Cập nhật nội dung chi tiết về Phương Pháp Và Kỹ Năng Soạn Thảo Văn Bản mới nhất trên website Techcombanktower.com. Hy vọng thông tin trong bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu ngoài mong đợi của bạn, chúng tôi sẽ làm việc thường xuyên để cập nhật nội dung mới nhằm giúp bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.
Hệ thống văn bản của Đoàn gồm toàn bộ các loại văn bản của Đoàn được sử dụng trong hoạt động của hệ thống tổ chức Đoàn từ Trung ương đến cơ sở.
II- Các loại văn bản thường được sử dụng
Thể loại văn bản là tên gọi của từng loại văn bản, phù hợp với tính chất, nội dung và mục đích ban hành của văn bản.
1. Các văn bản có tính pháp quy
1.1. Nghị quyết:
Là văn bản ghi lại các quyết định được thông qua tại đại hội, hội nghị cơ quan lãnh đạo Đoàn về đường lối, chủ trương, chính sách, kế hoạch hoặc các vấn đề cụ thể.
1.2. Quyết định:
Quyết định có tính lãnh đạo, chỉ đạo như nghị quyết nhưng thể hiện thành các điều khoản cụ thể và có khi được dùng để ban hành hoặc bãi bỏ các quy chế, quy định, quyết định cụ thể về chủ trương, chính sách, tổ chức bộ máy, nhân sự thuộc phạm vi quyền hạn của tổ chức, cơ quan Đoàn.
1.3. Chỉ thị:
Là văn bản dùng để chỉ đạo các cấp bộ Đoàn, tổ chức cơ quan Đoàn cấp dưới thực hiện các chủ trương, công tác hoặc một số nhiệm vụ cụ thể.
1.4. Thông tri:
Thông tri là văn bản chỉ đạo, giải thích hướng dẫn các cấp bộ Đoàn, tổ chức cơ quan Đoàn cấp dưới thực hiện nghị quyết, quyết định, chỉ thị … của cấp bộ Đoàn cấp trên, của Đảng, Nhà nước hoặc thực hiện một nhiệm vụ cụ thể.
1.5. Quy định:
Là văn bản xác định các nguyên tắc, tiêu chuẩn, thủ tục và chế độ cụ thể về một lĩnh vực công tác nhất định cả cấp bộ Đoàn, tổ chức, cơ quan lãnh đạo Đoàn hoặc trong hệ thống các cơ quan chuyên môn có chức năng, nhiệm vụ.
1.6. Quy chế:
Là văn bản xác định các nguyên tắc, trách nhiệm, quyền hạn, chế độ và lề lối làm việc của tổ chức cơ quan lãnh đạo Đoàn.
1.7. Thể lệ:
Là văn bản quy định về chế độ, quyền hạn, nghĩa vụ, phương thức tổ chức của một bộ phận trong tổ chức Đoàn, Hội (Thể lệ cuộc thi tìm hiểu…) thường được ban hành độc lập hoặc kèm theo sau một quyết định sau khi đã được thỏa thuận, thống nhất.
2. Các văn bản hành chính thông thường
2.1. Thông báo:
Là văn bản truyền đạt kịp thời một quyết định hoặc kết quả sự việc đã được tiến hành.
2.2. Báo cáo:
Là văn bản phản ánh toàn bộ hoạt động và những kiến nghị của mình hoặc tường trình về một vấn đề, một công việc cụ thể nào đó hoặc xin ý kiến chỉ đạo.
2.3. Chương trình:
Là văn bản để xác định trọng tâm, nội dung, giải pháp trong một khoảng thời gian nhất định và công tác tổ chức thực hiện của cấp bộ Đoàn về một chủ trương công tác của Đoàn.
2.4. Hướng dẫn:
Là văn bản giải quyết chỉ dẫn cụ thể việc tổ chức thực hiện văn bản hoặc chủ trương của cấp bộ Đoàn hoặc của cơ quan lãnh đạo Đoàn cấp trên.
2.5. Kế hoạch:
Là văn bản dùng để xác định mục đích yêu cầu, chỉ tiêu của nhiệm vụ cần hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định và các biện pháp về tổ chức, nhân sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó.
2.6. Tờ trình:
Là văn bản dùng để thuyết trình tổng quát về một đề án, một vấn đề, một dự thảo văn bản để cấp trên xem xét, quyết định.
2.7. Lời kêu gọi:
Là văn bản dùng để yêu cầu hoặc động viên cán bộ, sinh viên thực hiện một nhiệm vụ hoặc hưởng ứng một chủ trương có ý nghĩa chính trị.
2.8. Đề án:
Là văn bản dùng để trình bày có hệ thống về một kế hoạch, giải pháp, giải quyết một nhiệm vụ, một vấn đề nhất định để cấp có thẩm quyền phê duyệt.
