Đề Xuất 12/2022 # Cách Sử Dụng Mail Merge Để Trộn Thư Và Gửi Email Trong Word / 2023 # Top 18 Like | Techcombanktower.com

Đề Xuất 12/2022 # Cách Sử Dụng Mail Merge Để Trộn Thư Và Gửi Email Trong Word / 2023 # Top 18 Like

Cập nhật nội dung chi tiết về Cách Sử Dụng Mail Merge Để Trộn Thư Và Gửi Email Trong Word / 2023 mới nhất trên website Techcombanktower.com. Hy vọng thông tin trong bài viết sẽ đáp ứng được nhu cầu ngoài mong đợi của bạn, chúng tôi sẽ làm việc thường xuyên để cập nhật nội dung mới nhằm giúp bạn nhận được thông tin nhanh chóng và chính xác nhất.

Cách sử dụng mail merge để trộn thư và gửi email cũng khá đơn giản ngay cả khi bạn là người không thường xuyên sử dụng máy tính.

Mail merge giúp bạn gửi thư tới hàng loạt địa chỉ, thường được sử dụng gửi thư cảm ơn tới hàng ngàn khách hàng, hay kết quả thi tuyển sinh tới hàng vạn thí sinh, …

Để tiến hành mail merge, bạn cần chuẩn bị 2 file:

– Một file văn bản dạng Word (chứa mẫu nội dung thư cần gửi)

Nội dung thư mẫu có dạng word

– Một file nguồn thường có dạng Excel (chứa thông tin khách hàng: họ tên, địa chỉ . . .)

Thông tin nguồn thường có dạng Excel

Để thực hành theo hướng dẫn các bạn có thể tải 2 file này ở liên kết sau:

– file mẫu nội dung thư dạng Word: https://goo.gl/3aBBps

– file mẫu thông tin nguồn dạng Excel: https://goo.gl/cqdyYQ

Bước 1: Mở file word với nội dung thư mẫu đã được soạn, ở bài viết này là file chứa nội dung thông báo kết quả tuyển sinh, chọn Mailings → Start Mail Merge → Step by step mail merge wizad… như hình sau

Bước 2: Chọn Use the current document và nhấn Next

Bước 3: Chọn đường dẫn chứa file dữ liệu nguồn dạng Excel

Bước 4: chọn sheet dữ liệu và nhấn OK như hình sau

Bước 5: Hộp thoại Mail Merge recipients xuất hiện, nhấn OK

Bước 6: Sau bước 5, bạn để chuột ở vị trí cần chèn như hình sau

Bước 7: Thực hiện lại bước 6 với các thông tin ngày sinh, nơi sinh, địa chỉ, khối thi, điểm, . . . ta sẽ được hình sau

Bước 8: Sau khi chèn các field như trên, bạn nhấn vào Next: Preview your let (step 5, step 6) và kết thúc quá trình mail merge ta được kết quả.

sau khi nhấn OK mail merge sẽ kết nối tới Email của bạn qua Outlook để bạn tiến hành gửi Email.

có thể bạn muốn xem:

Dùng Mail Merge Để Soạn Thư Hàng Loạt Trong Ms Word / 2023

Mail Merge là chức năng soạn thư hàng loạt trong Microsoft Word, được nhiều người gọi bằng thuật ngữ trộn thư. Với Mail Merge, bạn có thể tạo cùng lúc nhiều thư với cùng nội dung nhưng khác nhau ở một vài thông tin.Cụ thể, việc trộn thư trong Word được ứng dụng vào việc tạo thư mời gửi đến đối tác và khách hàng trong công ty, in giấy chứng nhận cho nhiều người chỉ trong một thao tác, viết email thông báo xác nhận thay đổi lương cho nhân viên vào cuối năm…

Để bắt đầu sử dụng Mail Merge, bạn cần chuẩn bị nội dung cơ bản và nguồn dữ liệu (data source). Cụ thể:

Nguồn dữ liệu: thể hiện những nội dung tùy biến khác nhau giữa các bức thư sau khi tạo ra hàng loạt từ Mail Merge. Những chi tiết tùy biến này có thể là họ tên, địa chỉ người nhận, tên doanh nghiệp, tổ chức… và thường trình bày trong một danh sách dữ liệu. Danh sách này thường là danh bạ (contacts) trong Microsoft Outlook hoặc được trình bày trong một bảng tính Excel, một cơ sở dữ liệu trong Access, một table trong Word 2010 hay văn bản bất kỳ có cấu trúc phân loại dữ liệu thật rõ ràng.

