Cập nhật nội dung chi tiết về Hướng Dẫn Vẽ Sơ Đồ Gantt Trong Excel mới nhất trên website Techcombanktower.com. Hy vọng thông tin trong bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu ngoài mong đợi của bạn, chúng tôi sẽ làm việc thường xuyên để cập nhật nội dung mới nhằm giúp bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.
Hướng dẫn vẽ sơ đồ gantt trong excel , trong bài viết này gồm có biểu đồ gantt là gì ? Cách tạo một biểu đồ Gantt trong Excel, Định dạng biểu đồ Gantt và vẽ biểu đồ Gantt không có thời gian ngày tháng
Hình ảnh: Sơ đồ gantt trong excel
1/ Biểu đồ gantt là gì ? Biểu đồ Gantt là một dạng biểu đồ thường được sử dụng để quản lý dự án một cách thông minh, là một trong những cách phổ biến và hữu dụng để trình bày các hoạt động (nhiệm vụ hoặc sự kiện) dựa trên thời gian. Mỗi hoạt động được biểu thị bằng một thanh dài, có ngày bắt đầu (Start Date), thời gian (Duration) và ngày kết thúc (End Date). Đối với Microsoft Project thì việc tạo biểu đồ Gantt quá dễ, chỉ việc nhập các số liệu là có ngay một biểu đồ Gantt. Nhưng nếu bạn không có Microsoft Project (vì phải trả phí định kỳ) thì Excel vẫn có thể thay thế. Hiếu sẽ hướng dẫn bạn cách vẽ biểu đồ Gantt trong Excel (2010, 2013, 2016).
2/ Cách tạo một biểu đồ Gantt trong Excel
*Tạo một bảng phân chia công việc
Mỗi hoạt động trong dự án của bạn đều có ngày bắt đầu, thời gian và ngày kết thúc.
*Tạo biểu đồ Gantt và nhập số liệu
Bạn sẽ có một biểu đồ trắng trơn vì chưa có số liệu. Qua tab Design, chọn Select Data. Cửa sổ dữ liệu hiện ra bạn nhấp Add như hình dưới.
Có một cửa sổ chọn số liệu xuất hiện. Chúng ta ưu tên nhập cột Ngày bắt đầu trước. Bạn nhấp theo thứ tự mình đánh dấu trên hình. Ở số 3 thì bạn hãy xóa ={1} trước rồi nhấp chọn vùng ở số 4.
Đã có số liệu của cột Ngày bắt đầu, chúng ta tiếp tục nhập số liệu của cột Thời gian. Tiếp tục nhấp nút Add.
Cách nhập cũng y hệt. Nhắc lại lần nữa ở số 3 nhớ xóa ={1} trước khi nhấp chọn vùng số liệu.
Lúc này chúng ta đã xong số liệu ở trục hoành, còn trục tung chưa có, ta nhập cột Tên công việc cho trục tung. Nhấp nút Edit bên phải.
– Để xóa các khoảng trắng trống ở đầu của biểu đồ Gantt:
Trên biểu đồ Gantt, chọn ngày trên thanh biểu đồ sau đó ấn chuột phải chọn Format Axis.
Trong mục Minimum, nhập dòng số mà bạn đã Note lại ở mục trên.
Mục Major bạn nên chọn đơn vị là 2.
Sau đó chọn Close để hoàn tất quá trình chỉnh sửa.Bạn đang xem bài viết ” Hướng dẫn vẽ sơ đồ gantt trong excel “
– Nếu bạn muốn biểu đồ Gantt nhìn đẹp mắt hơn, bạn có thể xóa những khoảng trống màu trắng giữa các thanh biểu đồ:
Nhấp chuột vào thanh biểu đồ màu cam đầu tiên.
Kích chuột phải sau đó chọn Format Data Series.
Thiết lập Separated 100% và Gap Width là 10%.