2.9. Công văn:
Là văn bản dùng để truyền đạt, trao đổi các công việc cụ thể trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của tổ chức, cơ quan Đoàn.
2.10. Biên bản:
Là văn bản ghi chép diễn biến, ý kiến phát biểu và ý kiến kết luận của đại hội Đoàn, các hội nghị hoặc các cuộc họp Đoàn.
3. Các loại giấy tờ hành chính
3.1. Giấy giới thiệu:
Cấp cho đại diện được ủy quyền để liên hệ, giao dịch, giải quyết công việc. Thường dùng mẫu in sẵn.
3.2. Giấy chứng nhận (hoặc xác nhận, thẻ chứng nhận):
Cấp cho người đã hoàn thành chương trình, lớp tập huấn hoặc đạt giải thưởng của Đoàn…
3.3. Giấy đi đường (Công lệnh):
Cấp cho đại diện được đi công tác để liên hệ, giải quyết công việc, chỉ đạo kiểm tra chương trình công tác nhằm xác định hoặc chứng nhận người đó đã đến địa điểm công tác… Thường dùng mẫu in sẵn.
III. Phương pháp soạn thảo một số văn bản thường dùng:
1. Soạn thảo báo cáo:
1.1. Những yêu cầu khi soạn thảo báo cáo:
a) Đảm bảo trung thực, chính xác.
b) Nội dung báo cáo phải cụ thể, có trọng tâm, trọng điểm.
c) Báo cáo phải kịp thời.
1.2. Các loại báo cáo:
a) Báo cáo tuần, tháng, quý.
b) Báo cáo 6 tháng, 1 năm hoặc 1 năm học, nhiệm kỳ.
c) Báo cáo bất thường, đột xuất.
d) Báo cáo chuyên đề.
e) Báo cáo hội nghị.
1.3. Phương pháp viết một bản báo cáo:
a) Công tác chuẩn bị:
– Xác định mục đích yêu cầu của báo cáo.
– Xây dựng đề cương khái quát, đề cương chi tiết.
– Phần nội dung thường có 3 phần sau:
+ Phần 1: Nêu thực trạng tình hình hoặc mô tả sự việc, hiện tượng xảy ra.
+ Phần 2: Phân tích nguyên nhân, điều kiện của sự việc, hiện tượng, đánh giá tình hình, xác định những công việc cần tiếp tục giải quyết.
+ Phần 3: Nêu phương hướng nhiệm vụ, biện pháp chính để tiếp tục giải quyết, cách tổ chức thực hiện.
– Thu thập thông tin, tư liệu để đưa vào báo cáo.
– Chọn lọc tài liệu, tổng hợp sự kiện và số liệu phục vụ các yêu cầu trọng tâm của báo cáo.
– Đánh giá tình hình qua tài liệu, số liệu một cách khái quát.
– Dự kiến những đề xuất kiến nghị với cấp trên.
b) Xây đựng đề cương chi tiết:
– Mở đầu:
Nêu những điểm chính về nhiệm vụ, chức năng của tổ chức mình, về chủ trương công tác do cấp trên hướng dẫn hoặc việc thực hiện kế hoạch công tác của đơn vị mình. Đồng thời nêu những điều kiện, hoàn cảnh có ảnh hưởng lớn đến việc thực hiện chủ trương công tác nêu trên.
– Nội dung chính:
+ Kiểm điểm những việc đã làm, những việc chưa hoàn thành.
+ Những ưu, khuyết điểm trong quá trình thực hiện.
+ Xác định nguyên nhân chủ quan, khách quan.
+ Đánh giá kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm.
– Kết luận báo cáo:
+ Phương hướng nhiệm vụ trong thời gian tới.
+ Các giải pháp chính để khắc phục các khuyết, nhược điểm.
+ Các biện pháp tổ chức thực hiện.
+ Những kiến nghị với cấp trên.
+ Nhận định những triển vọng.
c) Viết dự thảo báo cáo:
– Báo cáo nên viết bằng ngôn ngữ phổ cập, nêu các sự kiện, nhận định, đánh giá, có thể dùng các số liệu để minh họa, trình bày theo lối biểu mẫu, theo sơ đồ và các bản đối chiếu nếu xét thấy dễ hiểu và ngắn gọn.
– Không vận dụng lối hành văn cầu kỳ.
d) Đối với báo cáo quan trọng:
Cần tổ chức cuộc họp hoặc hội nghị để lấy ý kiến đóng góp bổ sung, sửa đổi bản dự thảo báo cáo cho thống nhất và khách quan hơn.
e) Trình lãnh đạo duyệt:
Đối với báo cáo gửi lên cấp trên, báo cáo trong hội nghị, báo cáo chuyên đề cần phải có sự xét duyệt của lãnh đạo trước khi gửi đi nhằm thống nhất với các quyết định quản lý và các thông tin khác mà người lãnh đạo chủ chốt đã cung cấp cho cấp trên hoặc hội nghị.