Nội dung cơ bản: là những phần giống nhau giữa các thư, chẳng hạn tên và địa chỉ người gửi trên phong bì, nội dung chính của lá thư, email hay một phiếu ưu đãi. Nội dung cơ bản thường đi cùng các vị trí định sẵn (Place Holder), là nơi thể hiện những chi tiết thay đổi lấy từ nguồn dữ liệu. Mỗi chi tiết được gọi là trường (Merge Field), được trình bày dưới dạng “tên field”.

Khi kết hợp nội dung cơ bản và nguồn dữ liệu thì Mail Merge trong Word sẽ hỗ trợ bạn tạo ra hàng loạt tài liệu hoặc thư từ hoàn chỉnh, giống nhau về nội dung cơ bản nhưng khác biệt ở các chi tiết tùy biến trong nguồn dữ liệu.Tạo danh sách nguồn dữ liệu

2. Tạo danh sách nguồn dữ liệu

Trước khi chuẩn bị danh sách này, ta cần hình dung trước phần nội dung cơ bản sẽ có những chi tiết nào cần thay đổi hay cá nhân hóa. Chẳng hạn, với thư mời thì phần họ tên, danh xưng, chức vụ, tên công ty, địa chỉ hoặc email là các chi tiết thay đổi tùy theo mỗi người nhận. Như vậy, ta sẽ biết được danh sách này cần những dữ liệu nào.

Trong trường hợp bạn muốn cập nhật hay điều chỉnh dữ liệu, bạn luôn có thể chọn Edit Recipient List trên tab Mailings để xuất hiện hộp thoại Mail Merge Recipients, chọn tên file dữ liệu và nhấn Edit để sửa lại một số chi tiết.

Bạn cần xác định nội dung của bạn là dạng thư từ (Letters), thư điện tử (E-mail messages), phong bì (Envelopes), nhãn (Labels), danh bạ (Directory).

Bên cạnh phần nội dung đồng nhất, bạn cũng cần nhập các trường (Merge Field) dựa trên nguồn dữ liệu. Cách nhập khá đơn giản, chỉ cần chọn Insert Merge Field trên tab Mailings để thêm trường tại những vị trí phù hợp. Chẳng hạn với nguồn dữ liệu mẫu bên dưới và soạn nội dung cho phong bì (Envelopes), phần thông tin người nhận sẽ nhập:

Hoặc chèn Merge Fields vào một câu trong email như: Chân thành cảm ơn “Danh_xưng” “Họ_tên” đã sắp xếp thời gian đến tham dự chương trình. Khi đó, Mail Merge sẽ dựa trên nguồn dữ liệu của mỗi người (Recipient) để thay thế vào vị trí của các trường trong quá trình trộn thư. Ví dụ: Recipient thứ 5 sẽ hiện thành câu: Chân thành cảm ơn Chị Nguyễn Thị Bích Trà đã sắp xếp thời gian đến tham dự chương trình. Bạn có thể cập nhật lại Field “Danh_xưng” thành chữ viết thường và không in hoa ở ký tự đầu để câu không gặp lỗi chính tả viết hoa chữ Chị ở giữa câu hoặc định dạng in đậm, in nghiêng cho tên người nhận.

4. Tóm tắt các bước soạn thư hàng loạt bằng Mail Merge trong Microsoft Word

Với Word 2010 cùng thanh công cụ Ribbon và tab Mailings, bạn chỉ cần làm 5 bước đơn giản:

Bước 1: Start Mail Merge và chọn dạng nội dung cần thực hiện.

Bước 2: Chuẩn bị danh sách người nhận (nguồn dữ liệu) tại Select Recipients.

Bước 3: Soạn nội dung cơ bản và Insert Merge Field.

3 bước đầu đã được trình bày trong phần 2 và 3 của bài.