*Vẽ biểu đồ Gantt không có thời gian ngày tháng
ES = Thời gian công việc trước + ES công việc trước
Sơ Đồ Gantt Là Gì? Hướng Dẫn Cách Vẽ Sơ Đồ Gantt
Sơ đồ Gantt còn thường được gọi là biểu đồ Gantt là một loại biểu đồ dùng để trình bày các công việc và các sự kiện được thực hiện theo thời gian. Sơ đồ Gantt bao gồm 2 trục chính thể hiện tên công việc và trục hoành dùng để thể hiện các mốc thời gian thực hiện công việc này. Bất kỳ ai nhìn vào một sơ đồ Gantt đều nắm được các thông tin được trình bày và tiến độ của công việc đang được thực hiện của dự án. Bài viết sau đây của VietPro sẽ hướng dẫn cách vẽ sơ đồ Gantt từ cơ bản.
Khởi điểm của sơ đồ Gantt
Trong thời gian cuối năm 1800 một kỹ sư người Ba Lan đã phát triển một sơ đồ thể hiện được trực quan khối lượng công việc mà ông gọi là ” harmonogram “.
Vào khoảng những năm 1910, Henry Gantt là một kỹ sư quản lý đã đưa khái niệm lên một giai đoạn tiếp theo. Ông thiết kế biểu đồ để những người trực tiếp giám sát công việc có thể nắm rõ được công việc của họ và tiến hành thực hiện, xử lý công việc theo mốc thời gian và sau đó là một nền tảng của công cụ mà hiện nay đang được sử dụng khá phổ biến hiện nay.
Bạn có cần sử dụng biểu đồ Gantt không?
Sơ đồ Gantt bao gồm trục hoành thể hiện dòng thời gian của dự án hoặc công việc. Mỗi thanh đại diện cho một trong những quy trình với độ dài khác nhau biểu thị thời gian cần thiết mà khâu này cần để có thể hoàn thành công việc.
Sơ đồ Gantt là một lựa chọn có phải là tốt không?
Trực quan có thể lên được kế hoạch của một dự án, dòng thời gian: Sơ đồ Gantt rất phổ biến trong việc biểu thị những công việc sẽ được thể hiện, thời gian thực hiện và theo thứ tự như nào để có thể tạo ra sự rõ ràng trong từng kế hoạch và thời gian của dự án.
Có thể ước tình được khoảng thời gian và khối lượng công việc: Cho dù bạn có làm việc với một tập thể hay không thì biểu đồ Gantt đều cho bạn biết cần bao nhiêu thời gian và nguồn nhân lực thế nào để có thể hoàn thành dự án, phân bổ và sắp xếp thời hạn sao cho phù hợp.
Biểu đồ gantt là một trong những biểu đồ đơn giản nhất có thể tổng quan được dự án, nó là một trong những công cụ phù hợp nếu bạn muốn trình bày cho nhân viên của mình nắm được các đầu công việc cụ thể. Đến nay nó vẫn còn được sử dụng rất thường xuyên trên các công cụ tracking đo lường hoặc là công cụ hỗ trợ báo cáo cho các thiết kế website thương mại điện tử, website bán hàng…
Những lý do khiến cho sơ đồ Gantt trở nên phổ biến
Không phải tự nhiên mà biểu đồ Gantt lại trở nên phổ biến đúng không nào. Nó là một trong những phương thức hoàn hảo để bạn có thể lên một kế hoạch với những dự án phù hợp với công việc, công việc ít chồng chéo lên nhau và có thể dễ dàng tạo nên một kế hoạch và thấy được thời gian thực hiện công việc.
Quản lý cùng lúc nhiều thông tin
Chỉ với việc nhìn đồ thị được trình bày một cách đơn giản gồm 2 trục chính mà có thể giúp bạn nắm rõ được các thông tin cần thiết của dự án. Ai là người chịu trách nhiệm thực thi, thời điểm để có thể bắt đầu và thời hạn bạn hoàn thành một dự án dự kiến, mối quan hệ giữa công việc với toàn bộ tiến độ dự án như thế nào.
Cách thể hiện bao quát, trực quan và đơn giản nhưng rất dễ hiểu và nhanh chóng nắm được những thông tin chính.
Giúp nâng cao hiệu quả làm việc
Các thông tin về người thực hiện, người chịu trách nhiệm và tiến độ của các công việc thực hiện được công bố một cách công khai giúp cho các cá nhân có thể hiểu hơn được sự quan trọng với từng mắt xích trong toàn bộ dự án và giúp họ hiểu thêm rằng sự chậm tiến độ sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ dự án và từ đó có thể điều chỉnh sao cho phù hợp hơn.