2. Soạn thảo công văn:
2.1. Những yêu cầu khi soạn thảo công văn:
– Công văn là tiếng nói của cơ quan chứ không bao giờ là tiếng nói của riêng cá nhân nào, dù là thủ trưởng. Vì vậy, nội dung chỉ nói đến công vụ, ngôn ngữ chuẩn xác, nghiêm túc, có sức thuyết phục cao, không dùng ngôn ngữ mang màu sắc cá nhân, hoặc trao đổi những việc mang tính riêng trong công văn.
2.2. Xây dựng bố cục một công văn:
Công văn thường có các yếu tố sau:
+ Địa danh và thời gian gửi công văn.
+ Tên cơ quan chủ quản và cơ quan ban hành công văn.
+ Chủ thể nhận công văn.
+ Số và ký hiệu công văn.
+ Trích yếu nội dung công văn.
+ Chữ ký, đóng dấu.
+ Nơi nhận.
2.3. Phương pháp soạn thảo nội đung công văn:
Nội dung công văn gồm 3 phần:
+ Đặt vấn đề
+ Giải quyết vấn đề.
+ Kết luận vấn đề.
– Cách viết phần viện dẫn: Phần này phải nêu rõ lý do tại sao, dựa trên cơ sở nào để viết công văn. Có thể giới thiệu tổng quát nội dung vấn đề đưa ra làm rõ mục đích, yêu cầu.
– Cách viết phần nội dung, chính là nhằm nêu ra các phương án giải quyết vấn đề đã nêu:
+ Xin lãnh đạo cấp trên về hướng giải quyết.
Phải sử dụng văn phong phù hợp với từng thể loại công văn, có lập luận chặt chẽ bảo vệ các quan điểm đưa ra. Đối với từng loại công văn có những cách thể hiện đặc thù.
+ Công văn đề xuất thì phải nêu lý do xác đáng, lời văn chặt chẽ, cầu thị.
+ Công văn tiếp thu phê bình đúng sai cũng phải mềm dẻo, khiêm tốn, nếu cần thanh minh phải có dẫn chứng bằng sự kiện thật khách quan, có sự đề nghị xác minh kiểm tra qua chủ thể khác.
+ Công văn từ chối thì phải dùng ngôn ngữ lịch sự và có sự động viên cần thiết.
+ Công văn đôn đốc thì phải dùng lời lẽ nghiêm khắc nêu lý do kích thích sự nhiệt tình, có thể nêu khả năng xảy ra những hậu quả nếu công việc không hoàn thành kịp thời.
+ Công văn thăm hỏi thì trong ngôn ngữ phải thể hiện sự quan tâm chân thành, không chiếu lệ, sáo rỗng.
– Cách viết phần kết thúc công văn:
3. Soạn thảo Tờ trình:
3.1. Những yêu cầu khi soạn thảo tờ trình:
– Phân tích căn cứ thực tế làm nổi bật được các nhu cầu bức thiết của vấn đề cần trình duyệt.
– Nêu các nội dung xin phê chuẩn phải rõ ràng, cụ thể.
– Các ý kiến phải hợp lý, dự đoán, phân tích được những phản ứng có thể xảy ra xoay quanh đề nghị mới.
– Phân tích các khả năng và trình bày khái quát các phương án phát triển thế mạnh, khắc phục khó khăn.
3.2. Xây dựng bố cục tờ trình:
Thiết kế bố cục thành 3 phần:
– Phần 1: Nêu lý do đưa ra nội dung trình duyệt.
– Phần 2: Nội dung các vấn đề cần đề xuất (trong đó có trình các phương án, phân tích và chứng minh các phương án khả thi).
– Phần 3: Kiến nghị cấp trên (hỗ trợ, bảo đảm các điều kiện vật chất, tinh thần). Yêu cầu phê chuẩn, chẳng hạn xin lựa chọn một trong các phương án xin cấp trên phê duyệt một vài phương án xếp thứ tự, khi hoàn cảnh thay đổi có thể chuyển phương án từ chính thức sang dự phòng.
– Trong phần nêu lý do, căn cứ dùng cách hành văn để thể hiện được nhu cầu khách quan do hoàn cảnh thực tế đòi hỏi.
– Phần đề xuất: Dùng ngôn ngữ và cách hành văn có sức thuyết phục cao nhưng rất cụ thể, rõ ràng, tránh phân tích chung chung, khó hiểu. Các luận cứ phải lựa chọn điển hình từ các tài liệu có độ tin cậy cao, khi cần phải xác minh để đảm bảo sự kiện và số liệu chính xác.