Bước 4: Preview Results để kiểm tra kết quả của mỗi thư được trộn và định dạng, chỉnh sửa lần cuối.

Thay đổi Recipient bằng cách nhập số thứ tự hoặc chọn mũi tên qua lại đồng thời kiểm tra lỗi trong quá trình trộn thư bằng chức năng Auto Check for Errors.

Bước 5: Finish & Merge để hoàn tất quá trình trộn thư.

Chọn Edit Individual Documents để xuất file mới với kết quả là các thư đã trộn.

Chọn Print Documents để in các thư đã trộn.

Chọn Send E-mail Messages để gửi email.

Trong lần đầu thực hiện Mail Merge, để đảm bảo in ấn và gửi mail thành công, bạn nhập thông tin của chính bạn như một Recipient (1 hàng trong nguồn dữ liệu) và hoàn tất trộn thư chỉ với thông tin của bạn để kiểm tra (Nhập records là số thứ tự Recipient của bạn). Nếu kết quả hoàn hảo thì bạn có thể an tâm trộn thư hàng loạt để gửi mail hay in giấy chứng nhận, thư từ.

Nguồn bài: tổng hợp.

Trung Tâm Tin Học – ĐH Khoa Học Tự Nhiên

Mail Merge Là Gì? Hướng Dẫn Bạn Cách Sử Dụng Mail Merge Đơn Giản / 2023

Việc làm Hành chính – Văn phòng

Mail merge là một tiện ích của Google Sheets, hay còn được hiểu là chức năng soạn thư điện tử trên nền ứng dụng của Microsoft Word, được tạo để có thể giúp con người có thể gửi thư một lúc cho nhiều người. Mail merge cho phép bạn có thể tạo ra nhiều bản sao của bức thư cùng một lúc và gửi nó đến nhiều địa chỉ email khác nhau. Mail merge cũng được nhiều người gọi bằng với một thuật ngữ là “Trộn thư”. Với Mail merge, bạn chỉ cần có cho mình một mẫu template, cùng một số những thông tin cần điền như: tên, giới tính, yêu cầu,.. Ở những bước sau đó Mail merge sẽ giúp bạn tự động gửi th một cách dễ dàng và đơn giản nhất.

Mail merge là gì?

Với các doanh nghiệp, Mail merge được coi như một phần không thể thiếu trong các hoạt động kinh doanh cũng như điều hành bộ máy của mình, có thể kể đến một số những hoạt động của ứng dụng Mail merge trong các hoạt động của doanh nghiệp như: tạo thư mời gửi đến các đối tác và danh sách các khách hàng đến tham gia các sự kiện của công ty, in giấy chứng nhận cho nhiều người chỉ trong một thao tác, viết email thông báo xác nhận thay đổi lương cho nhân viên vào cuối năm, giảm thiểu thời gian khi làm các hợp đồng lao động, phiếu lương, thông báo, thư cảm ơn,.. thông qua chỉ vài những thao tác đơn giản

Ngoài ra thì tiện ích này cũng khá hữu ích đối với mỗi cá nhân người dùng trong trường hơp như muốn gửi một bứa thư có cùng nội dung tới nhiều người khác nhau, như: lời chúc tết, lời chúc các phụ nữ trong ngày 20/10, 8/3,…)

Việc làm Kế toán – Kiểm toán

2. Cấu trúc của Mail merge

Để có thể sử dụng Mail Merge, bạn cần chuẩn bị những nội dung cơ bản như sau

Tùy theo những yếu tố về nội dung mà nguồn dữ liệu đó cũng cần phải tùy biến để có thể thể hiện được đúng các nội dung đó giữa các bức thư sau khi tạo ra hàng loạt từ Mail Merge. Những chi tiết tùy biến này có thể là họ tên, địa chỉ người nhận Mail Merge, tên các tổ chức, công ty, doanh nghiệp … và thường thì những nguồn dữ liệu này sẽ được trình bày trong một danh sách dữ liệu cố định, danh sách dữ liệu này có thể là tập hợp các danh bạ người gửi (contacts) được lập trình trong Microsoft Outlook hay nó cũng có thể được trình bày cụ thể trong một bảng tính Excel, một table trong Word 2010, một cơ sở dữ liệu trong Access, một table trong Word 2010 hay văn bản bất kỳ có cấu trúc phân loại dữ liệu thật rõ ràng.