Biểu đồ Gantt giúp hoàn thành công việc với tinh thần trách nhiệm là một trong những yếu tố giúp tăng hiệu quả làm việc
Nguồn nhân lực được sử dụng hiệu quả
Biểu đồ cung cấp cho người quản lý và lập một kế hoạch với dự án để có được một cái nhìn tổng quan nhất về dự án điều này giúp bạn có thể phân phối công việc sao cho có hiệu quả nhất bởi các nguồn nhân lực được sử dụng hợp lý và tối ưu hạn chế được tình trạng một nhân sự ôm quá nhiều việc, không đảm bảo được chất lượng của dự án.
Tuy nhiên biểu đồ cũng có một vài nhược điểm sau
Nó phụ thuộc vào một trong những cấu trúc phân chia và kế hoạch đã xây dựng. Ngoài ra trong quá trình thực hiện dự án nếu thực hiện theo kế hoạch thì có thể làm lại toàn bộ biểu đồ chưa được tính toán đến.
Khi kế hoạch công việc kéo dài quá một trang, biểu đồ Gantt dẽ mất dần chức năng của nó và trở thành một biểu đồ có những nhược điểm làm cho người ta khó có thể nắm được kế hoạch và tiến độ của dự án đặc biệt với những dự án có nhiều công việc cần phải xử lý.
Biểu đồ Gantt không làm tốt được chức năng của nó nếu có những đầu công việc phức tạp ví dụ như nếu một cột mốc thời gian có nhiều công việc cần phải hoàn thành và từng công việc đấy lại có thêm những việc phụ phải thực hiện để hoàn thành kế hoạch chính vì lý do này các nhà quản trị dự án không nên phụ thuộc vào biểu đồ Gantt vì lúc này nó không phải là một trong những lựa chọn được ưu tiên với bạn.
Sơ đồ Gantt không làm tốt với việc xử lý các ràng buộc của dự án .
Điều này là do trọng tâm chính của sơ đồ Gantt là thời gian. Trong một biểu đồ có 3 ràng buộc chính là thời gian, chi phí và phạm vi. Với một số dự án nó không thể hiện được những công việc ưu tiên nếu nó còn quá nhiều những công việc khác cần đan xen làm một cách liên tiếp và xen kẽ nhau.
Một sơ đồ Gantt được dựng bằng tay sẽ rất công phu. Mỗi dự án có sự thay đổi thì cần phải vẽ lại và điều này là tiền đề để các công ty phần mềm chuyên nghiệp cho ra đời các phần mềm hiện đại hơn như phần mềm quản lý ERP có tích hợp tính năng vẽ biểu đồ Gantt dành cho máy tính một cách dễ dàng.
Hướng dẫn vẽ biểu đồ Gantt
Bước 1: Xác định các đầu mục công việc cần thiết
Bước 2: Xác định mối quan hệ giữa các công việc
Điểm mạnh của những lợi ích mà sơ đồ Gantt biểu diễn được là các mối quan hệ của công việc. Sau khi có những đầu mục công việc và khoảng thời gian cụ thể cần thực hiện thì nên xác định xem công việc nào cần phải hoàn thành để có thể xác định xem công việc tiếp theo cần thực hiện là gì. Những hoạt động công việc phụ thuộc vào nhau như này thì nó được gọi là những công việc tuần tự hoặc tuyến tính.
Những công việc khác bạn cần thực hiện song song nghĩa là chúng có thể được thực hiện một cách song song với những công việc khác. Dự án nào càng có những công việc song song nhiều thì tiến độ dự án của bạn càng được rút ngắn.
Cần xác định những nhiệm vụ được thực hiện song song với nhau và để ý đến mối quan hệ này nó giúp bạn có thể nắm bắt được kỹ hơn về thông tin dự án và bắt đầu mô tả được lịch trình hoạt động trên biểu đồ.