Nêu rõ các thuận lợi, các khó khăn trong việc thực thi các phương án, tránh nhận xét chủ quan, thiên vị, phiến diện…
– Các kiến nghị: Phải xác đáng, văn phong phải lịch sự, nhã nhặn, lý lẽ phải chặt chẽ, nội dung đề xuất phải bảo đảm tính khả thi mới tạo ra niềm tin cho cấp phê duyệt. Tờ trình phải đính kèm các phụ lục để minh hoạ thêm cho các phương án được đề xuất kiến nghị trong tờ trình.
4. Soạn thảo thông báo:
4.1. Xây dựng bố cục thông báo:
Bản thông báo cần có các yếu tố:
– Địa danh và ngày tháng năm ra thông báo.
– Tên cơ quan thông báo.
– Số và ký hiệu công văn.
– Tên văn bản (thông báo) và trích yếu nội dung thành các mục, các điều cho dễ nhớ.
4.2. Trong thông báo:
Cần đề cập ngay vào nội dung cần thông tin và không cần nêu lý do, căn cứ, hoặc nêu tình hình chung như các văn bản khác. Loại thông báo cần giới thiệu các chủ trương, chính sách thì phải nêu rõ tên, số và ngày tháng ban hành văn bản đó trước khi nêu những nội dung khái quát.
Trong thông báo, dùng cách hành văn phải rõ ràng, dễ hiểu và mang tính đại chúng cao, cần viết rất ngắn gọn, đủ thông tin, không bắt buộc phải lập luận hay biểu lộ tình cảm như trong các công văn, phần kết thúc chỉ cần tóm tắt lại mục đích và đối tượng cần được thông báo.
Ngoài ra, phần kết thúc không yêu cầu lời lẽ xã giao như công văn hoặc xác định trách nhiệm thi hành như văn bản pháp quy.
Phần đại diện ký thông báo: Không bắt buộc phải là thủ trưởng cơ quan, mà là những người giúp việc có trách nhiệm về các lĩnh vực được phân công hay được uỷ quyền ký và trực tiếp thông báo dưới danh nghĩa thừa lệnh thủ trưởng cơ quan.
5. Soạn thảo biên bản:
5.1. Yêu cầu của một biên bản:
– Số liệu, sự kiện chính xác, cụ thể.
– Ghi chép trung thực, đầy đủ, không suy diễn chủ quan.
– Nội dung phải có trọng tâm, trọng điểm.
– Thủ tục chặt chẽ, thông tin có độ tin cậy cao (nếu có tang vật, chứng cứ, các phụ lục diễn giải gửi kèm biên bản). Đòi hỏi trách nhiệm cao ở người lập và những người có trách nhiệm ký chứng thực biên bản. Thông tin muốn chính xác, có độ tin cậy cao phải được đọc lại cho mọi người có mặt cùng nghe, sửa chữa lại cho khách quan, đúng đắn và tự giác (không được cưỡng bức) ký vào biên bản để cùng chịu trách nhiệm.
5.2. Cách xây dựng bố cục:
Trong biên bản phải có các yếu tố như sau:
– Quốc hiệu và tiêu ngữ.
– Tên biên bản và trích yếu nội dung.
– Ngày, tháng, năm, giờ (ghi rất cụ thể thời gian lập biên bản).
– Thành phần tham dự (kiểm tra, xác nhận sự kiện thực tế, dự họp hội, v.v…).
– Diễn biến sự kiện thực tế (phần nội dung).
– Phần kết thúc (ghi thời gian và lý do).
– Thủ tục ký xác nhận.
5.3. Phương pháp ghi chép biên bản:
Các sự kiện thực tế có tầm quan trọng xảy ra như: Đại hội, việc xác nhận một sự kiện pháp lý, việc kiểm tra hành chính, khám xét, khám nghiệm, ghi lời khai báo, lời tố cáo khiếu nại, biên bản bàn giao công tác, bàn giao tài sản,v.v… thì phải ghi đầy đủ, chính xác và chi tiết mọi nội dung và tình tiết nhưng phải chú ý vào các vấn đề trọng tâm của sự kiện. Nếu là lời nói trong cuộc họp, hội nghị quan trọng, lời cung, lời khai… phải ghi nguyên văn, đầy đủ và yêu cầu người nghe lại và xác nhận từng trang.
Phần kết thúc biên bản: Phải ghi thời gian chấm dứt sự kiện thực tế như: Bàn giao xong, hội nghị kết thúc, kiểm tra, khám nghiệm kết thúc lúc mấy giờ… ngày… biên bản đã đọc lại cho mọi người cùng nghe (có bổ sung sửa chữa nếu có yêu cầu) và xác nhận là biên bản phản ánh đúng sự việc và cùng ký xác nhận. Trong biên bản cần hết sức lưu ý việc ký xác nhận (phải có tối thiểu hai người ký) thì các thông tin trong biên bản mới có độ tin cậy cao. Thông thường trong các cuộc họp, hội nghị biên bản phải có thư ký và chủ toạ ký xác nhận.