Có thể hiệu các nội dung cơ bản này giống như nội dung mà bạn thường thấy trên các lá thư, chẳng hạn như: họ tên hay địa chỉ của người gửi trên phong bì, hay nó cũng có thể xuất hiện trong chính, nội dung chính của lá thư, email hay một phiếu ưu đãi,.. Thông thường thì các nội dung cơ bản này cũng sẽ đi cùng với các vị trí định sẵn và thế hiện các chi tiết thay đối lấy từ nguồn dữ liệu mới. Mỗi chi tiết được chuyển được gọi là trường (Merge Field), và trình bày dưới dạng “tên field”.

Khi đã thực hiện việc kết hợp đầy đủ các nội dung cơ bản và nguồn dữ liệu thì Mail Merge trong Word sẽ hỗ trợ bạn tạo ra hàng loạt tài liệu hoặc thư từ hoàn chỉnh, giống nhau về nội dung cơ bản nhưng khác biệt ở các chi tiết tùy biến trong nguồn dữ liệu.Tạo danh sách nguồn dữ liệu

Việc làm Nhân viên kinh doanh

3. Mail Merge được sử dụng như thế nào?

Cách thức sử dụng Mail merge cũng khá đơn giản thậm trí ngay cả khi bạn có không là người không quá sành sỏi về lập trình cũng như các công nghệ về máy tính. Để có thể ứng dụng Mail merge cho việc gửi thư của mình với những thao tác như sau:

Sau đó trên màn hình giao diện lúc này sẽ xuất hiện công cụ Mail merge ở phía bên phải, bạn chọn Letters, tiếp đó là Next: Starting Document

Bước 2: Kích chuột chọn mục Use the curent document và nhấp chuột chọn Next (Selectect recipients)

Bước 3: Chọn đường dẫn chứa file dữ liệu nguồn dạng Excel, tiếp đó bạn chọn sheet dữ liệu và chọn OK

Bước 4: Lúc này trên giao diện sẽ xuất hiện hộp thoại Mail Merge recipients, bạn nhấn OK

Bước 5: Sau khi đã hoàn thiện đước bước như trên, bạn di chuột đễ vị trí cần chèn, giống với hình như sau

Bước 6: Sau khi đã hoàn thiện và điền đầy đủ các thông tin cần thiết, bạn sẽ được khung hình như sau

Bước 8: Sau khi đã thực hiện chèn các file như trên, bạn nhấp chuột chọn Next: Preview your net để kết thúc mai merge. Sau đó ta sẽ được kết quả như hình sau

4. Cách chỉnh sửa Mail Merge trên bảng tính Excel

Nó có nghĩa là cách giúp bạn có thể phòng tránh được những lỗi có thể xuất hiện trong khi sử dụng mail merge, và một trong những lỗi phổ biến và thường gặp đó là định dạng sai số. Với cách này, thì trong bảng tính excel bạn chỉ cần chèn một cột ô chứa từ khóa trong công thức chuyển đổi hoặc này trong excel sang một định dạng văn bản mà bạn muốn thể hiện nó ở tài liệu Mail Merge của mình.

Để có thể dễ dàng làm được điều này bạn cần phải có sự hỗ trợ từ công cụ hàm TEXT trên chính các công cụ của Excel. Hàm TEXT cho phép người dùng có thể dễ dàng chuyển đổi các số liệu như ngày sinh, sang định dạng văn bản tương đương chính xác theo cách đúng cách mà người dùng muốn. Nhược điểm của giải pháp này là bạn cần biết các code định dạng đó. Mặc dù những code này giống hệt với mã được dùng trong tính năng định dạng Custom Number nhưng hiếm người dùng Excel biết tới sự tồn tại của chúng.

Ví dụ, các công thức TEXT(B3, “$#,##0.00”) và TEXT(C5, “M/dd/yy”) chuyển đổi dữ liệu số và ngày thành dữ liệu dạng văn bản (ở ví dụ này, chúng là “$12,345.67” và “12/01/10”).