Trong biểu đồ Gantt, có ba mối quan hệ chính giữa các nhiệm vụ tuần tự:
Finish to Start (FS) – Nhiệm vụ FS đây là những nhiệm vụ buộc phải thực hiện xong nhiệm vụ trước thì mới được hoàn thành tiếp dến ở nhiệm vụ sau.
Start to Start (SS) – Nhiệm vụ SS không thể bắt đầu cho đến khi nhiệm vụ trước đó bắt đầu. Chúng bắt đầu sau.
Finish to Finish (FF) – Nhiệm vụ FF không thể kết thúc trước khi nhiệm vụ trước kết thúc. Chúng kết thúc sau.
Start to Finish (SF) – đây là một trong những nhiệm vụ rất ít khi xảy ra
Bước 3: Biểu diễn sơ đồ Gantt
Bạn có trong tay được các thông tin và yêu cầu cần thiết thì bây giờ là lúc biểu diễn chúng trên sơ đồ. Bạn có thể vẽ biểu đồ Gantt bằng tay và cũng có thể vẽ trên Exel hay sử dụng những phần mềm lập kế hoạch công việc như phần mềm Gannto, Microsoft Project, Base Wework…
Bước 4: Cập nhật tiến độ dự án
Khi dự án của bạn di chuyển theo biểu đồ đã thiết lập có nghĩa là nó đang tiến triền. Bên cạnh đó trong quá trình triển khai các dự án có rất nhiều những thay đổi do vậy để hoàn thành công việc triển khai tiếp theo thì bạn cần phải hoàn thiện công việc trước đấy. Vậy bạn cần điều chỉnh các tiến độ như thế nào cho kịp thời điều chỉnh thì mỗi người quản lý đểu có những phương án triển khai cho phù hợp điều này giúp bạn cập nhật thông tin về kế hoạch dự án và nắm được các thông tin một cách kịp thời nhất.
Cách Tạo Một Biểu Đồ Gantt Trong Excel
Nếu bạn đang quản lý dự án, bạn rồi sẽ cần phải tạo ra một biểu đồ Gantt.
Trong bài này, tôi sẽ hướng dẫn cho bạn cách làm thế nào để tạo một biểu đồ Gantt bằng cách định dạng một biểu đồ hình thanh, dựa trên dữ liệu đơn giản. Chúng ta sẽ bắt đầu bằng cách nhập một tên công việc, ngày bắt đầu công việc, bao nhiêu ngày mỗi công việc được hoàn thành và bao nhiêu ngày còn lại. Chúng ta cũng cần phải biết ngày tháng bắt đầu và kết thúc, nhưng đưa những thứ trên vào bảng tính là không bắt buộc.
Video hướng dẫn
1. Nhập Dữ liệu ban đầu trong Excel
Nhập dữ liệu như sau (hoặc bắt đầu với tập tin tải về “gantt-starting-data.xlsx”):
Biểu đồ Gantt trong dữ liệu Excel khởi đầu.
Bây giờ hãy bấm vào bất cứ nơi nào bên trong vùng dữ liệu. Sau đó vào tab Insert trên thanh ribbon, và trong phần Charts, bấm vào nút Chart đầu tiên. Chọn thanh 2D Stacked Bar.
Thêm một biểu đồ 2D Stacked Bar. Điều này đặt một biểu đồ trên bảng tính mà cần tinh chỉnh một số thứ.
2. Định dạng Biểu đồ
Bước 1
Căng biểu đồ ra để nhìn rõ hơn, sau đó áp dụng một thiết kế được tích hợp sẵn. Tiếp tục chọn biểu đồ, vào tab Design trên thanh Ribbon, và trong phần Chart Styles, nhấp vào mũi tên xuống để hiển thị tất cả các lựa chọn.
Bước 2
Trong ví dụ này, tôi chọn Style thứ 8:
Style thứ 8 được áp dụng cho Biểu đồ hình thanh.
Bước 3
Hầu hết các thanh hiển thị ba phần: độ dài của thời gian trước khi dự án bắt đầu, số ngày hoàn thành, và số ngày còn lại.