(sưu tầm)
Khóa Kỹ Năng Soạn Thảo Và Trình Bày Văn Bản Chuẩn
Công việc soạn thảo văn bản giờ đây đã trở nên quen thuộc với tất cả mọi người. Tuy nhiên không phải ai cũng nắm vững các nguyên tắc gõ văn bản cơ bản nhất.
Sự cần thiết phải học soạn thảo văn bản: Dù bạn đang làm công việc gì, ở bất cứ vị trí nào cấp quản lý hay nhân viên, trong DN tư nhân hay nhà nước thì bạn đều phải tiếp xúc, xử lý với các loại văn bản. Vì vậy công tác soạn thảo văn bản là một mảng không thể thiếu trong công việc và hoạt động quản lý.
Đa số các bạn sinh viên tốt nghiệp các trường đại học không nắm vững (thậm chí chưa biết) các qui tắc này trong soạn thảo văn bản của các loại: văn bản hành chính, văn bản qui phạm pháp luật, văn bản cá biệt… Chính điều này đã khiến kéo dài và ngăn cản trực tiếp sự phát triển nhanh của các nhân viên hoặc sẽ bị đánh giá thấp về khả năng công việc.
GIỚI THIỆU CHUNG
Đối tượng: Các sinh viên, các cán bộ mới đi làm. Các cán bộ đã đi làm những chưa có kinh nghiệm trong việc xử lý văn bản theo đúng quy định
Thời lượng: 10 buổi (đào tạo tới khi thành nghề)
Thời gian: Sáng, Chiều, Tối (Các ngày trong tuần từ T2 đến CN)
Phương pháp đào tạo
– Đào tạo kỹ năng: Kỹ thuật trình bày văn bản theo quy chuẩn của nhà nước.
– Đào tạo thực hành: Thực hành soạn thảo và trình bày văn bản chuyên nghiệp trong DN.
– Đào tạo kinh nghiệm: Trải nghiệm việc xây dựng các nội dung cho từng loại văn bản đảm bảo tính linh hoạt, thông minh, quy chuẩn.
– Tài liệu: Căn cứ giảng dạy theo quy định của nhà nước, những kinh nghiệm phát sinh thực tế.
Kết quả đạt được sau khóa học
– Thành thạo soạn thảo và trình bày kỹ thuật cao các loại văn bản hành chính theo đúng quy định của nhà nước.
– Biết cách lập các nội dung của từng loại văn bản chuyên nghiệp.
Nội dung chi tiết khóa học
1. Các loại văn bản hành chính
– Mô tả tính chất quy phạm của văn bản hành chính.
– Các loại văn bản chính thường gặp và quy định áp dụng.
2. Soạn thảo và ban hành văn bản
– Thể thức, kỹ thuật soạn và trình bày văn bản theo quy chuẩn nhà nước.
– Thảo luận thực trang văn bản đặc thù tại Viện và hướng dẫn quy chuẩn (nếu có).
3. Quy trình quản lý văn bản, con dấu
– Quy trình và nguyên tắc quản lý văn bản đến.
– Quy trình và nguyên tắc quản lý văn bản đi.
– Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu.
4. Nguyên tắc lưu trữ hồ sơ, văn bản
– Nguyên tắc giao, nộp hồ sơ văn bản.
– Nguyên tắc lưu trữ tại các Phòng ban và Viện.
5. Thảo luận thực tế
– Trách nhiệm của cán bộ văn thư, lưu trữ.
– Kỹ năng xây dựng quy chế soạn thảo, ban hành, quản lý, lưu trữ văn bản.
TỔ CHỨC GIÁO DỤC VNNP VIỆT NAM
Số điện thoại: 04 3767 3385 số máy lẻ 107 – 109
Hotline: 0904 884 917
Website: http://giaiphapdaotaovnnp.edu.vn/
Share
0
Tổng Hợp Những Kỹ Năng Trong Soạn Thảo Văn Bản Word 12/2020
Các bạn sẽ được tìm hiểu các kỹ năng, các khâu chuẩn xử lý văn bản trong Word sau đây:
1) Cách thiết lập mặc định cho các thông số trong Word
+) Cài đặt font chữ chuẩn văn phòng mới nhất
+) Cài đặt thông số khổ giấy, hướng giấy trong Page Setup
+) Cài đặt thông số giữa các dòng trong 1 đoạn
2) Cách căn chỉnh phiên hiệu đơn vị, quốc hiệu, biểu tượng
3) Cách căn chữ đầu tiên của đoạn
Cách 1: Đầu tiên các bạn chọn các đoạn văn bản cần thụt đầu dòng ở hàng đầu tiên 1cm. Các bạn vào menu Home hoặc Layout rồi mở hộp thoại Paragraph như đã hướng dẫn ở trên. Trong thẻ Indents and style, ở mục con By các bạn chọn 1cm, mục con Special là First line thì ta sẽ có 1 văn bản có đầu hàng thụt vào 1cm – giúp văn bản rõ ràng, đẹp mắt hơn.