Mẹo: Bạn nên định dạng các ô chứa những công thức này theo các kiểu khác nhau như in nghiêng hoặc một số màu lạ khác để nhắc bạn rằng những số này chỉ đơn giản là văn bản. Ở phiên bản Excel cũ hơn, những “con số” này không thể được dùng trong phép tính. Ở Excel 2016, cho có thể được dùng ở tất cả công thức, ngoại trừ các hàm tổng như SUM và AVERAGE.)

Ưu điểm của định dạng số và ngày như văn bản là đoạn text đó được chuyển từ Excel vào tài liệu sử dụng Mail Merge không bị biến dạng. Các tùy chọn định dạng như font, kích thước, màu sắc đều không thay đổi.

Hướng Dẫn Cách Gửi Và Nhận Thư Điện Tử ( Email) Với Gmail / 2023

Hướng dẫn cách gửi và nhận thư điện tử ( Email) với Gmail. Gmail là một trong những dịch vụ Email phổ biến nhất hiện nay, gửi và nhận thư siêu nhanh luôn.

Sau khi đăng ký tài khoản Gmail, nếu là lần đầu sử dụng Gmail, chắc chắn bạn sẽ có chút bỡ ngỡ. Tuy nhiên hãy tham khảo những hướng dẫn tại chúng tôi , bạn sẽ làm chủ Gmail nhanh thôi. Đầu tiên hãy đi xem cách gửi và nhận thư với Gmail. Đây là nhiệm vụ chính của Gmail mà.

Hướng dẫn gửi thư điện tử ( Email) với Gmail

Bước 1: Các bạn đăng nhập Gmail theo địa chỉ chúng tôi hoặc chúng tôi

Bước 2: Nhấn nút Soạn trong menu bên trái.

Bươc 3: Cửa sổ Soạn thư để gửi của Gmail hiện lên. Tuy nhiên đây là công cụ soạn thư nhanh, bạn nhấn vào nút mũi tên hai chiều như hình dưới để chuyển sang cửa sổ lớn hơn, soạn thư thoải mái hơn.

Bước 4: Cửa sổ soạn thư gửi đi của Gmail lớn hơn ( Nếu bạn muốn thu nhỏ như bước 3 thì lại nhấn vào nút mũi tên hai chiều).

Hướng dẫn sử dụng khung soạn thư mới của Gmail

Vị trí số 1: Nhập địa chỉ email của người nhận thư và tiêu đề thư.

Vị trí số 2: Thu nhỏ( -), phóng to ( ↔), đóng ( x) cửa sổ soạn thư. Cc: Thêm người nhận email. Bcc: Thêm người nhận email.

Vị trí số 3: Công cụ hỗ trợ soạn thảo. Trong đó lần lượt là: Công cụ soạn thảo, đính kèm file dưới 25MB, đính kèm file lớn hơn 25MB, chèn ảnh, chèn liên kết, chèn mặt cười.

Vị trí số 4: Hình thùng rác: Xóa email đang soạn. Hình mũi tên xổ xuống: Thêm tùy chọn nâng cao như in, kiểm tra chính tả.

Bước 6: Sau khi soạn thư xong, các bạn nhấn nút Gửi để gửi thư. Thông báo gửi thư thành công. Bạn có thể xem lại thư trong phần Thư đã gửi trong menu bên trái của Gmail.

Hướng dẫn nhận thư điện tử ( Email) với Gmail

Bạn có thể xem những thư mà người khác gửi cho bạn trong phần Hộp thư đến, nếu không thấy, bạn nên xem trong phần Spam nữa.

Bạn đang đọc nội dung bài viết Cách Sử Dụng Mail Merge Để Trộn Thư Và Gửi Email Trong Word / 2023 trên website Techcombanktower.com. Hy vọng một phần nào đó những thông tin mà chúng tôi đã cung cấp là rất hữu ích với bạn. Nếu nội dung bài viết hay, ý nghĩa bạn hãy chia sẻ với bạn bè của mình và luôn theo dõi, ủng hộ chúng tôi để cập nhật những thông tin mới nhất. Chúc bạn một ngày tốt lành!