Bước 4
Chúng ta cần phải ẩn phần đầu tiên của mỗi thanh, bởi vì chiều dài của thời gian trước khi dự án bắt đầu là vô nghĩa. Như vậy, hãy nhấp vào bất kỳ phần đầu tiên nào và chọn tab Format trên ribbon. Có ba mục để điều chỉnh ở tab này.
Nhấp vào trình đơn thả xuống Fill và chọn No Fill.
Bước 5
Tiếp tục chọn cái thanh. Nhấp vào nút Shape Outline, và chọn No Outline.
Bước 6
Cuối cùng, nhấp vào phần Shadow ở bên trái, và từ trình đơn thả xuống Shape Effects, nhấp vào Shadow và lựa chọn No Shadow.
Nhấp vào nền của biểu đồ để bỏ chọn các thanh và có một cái nhìn tốt hơn.
3. Khắc phục Ngày tháng
Bước 1
Bây giờ chúng ta hãy khắc phục phạm vi ngày dọc theo phía dưới. Nhấp vào bất kỳ ngày tháng. Một gợi ý sẽ hiện lên là Horizontal (Value) Axis (trục ngang).
Bước 2
Với tab Format của Ribbon vẫn còn được kích hoạt, nhấp vào Format Selection ở bên trái để hiển thị một bảng các tuỳ chọn. Chúng ta cần thiết lập ngày bắt đầu là ngày đầu tiên trong danh sách: Ngày 2 tháng 3 năm 2016 và ngày kết thúc là ngày 1 tháng 7 năm 2016.
Trong bảng tác vụ, bạn sẽ thấy các ngày Minimum (tối thiểu) và Maximum (tối đa) hiển thị 5 con số, nhưng bạn có thể nhập ngày tiêu chuẩn, ngắn gọn. Vậy hãy thiết lập Minimum là 3/2/2016, bấm phím Tab, sau đó thiết lập Maximum là 7/1/2016 và bấm phím Tab. Các hộp sẽ thay đổi ngày tháng thành dãy số của chúng, nhưng bạn sẽ thấy biểu đồ điều chỉnh các ngày mà bạn đã nhập, với Task 1 chuyển sang bắt đầu của trục ngang.
Định dạng các giá trị Minimum và Maximum.
4. Sắp xếp lại Công việc
Bước 1
Bây giờ chúng ta hãy đảo ngược danh sách các nhiệm vụ trong trục dọc để Task 1 nằm trên cùng. Nhấp vào một trong các tên công việc và gợi ý sẽ cho bạn Vertical (Category) Axis (trục dọc). Một lần nữa nhấn vào Format Selection trên ribbon. Trong bảng tác vụ, hãy tích vào hộp Categories in reverse order.
Bước 2
Lưu ý rằng đặt trục ngang trên cùng của biểu đồ. Nếu bạn muốn nó trở lại bên dưới cùng, có một cách khắc phục nhanh: một lần nữa, nhấp vào một trong những ngày tháng trên trục ngang, và nhấp vào Format Selection trên ribbon.
Nếu cần thiết, cuộn xuống bảng công việc Format Axis và bấm vào hình tam giác nhỏ bên trái Labels để hiển thị các tùy chọn của nó. Nhấp vào trình đơn thả xuống Label Position và chọn High.
Áp dụng High Label Position.
Nhấp vào dấu X ở trên cùng của bảng tác vụ để đóng nó.
5. Xoá các Trường không mong muốn
Điều cuối cùng chúng ta muốn làm cho biểu đồ là loại bỏ các ” Start Date” từ phụ đề. Nhấp vào phụ đề để chọn nó, sau đó nhấp vào Start Date để chọn nó.
Nhấn phím Delete trên bàn phím để xóa nó. Lưu ý hai phần tử khác trong phụ đề tự động điều chỉnh vị trí của chúng.
6. Đặt tên Biểu đồ Gantt của bạn
Cuối cùng: đặt cho biểu đồ của bạn một cái tên có ý nghĩa. Chỉ cần nhấp vào ” Chart Title” ở trên cùng để chọn nó, sau đó nhấp vào nó một lần nữa để chèn văn bản. Bây giờ hãy sửa cái tên. Nhấn phím Esc hai lần để thoát khỏi chỉnh sửa tên và bỏ chọn biểu đồ.