Cách 2: Ở thanh thước Ruler trên cùng, các bạn đưa con chuột vào Tab First Line Indent rồi kéo vào 1cm như video mô tả.
4) Cách đặt các Tab hợp lý
Đây là 1 kỹ năng mà các bạn hay gặp phải lỗi là cứ nhấn phím dấu chấm (.) làm cho văn bản trở nên rất xấu và không đều, đẹp. Để đặt dấu chấm cho đẹp, hợp lí các bạn làm như sau:
5) Cách chèn hình ảnh vào đoạn văn bản
6) Cách tạo Dropcap cho chữ đầu tiên của đoạn
Đầu tiên các bạn chọn chữ cái đầu tiên trong đoạn văn bản rồi vào menu Insert chọn tiếp Add a Dropcap. Các bạn có thể tùy chỉnh Dropcap trong Dropcap Options như Font chữ, số dòng Drop.
7) Cách tạo chữ nghệ thuật
8) Cách tách văn bản ra thành nhiều cột
Các bạn vào menu Layout chọn Columns rồi lựa chọn tiếp chia cột như làm đôi, làm ba, lệch trái, lệch phải,…
9) Cách cài đặt 2 hay nhiều khổ giấy trên cùng 1 file
Ví dụ các bạn có 2 trang văn bản mà các bạn muốn trang đầu tiên là hướng đứng, trang tiếp theo hướng ngang thì các bạn thực hiện các thao tác sau:
10) Cách tạo chú thích trong văn bản
Đầu tiên các bạn chọn 1 từ cần chú thích rồi đặt con trỏ văn bản nhấp nháy phía sau từ đó. Kế đến các bạn vào menu References chọn Insert Footnote rồi gõ nội dung chú thích vào.
Lời kết
Kỹ Năng Soạn Thảo Hợp Đồng
Trong thực tiễn của đời sống, các giao dịch trong các lĩnh vực dân sự, kinh doanh – thương mại là hết sức đa dạng, phức tạp và ngày càng phát triển sôi động. Song song với sự phát triển đó, thì những rủi ro pháp lý cũng xảy ra ngày một nhiều hơn và không hề báo trước. Những rủi ro một khi xảy ra sẽ kéo theo những hậu quả là những thiệt hại về tài sản về thu nhập… không nhỏ, đẩy các bên vào tình thế khó khăn hoặc phá sản hoặc không còn khả năng phục hồi kinh doanh, nhiều trường hợp gây tán gia bại sản.
Đối với hoạt động kinh doanh – thương mại những rủi ro pháp lý trong việc ký kết, thực hiện hợp đồng thường để lại những hậu quả nặng nề khó khắc phục, không chỉ mất nhiều thời gian mà còn tốn kém nhiều công sức, tiền của để khắc phục những thiệt hại đó.
Vấn đề nêu ở đây không phải là hướng dẫn cách khắc phục những rủi ro pháp lý có thể xảy ra trong việc ký kết, thực hiện hợp đồng mà chúng tôi muốn đề cập tới vấn đề là làm cách nào để phòng và tránh được các rủi ro có thể xảy ra hoặc chí ít cũng hạn chế đến mức thấp nhất những khả năng rủi ro có thể xảy ra đối với người tham gia ký kết, thực hiện hợp đồng.
Như vậy, việc đề ra các biện pháp phòng, tránh và hạn chế các rủi ro pháp lý khi ký kết, thực hiện hợp đồng là hết sức cần thiết, đây cũng là vấn đề được nhiều người quan tâm và cũng là yêu cầu chung cho bất kỳ một giao dịch dân sự hay kinh doanh – thương mại nào, khi mà bạn sẽ tham gia.
Việc tìm hiểu kỹ pháp luật sẽ cho phép quá trình đàm phán, ký kết hợp đồng luôn thận trọng, chính xác, đạt độ chuẩn cao và như vậy sẽ có thể loại trừ được việc lợi dụng các sơ hở của bên đối tác để vi phạm hợp đồng.
