Trong biểu đồ đường, dữ liệu thể loại được phân bổ đều dọc theo trục ngang và tất cả các dữ liệu giá trị được phân bổ đều dọc theo trục dọc. Các biểu đồ đường có thể biểu thị các dữ liệu liên tục theo thời gian trên trục được chia độ đều và vì vậy rất phù hợp để biểu thị các khuynh hướng dữ liệu tại các khoảng thời gian bằng nhau như tháng, quý hoặc năm tài chính.
GHI CHÚ
Bạn nên sử dụng biểu đồ đường khi có nhiều chuỗi dữ liệu trong biểu đồ – nếu bạn chỉ có một chuỗi dữ liệu, hãy cân nhắc thay thế bằng biểu đồ tán xạ.
Biểu đồ đường xếp chồng bổ sung thêm dữ liệu mà có thể bạn không mong muốn. Không dễ quan sát các đường xếp chồng lên nhau, vì vậy hãy cân nhắc sử dụng một loại biểu đồ đường khác hoặc biểu đồ vùng xếp chồng thay thế.
6.3 Biểu đồ hình tròn
Dữ liệu được sắp xếp theo một cột hoặc một hàng trên trang tính có thể được biểu thị bằng biểu đồ hình tròn. Biểu đồ hình tròn biểu thị kích cỡ các mục trong một chuỗi dữ liệu, tỷ lệ với tổng số các mục. Các điểm dữ liệu trong biểu đồ hình tròn được biểu thị dưới dạng phần trăm của toàn bộ hình tròn.
Cân nhắc sử dụng biểu đồ hình tròn khi:
6.4 Biểu đồ vành khuyên bị cắt
Dữ liệu được sắp xếp chỉ theo các cột hoặc các hàng trên bảng tính có thể được biểu thị bằng biểu đồ vành khuyên bị cắt. Giống như biểu đồ hình tròn, biểu đồ vành khuyên bị cắt biểu thị mối quan hệ giữa các phần với tổng số, nhưng nó có thể bao gồm nhiều chuỗi dữ liệu.
6.5 Biểu đồ thanh
Cân nhắc sử dụng biểu đồ thanh khi:
6.6 Biểu đồ vùng
Dữ liệu được sắp xếp theo các cột hoặc các hàng trên bảng tính có thể được biểu thị bằng biểu đồ vùng. Các biểu đồ vùng được sử dụng để biểu thị sự thay đổi theo thời gian và hướng sự chú ý đến tổng giá trị qua một khuynh hướng. Bằng cách biểu thị tổng giá trị, một biểu đồ vùng cũng biểu thị mối quan hệ của các phần so với tổng thể.
6.7 Biểu đồ XY (phân tán) và biểu đồ bong bóng
Dữ liệu được sắp xếp theo các cột hoặc các hàng trên bảng tính có thể được biểu thị bằng biểu đồ xy (phân tán). Đặt các giá trị x theo hàng hoặc cột, sau đó nhập các giá trị y tương ứng vào các hàng hoặc cột liền kề.
Một biểu đồ tán xạ có hai trục giá trị: trục giá trị ngang (x) và dọc (y). Nó kết hợp các giá trị x và y vào trong các điểm dữ liệu duy nhất và hiển thị chúng theo những khoảng hoặc cụm không đều. Biểu đồ tán xạ thường được sử dụng để biểu thị và so sánh các giá trị số như các dữ liệu khoa học, thống kê và kỹ thuật.
Cân nhắc việc sử dụng biểu đồ tán xạ khi:
6.8 Biểu đồ bong bóng
Cũng giống như biểu đồ tán xạ, một biểu đồ bong bóng bổ sung thêm một cột thứ ba để định rõ kích cỡ bong bóng mà nó dùng để biểu thị cho các điểm dữ liệu trong chuỗi dữ liệu.
6.9 Biểu đồ chứng khoán
Dữ liệu được sắp xếp theo các cột hoặc các hàng theo một trình tự cụ thể trên trang tính có thể được biểu thị bằng biểu đồ chứng khoán. Đúng như tên gọi, biểu đồ chứng khoán dùng để minh họa những dao động lên xuống của giá cổ phiếu. Tuy nhiên, biểu đồ này cũng có thể minh họa sự lên xuống của các dữ liệu khác, như lượng mưa hàng ngày hoặc nhiệt độ hàng năm. Hãy đảm bảo rằng bạn sắp xếp dữ liệu theo đúng trật tự để tạo một biểu đồ chứng khoán.
Ví dụ, để tạo một biểu đồ chứng khoán cao – thấp – đóng cửa dạng đơn giản, hãy sắp xếp dữ liệu với các tiêu đề cột Cao, Thấp và Đóng cửa theo đúng trật tự đó.
6.10 Biểu đồ bề mặt
Dữ liệu được sắp xếp theo các cột hoặc các hàng trên bảng tính có thể được biểu thị bằng biều đồ bề mặt. Biểu đồ này rất hữu ích khi bạn muốn tìm cách kết hợp tối ưu giữa các tập hợp dữ liệu. Giống như trong bản đồ địa hình, màu sắc và kiểu dáng sẽ cho biết các khu vực thuộc cùng một phạm vi giá trị. Bạn có thể tạo một biều đồ bề mặt khi cả thể loại và chuỗi giá trị đều là các giá trị số.
6.11 Biểu đồ radar
Dữ liệu được sắp xếp theo các cột hoặc các hàng trên bảng tính có thể được biểu thị bằng biểu đồ radar. Biểu đồ radar so sánh các giá trị tổng hợp của một vài chuỗi dữ liệu.
6.12 Biểu đồ kết hợp
Dữ liệu được sắp xếp theo các cột và các hàng có thể được biểu thị bằng biểu đồ kết hợp. Biểu đồ kết hợp phối hợp hai hay nhiều loại biểu đồ với nhau nhằm giúp biểu thị dữ liệu sao cho dễ hiểu hơn, đặc biệt khi nguồn dữ liệu quá đa dạng. Được biểu thị với một trục phụ, biểu đồ này sẽ càng dễ đọc hơn. Trong ví dụ này, chúng tôi đã sử dụng biểu đồ cột để biểu thị số lượng nhà bán được giữa tháng 1 và tháng 6 rồi sau đó sử dụng biểu đồ đường để giúp độc giả dễ dàng xác định được doanh thu trung bình hàng tháng.
7. Vẽ hình trong Excel
Các công cụ này sử dụng tương tự như trong Word 2007 nên các bạn xem bài sau: Cách trình bày văn bản đẹp
Nếu bạn muốn cảm ơn, vui lòng sử dụng các icon Facebook phía dưới cùng để chia sẻ cho bạn bè mình. Đó là cách để giới thiệu cũng như giúp chúng tôi phát triển.