Xin chúc mừng! Bây giờ bạn đã có một biểu đồ Gantt hoàn chỉnh.
Biểu đồ Grantt hoàn chỉnh.
7. Thêm Công thức
Nhưng một điều nữa: nếu bạn cần tạo ra một mối quan hệ giữa kết thúc của Task 1 và bắt đầu Task 2 thì sao? Có lẽ cần có một khoảng cách 2 ngày giữa chúng hay 5 ngày chồng lấn. Đối với điều đó, chúng ta sẽ đặt một công thức trong dữ liệu.
Chọn B5 và xóa. Để tạo ra một khoảng cách 2 ngày từ kết thúc Task 1, hãy nhập công thức:
Nếu bạn muốn 5 ngày chồng lấp, hãy nhập công thức này:
Bây giờ áp dụng: Task 1, thay đổi ngày bắt đầu ( B4), hoặc các ngày hoàn tất ( C4) hoặc các ngày còn lại ( D4). Ngay sau khi bạn thực hiện, trên thanh Task 2 sẽ tự động điều chỉnh tương ứng với thanh Task 1.
Để làm việc với bài tập hoàn chỉnh, hoặc để sử dụng nó cho các dự án của riêng bạn, hãy tải về tập tin Zip cho dự án Excel miễn phí.
Hướng Dẫn Cách Vẽ Đồ Thị Trong Excel
Excel giúp các bạn xử lý và tính toán dữ liệu một cách hiệu quả, Excel hỗ trợ các bạn vẽ đồ thị một cách nhanh chóng.
Ví dụ ta có bảng dữ liệu sau:
CÁCH VẼ ĐỒ THỊ TRONG EXCEL
Bước 1: Chọn vùng dữ liệu cần vẽ đồ thị, các bạn cần chọn cả nhãn của các cột dữ liệu.
Bước 2: Tiếp theo các bạn chọn Insert, trong phần Charts các bạn chọn loại đồ thị mà các bạn muốn vẽ.
Trong hộp thoại Change Chart Type các bạn chọn kiểu đồ thị khác trong thẻ All Charts sau đó nhấn OK để thay đổi.
Bước 6: Ngoài ra trong thẻ Design các bạn có thể thay đổi màu sắc cho đồ thị trong phần Chart Styles.
CÁC THAO TÁC VỚI ĐỒ THỊ TRONG EXCEL
Di chuyển đồ thị
Nhấn chọn vùng đồ thị ( Chart Area), lúc này con trỏ chuột có thêm biểu tượng mũi tên 4 chiều như hình dưới. Sau đó nhấn giữ chuột trái và di chuyển đồ thị đến nơi các bạn muốn di chuyển và thả chuột trái.
Thay đổi kích thước đồ thị
Các bạn nhấn chuột chọn vùng đồ thị, ở giữa bốn cạnh và bốn góc vùng đồ thị có các nút nắm. Bạn chỉ cần di chuyển con trỏ chuột vào nút nắm khi đó con trỏ chuột sẽ chuyển thành mũi tên hai chiều, các bạn nhấn giữ chuột trái và kéo ra ngoài hoặc vào trong để phóng to hoặc thu nhỏ đồ thị.
Sao chép đồ thị
Các bạn cần chọn đồ thị và nhấn tổ hợp phím Ctrl + C để sao chép đồ thị, sau đó chọn chuột vào ô bất kỳ mà bạn muốn sao chép đồ thị và nhấn tổ hợp phím Ctrl + V để dán đồ thị.
Xóa đồ thị
Chọn vùng đồ thị và nhấn phím Delete trên bàn phím để xóa đồ thị đã chọn.
In đồ thị
– Các bạn có thể in đồ thị giống như in các phần khác của Excel, chọn Print Preview trước khi in để đảm bảo vị trí của đồ thị không che nội dung khác của Excel.
Bạn đang đọc nội dung bài viết Hướng Dẫn Vẽ Sơ Đồ Gantt Trong Excel trên website Techcombanktower.com. Hy vọng một phần nào đó những thông tin mà chúng tôi đã cung cấp là rất hữu ích với bạn. Nếu nội dung bài viết hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!