2- Tuân thủ đúng và đầy đủ các quy định về hình thức của hợp đồng về chủ thể tham gia ký kết hợp đồng.
a) Trước hết về hình thức hợp đồng phải được bảo đảm đúng pháp luật. Những loại hợp đồng nào được pháp luật quy định lập thành văn bản thì phải triệt để tuân thủ. Nếu có quy định phải đăng ký (như đối với các giao dịch bảo đảm) hoặc công chứng, chứng thực thì không bao giờ được tùy tiện bỏ qua. Việc vô tình hay cố ý bỏ qua không đăng ký, công chứng hoặc chứng thực sẽ làm hợp đồng bị vô hiệu và không có hiệu lực pháp lý.
Cũng cần lưu ý đối với những loại hợp đồng pháp luật không bắt buộc phải thực hiện bằng văn bản thì cũng nên cố gắng viết thành văn bản để bảo đảm chắc chắn rằng không bên nào từ chối được nội dung thỏa thuận mà hai bên đã ký.
b) Đối với chủ thể của hợp đồng, những người tham gia ký kết hợp đồng phải bảo đảm đủ tư cách như: đủ độ tuổi luật định, đủ năng lực hành vi và trong trường hợp đại diện để ký kết hợp đồng mà không phải là đại diện theo pháp luật thì phải có giấy ủy quyền hợp lệ.
Cần chú ý đối với hợp đồng kinh doanh – thương mại thì hầu hết các chủ thể là pháp nhân do đó phải do người đứng đầu hay đại diện hợp pháp của pháp nhân như Giám đốc, chủ doanh nghiệp (nếu doanh nghiệp không có chức danh Giám đốc) ký kết hoặc người đại diện do người đứng đầu pháp nhân đó ủy quyền thay mặt ký kết và việc ký kết phải được đóng dấu hợp lệ của pháp nhân.
Chỉ có ký kết hợp đồng đúng chủ thể thì hợp đồng mới có giá trị pháp lý và có hiệu lực thi hành.
Việc bảo đảm về hình thức của hợp đồng cũng như bảo đảm chủ thể khi ký kết hợp đồng sẽ loại trừ đáng kể những rủi ro không đáng có.
3- Tìm hiểu kỹ đối tác trước khi chính thức đặt bút ký kết hợp đồng.
Nếu bạn không muốn “giao trứng cho ác” thì nhất thiết phải tìm hiểu kỹ đối tác mà mình đang dự định sẽ ký kết hợp đồng. Không chỉ lần đầu làm ăn với nhau mới tìm hiểu kỹ mà cả những lần sau nếu tiếp tục ký kết hợp đồng thì cũng thường xuyên xem xét lại khả năng, điều kiện và những thay đổi của phía đối tác một cách cụ thể thông qua những nguồn thông tin mà bạn tin cậy.
Việc tìm hiểu kỹ đối tác sẽ cho phép bạn đánh giá được khả năng, sự tín nhiệm, những hạn chế của đối tác từ đó bạn sẽ có sự lựa chọn cần thiết là có nên hợp tác hay ký kết hợp đồng với họ hay không?
Việc làm này là hoàn toàn cần thiết vì chẳng những bạn có thể loại trừ hoặc hạn chế đến mức tối thiểu rủi ro khi ký hợp đồng mà còn tạo cơ hội cho công việc của bạn luôn phát triển vững chắc.
Sự tin cậy đối tác chỉ có được khi bạn biết rõ và hiểu được họ.
Tốt nhất là khi soạn thảo hợp đồng xong, thì nhờ người khác có am hiểu góp ý, các ý kiến của người ngoài cuộc thì sẽ sáng suốt hơn.
Cũng không nên chủ quan cho rằng mình đã ký kết nhiều hợp đồng khác mà bỏ qua sự chặt chẽ và quên đưa vào đầy đủ các nội dung chủ yếu của giao dịch trong bản hợp đồng vì sự cẩn thận của bạn không bao giờ thừa.
Về ngôn ngữ, văn phong trong bản hợp đồng thực hiện cho thấy chỉ “sai một ly, đi một dặm” nghĩa là rất nhiều trường hợp do ngôn ngữ, cách hành văn trong văn bản hợp đồng chưa chuẩn, tùy tiện đã gây ra các hậu quả không nhỏ.
Nguyên tắc chung thì khi soạn thảo văn bản phải bảo đảm ngôn ngữ trong sáng, rõ ràng, văn phong phải mạch lạc dễ hiểu và không hàm chứa nhiều nghĩa, tức là chỉ được hiểu một nghĩa mà thôi. Từng dấu chấm, dấu phẩy phải đặt đúng chỗ vì nếu đặt các dấu sai chỗ thì sẽ làm thay đổi hoàn toàn nghĩa của câu.
Điều cần chú ý là sau khi soạn thảo, đánh máy bao giờ cũng phải đọc, dò lại để kiểm tra xem khâu đánh máy có thiếu sót gì không và thêm một lần nữa để kiểm tra, cân nhắc lại từng câu từng chữ của bản hợp đồng.
5- Nội dung của hợp đồng không được vi phạm điều cấm của pháp luật và trái đạo đức xã hội.
Nếu bất kỳ nội dung nào mà hai bên thỏa thuận trong hợp đồng mà vi phạm điều cấm của pháp luật hoặc trái đạo đức xã hội, thì nội dung đó bị vô hiệu, nhiều trường hợp làm cho hợp đồng bị vô hiệu toàn bộ, điều này cũng sẽ làm bạn phải gánh chịu những hậu quả rất nặng nề, chẳng hạn tài sản giao dịch có thể bị tịch thu, không thu hồi được vốn, không được pháp luật bảo hộ…
Đây thực chất là một biện pháp mang yếu tố kỹ thuật, buộc người tham gia ký kết hợp đồng phải cân nhắc, xem xét về tính chất và hậu quả xấu có thể xảy ra trước khi ghi các nội dung thỏa thuận vào văn bản.
Lẽ đương nhiên người tham gia giao kết còn phải nhận biết chính xác những quy định của pháp luật về lĩnh vực mình giao kết để tránh không vi phạm.
6- Áp dụng các biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng đã được pháp luật quy định.
Pháp luật dân sự, kinh doanh – thương mại quy định các biện pháp bảo đảm thực hiện hợp đồng gồm: cầm cố, thế chấp, bảo lãnh, đặt cọc, ký quỹ, ký cược và tín chấp.
Tùy theo từng nội dung của giao dịch mà người tham gia giao kết xem xét nên đưa hình thức bảo đảm nào vào sao cho phù hợp và không phải giao dịch nào cũng giống nhau và áp dụng hình thức bảo đảm giống nhau.
Các biện pháp bảo đảm này có tính ràng buộc bên đối tác để tạo sự tin tưởng và độ an toàn khi giao dịch (nhất là trong hoạt động cho vay của ngân hàng, tổ chức tín dụng).
Các biện pháp này nhìn chung là hiệu quả cao, ít xảy ra hậu quả xấu nên thường được áp dụng phổ biến để phòng ngừa sự vi phạm hợp đồng của bên đối tác.
Lưu ý: để bảo đảm tính pháp lý của hợp đồng khi có áp dụng biện pháp bảo đảm như cầm cố, thế chấp tài sản thì cần phải làm thủ tục công chứng và đăng ký giao dịch bảo đảm theo đúng thủ tục pháp luật quy định..
7- Nhờ luật sư hoặc người có kinh nghiệm về lĩnh vực giao kết hợp đồng, tư vấn trong lĩnh vực soạn thảo hợp đồng.
Không phải ngẫu nhiên mà ở các nước có nền kinh tế thị trường phát triển thì tổ chức luật sư cũng phát triển và vai trò của luật sư trong đời sống xã hội nói chung và trong các hoạt động kinh doanh – thương mại và giao dịch dân sự trở nên rất quan trọng (ở nước Mỹ có trên một triệu luật sư).
Việc nhờ luật sư cố vấn từ khi soạn thảo, ký kết hợp đồng có ý nghĩa rất quan trọng, có thể được xem là một biện pháp hữu hiệu.
Luật sư là những người có chuyên môn về pháp luật, có khả năng sử dụng kiến thức pháp lý và vận dụng các quy định pháp luật để giúp người tham gia giao dịch dân sự, kinh doanh – thương mại soạn thảo một hợp đồng đạt được yêu cầu và khi ký kết thì các bên có thể vững tin. Vấn đề còn lại là phải chọn lựa đúng luật sư mà mình có thể tin cậy.
Với sự giúp đỡ của luật sư thì người tham gia giao dịch dân sự, kinh doanh – thương mại có thể yên tâm là mình đang ở trong một hành lang pháp lý an toàn. Điều này cũng giải thích được hiện tượng “các doanh nghiệp nước ngoài (kể cả nhiều công dân nước ngoài) bao giờ cũng có luật sư tư vấn riêng.
Cũng cần lưu ý rằng, việc nhờ luật sư phải nhằm mục đích giúp đỡ mình khi soạn thảo, ký kết hợp đồng luôn đúng pháp luật và bảo đảm sự an toàn pháp lý chứ không được lợi dụng họ để soạn thảo, ký kết hợp đồng có tính luồn lách pháp luật, che giấu các thỏa thuận, các giao dịch vi phạm điều cấm của pháp luật và trái đạo đức xã hội.
Theo Dazpro
Bạn đang đọc nội dung bài viết Phương Pháp Và Kỹ Năng Soạn Thảo Văn Bản trên website Techcombanktower.com. Hy vọng một phần nào đó những thông tin mà chúng tôi đã cung cấp là rất hữu ích với bạn. Nếu nội dung bài viết hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!